Come fare un audit dell’HR Access Gap su 10 processi del dipendente
Un audit pratico per verificare se i dipendenti senza laptop o e-mail aziendale possono avviare, seguire e completare direttamente i processi HR comuni.
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Un’azienda può avere un HRIS moderno e allo stesso tempo gestire una parte importante della relazione con i dipendenti tramite carta, telefono e manager che fanno da intermediari.
Questa differenza non emerge da un inventario software. Emerge seguendo un processo reale.
HR Access Gap descrive la distanza tra i sistemi HR posseduti dall’azienda e i servizi HR a cui i dipendenti possono davvero accedere. È un framework di analisi, non un indicatore ufficiale di mercato.
Scegli un dipendente senza infrastruttura da ufficio
Non partire dall’HR. Scegli una persona il cui lavoro non preveda laptop o e-mail aziendale: un operatore di fabbrica, un lavoratore edile, un addetto di magazzino, un housekeeper o un cameriere.
Poi segui cosa succede quando quella persona ha bisogno di dieci servizi HR ordinari.
I 10 processi
- Sapere quale turno è previsto per la settimana successiva.
- Controllare il saldo ferie e richiedere ferie.
- Correggere un problema di presenza.
- Ricevere e completare una formazione obbligatoria.
- Dimostrare di aver compreso il materiale formativo.
- Inviare un certificato o un altro documento di supporto.
- Sapere che un documento si sta avvicinando alla scadenza.
- Chiedere cosa prevede una policy aziendale in una situazione concreta.
- Ricevere una comunicazione urgente dall’azienda.
- Controllare lo stato di una richiesta già inviata.
Per ogni processo, mappa il percorso
Chi lo avvia? Quale canale viene usato? Quante persone fanno da intermediari? Dove l’informazione viene inserita di nuovo? Il dipendente vede lo stato? In quale lingua riceve la risposta? Quale prova rimane alla fine?
Non cercare un punteggio perfetto. Cerca i passaggi.
Se il dipendente dice al manager che vuole ferie, il manager scrive all’HR, l’HR inserisce la richiesta nel sistema e la risposta torna attraverso il manager, il back office può essere digitale mentre l’accesso del dipendente rimane indiretto.
L’intermediazione non è sempre sbagliata
Alcune situazioni richiedono davvero un manager, uno specialista HR o un esperto legale. Lo scopo dell’audit non è togliere le persone dai processi che richiedono giudizio.
Il problema emerge quando una persona viene usata solo per trasportare informazioni tra il dipendente e il sistema.
Come può apparire l’accesso diretto
Il dipendente usa un canale mobile familiare per turni, ferie, presenze, formazione e domande HR. Il sistema identifica la persona e la lingua preferita e indirizza l’informazione verso il processo amministrativo corretto.
Manager e HR rimangono coinvolti quando servono approvazioni, eccezioni o giudizio, invece di copiare informazioni da un canale all’altro.