Come fare un audit dell’HR Access Gap su 10 processi del dipendente
Un audit pratico per verificare se i dipendenti senza laptop o e-mail aziendale possono avviare, seguire e completare direttamente i processi HR comuni.
· 3 min di lettura
Un’azienda può avere un HRIS moderno e allo stesso tempo gestire una parte importante della relazione con i dipendenti tramite carta, telefono e manager che fanno da intermediari.
Questa differenza non emerge da un inventario software. Emerge seguendo un processo reale.
HR Access Gap descrive la distanza tra i sistemi HR posseduti dall’azienda e i servizi HR a cui i dipendenti possono davvero accedere. È un framework di analisi, non un indicatore ufficiale di mercato.
Scegli un dipendente senza infrastruttura da ufficio
Non partire dall’HR. Scegli una persona il cui lavoro non preveda laptop o e-mail aziendale: un operatore di fabbrica, un lavoratore edile, un addetto di magazzino, un housekeeper o un cameriere.
Poi segui cosa succede quando quella persona ha bisogno di dieci servizi HR ordinari.
I 10 processi
- Sapere quale turno è previsto per la settimana successiva.
- Controllare il saldo ferie e richiedere ferie.
- Correggere un problema di presenza.
- Ricevere e completare una formazione obbligatoria.
- Dimostrare di aver compreso il materiale formativo.
- Inviare un certificato o un altro documento di supporto.
- Sapere che un documento si sta avvicinando alla scadenza.
- Chiedere cosa prevede una policy aziendale in una situazione concreta.
- Ricevere una comunicazione urgente dall’azienda.
- Controllare lo stato di una richiesta già inviata.
Per ogni processo, mappa il percorso
Chi lo avvia? Quale canale viene usato? Quante persone fanno da intermediari? Dove l’informazione viene inserita di nuovo? Il dipendente vede lo stato? In quale lingua riceve la risposta? Quale prova rimane alla fine?
Non cercare un punteggio perfetto. Cerca i passaggi.
Se il dipendente dice al manager che vuole ferie, il manager scrive all’HR, l’HR inserisce la richiesta nel sistema e la risposta torna attraverso il manager, il back office può essere digitale mentre l’accesso del dipendente rimane indiretto.
Come applicare l’audit in un punto vendita di una rete retail
Un esempio concreto è più facile da seguire di una descrizione generale. Usalo come metodo per eseguire l’audit, non come descrizione di come funziona il retail in generale: ogni rete organizza questi processi in modo diverso e alcune gestiscono già direttamente la maggior parte di essi.
Prendi una persona che lavora in un punto vendita di una rete con più sedi. Non ha laptop né e-mail aziendale perché il ruolo non li richiede. Il sistema HR dell’azienda esiste e funziona, ma si trova nella sede centrale. L’unica persona della struttura aziendale presente ogni giorno nel negozio è il responsabile del punto vendita.
Applica i primi quattro processi dell’elenco e mappa il percorso di ciascuno.
- Turno della settimana successiva: è esposto in negozio, inviato in un gruppo oppure il dipendente deve chiedere al responsabile? Se cambia il giovedì, chi lo scopre e attraverso quale canale?
- Saldo e richiesta ferie: il dipendente può vedere da solo il saldo o deve chiedere? La richiesta entra direttamente nel sistema o qualcuno la inserisce al suo posto?
- Correzione delle presenze: chi la avvia, quale motivazione resta registrata e quanto tempo dopo l’evento arriva nel sistema?
- Stato di una richiesta già inviata: il dipendente può verificarlo da solo o deve chiedere di nuovo alla stessa persona?
Se la maggior parte di queste risposte passa dal responsabile del punto vendita, hai trovato il modello che l’audit sta cercando. Non significa che il processo funzioni male. Significa che, tra il dipendente e il sistema, la qualità dell’accesso dipende dalla disponibilità di un intermediario.
Lo stesso esercizio funziona allo stesso modo in una fabbrica, in un magazzino o in una sede cliente presidiata. Cambia solo chi ricopre il ruolo di intermediario.
L’intermediazione non è sempre sbagliata
Alcune situazioni richiedono davvero un manager, uno specialista HR o un esperto legale. Lo scopo dell’audit non è togliere le persone dai processi che richiedono giudizio.
Il problema emerge quando una persona viene usata solo per trasportare informazioni tra il dipendente e il sistema.
Come può apparire l’accesso diretto
Il dipendente usa un canale mobile familiare per turni, ferie, presenze, formazione e domande HR. Il sistema identifica la persona e la lingua preferita e indirizza l’informazione verso il processo amministrativo corretto.
Manager e HR rimangono coinvolti quando servono approvazioni, eccezioni o giudizio, invece di copiare informazioni da un canale all’altro.