Многоезични сезонни екипи в България: когато за три месеца персоналът се удвои

В 05:50 ч. в хотел на Черноморието първата смяна трябва да е готова. Вчера са пристигнали нови служители. Двама са преместени в друга зона. Един човек не е сигурен дали графикът, който е получил в чат, е последната версия.

През юни подобна ситуация може да е управляемо изключение. През юли и август, когато екипът е много по-голям и всеки ден има промени, тя се превръща в оперативен модел.

За България темата за международната работна сила е по-малка като мащаб от Германия, Италия или Великобритания. Затова няма смисъл да се представя като „трансформация на пазара на труда“.

Практическият проблем е по-конкретен: хотели, ресторанти, строителни фирми и други работодатели работят със сезонни или бързо формирани екипи, в които все по-често има хора от Непал, Узбекистан, Турция, Украйна, Молдова, Индия, Виетнам и Сирия.

НСИ публикува официални данни за международната миграция и населението по гражданство. За работодателя обаче националната статистика не заменя най-важното: да знае кои езици, документи и работни процеси има в собствената си организация.

Сезонът съкращава времето за адаптация

Когато хотел или ресторант увеличи персонала си за няколко месеца, няма две седмици за постепенно въвеждане на всеки човек.

Новият служител трябва още в първите дни да знае:

• къде работи
• кога е смяната му
• как се отчита присъствието
• какво обучение трябва да премине
• как да зададе въпрос или да заяви отсъствие

Ако всяка от тези стъпки зависи от един супервайзър, сезонът превръща супервайзъра в човешки интерфейс между HR и целия екип.

Това е форма на HR Access Gap: компанията има дигитални HR процеси, но служителят без фирмен лаптоп или имейл не може лесно да използва самата HR услуга.

Графикът трябва да издържа на ежедневни промени

При сезонна заетост графикът не е статичен документ.

Някой отсъства, друг се мести между обекти, натоварването се променя според резервации или събития, а смяната може да приключва след полунощ.

При планирането на смени ръководителят трябва да вижда целия план, а служителят да получава само актуалната информация за себе си.

RevoHR поддържа ротационни графици, смени през полунощ и минимален необходим брой хора по роля. HR и мениджърите работят през уеб интерфейс, а служителят може да използва WhatsApp.

Системата може да покаже недостиг преди началото на смяната. Решението как да се покрие недостигът остава на мениджъра.

Присъствието трябва да е видимо същата сутрин

В хотел, ресторант или строителен обект няма голяма стойност от отчет, който е точен след седмица.

Оперативният въпрос е какво се случва сега.

RevoHR позволява check-in и check-out през WhatsApp с час и GPS проверка спрямо зададена локация. Позицията се използва в момента на действието, а не като постоянно проследяване.

Отчитането на присъствие може така да намали прехвърлянето от хартия към Excel и после към други административни процеси.

Компанията трябва отделно да провери приложимите правила за труд, поверителност и използване на геолокация. Софтуерът не дава правна оценка.

Многоезичието е полезно само ако е конкретно

Не е достатъчно продуктът да се нарече „многоезичен“.

RevoHR поддържа точно единадесет езика за служители: английски, румънски, испански, хинди, арабски, китайски, френски, сингалски, тамилски, непалски и урду.

Това е особено практично за част от сезонните екипи от Непал и Индия, както и за хора, които използват английски като работен език.

За езици извън този списък е необходим друг процес. Не трябва да се разчита, че системата „ще преведе всичко“.

Обучението трябва да може да се повтаря без нова презентация всеки ден

При сезонен пик едно и също обучение се провежда отново и отново.

RevoHR може да създава видео обучение от материали, качени от HR, да генерира версии на поддържаните езици и да ги изпраща през WhatsApp. След това може да има кратки въпроси, а HR да вижда кой е приключил обучението.

Обучението не определя кое обучение е задължително по закон. При регулирани теми работодателят трябва да провери изискванията със съответния специалист или институция.

Оперативната полза е по-проста: съдържанието се създава веднъж и може да се доставя последователно на новите хора.

Документите не трябва да изненадват екипа в последния момент

При сезонен екип HR често управлява повече документи за повече хора в много по-кратък период. Дори когато самото изискване е ясно, проблемът може да бъде чисто организационен: важен документ е качен, но срокът му изтича след няколко дни и никой не го вижда навреме.

RevoHR може да съхранява документи към профила на служителя и да следи въведените дати на валидност. Това дава на HR и оперативния мениджър по-ранна видимост за предстоящи изтичания.

Това не означава, че платформата решава дали даден документ е достатъчен или дали човек има право да работи. Тези решения остават извън продукта. Ползата е по-практична: информацията се вижда преди началото на смяната, а не след като вече е възникнал проблем.

Малкият пазар изисква прост процес, не голяма теория

За български работодател няма смисъл да се строи сложна концепция около „глобалната работна сила“.

По-полезно е да се провери един реален сезонен ден.

Кой променя графика? Как новият човек получава последната версия? Кой вижда дали е дошъл? Кой обяснява правилата? Как служителят задава въпрос, ако HR е в друг град?

Всеки допълнителен телефонен разговор, превод и ръчно прехвърляне на информация е място, където процесът може да се опрости.

Целта не е всеки сезонен служител да стане потребител на сложна HR система. Целта е основните HR процеси да стигнат до него още от първата смяна.

Източник за националния контекст

• Национален статистически институт, официални статистики за населението и международната миграция.