Документи и съответствие
Вижте кое е валидно, кое изтича и къде е доказателството
RevoHR държи документите, сертификатите и датите на изтичане към профила на служителя, предупреждава преди даден сертификат да изтече и съхранява фирмените политики в една библиотека, от която служителите могат да получават отговори.
- Документи и сертификати на служителя
- Дати на изтичане в профила
- Библиотека с фирмени политики и документи
- Доказателства за обучение, документи и присъствие на едно място
Сертификатът е полезен само ако знаете дали още е валиден
Документът и датата му на изтичане стоят при служителя, не в папка с неговото име.
Всеки профил на служител има секция Documents. Документът се качва с тип, а когато е сертификат, има и име на сертификата и дата на изтичане, която задейства предупрежденията.
След качването RevoHR прочита документа и се опитва да открие датата на изтичане и името на сертификата. Документът преминава през състояния pending, processing и suggested, след което се появява предварително попълнен панел за преглед. Нищо не се записва в профила, докато някой не потвърди.
Това е умишлено. Автоматично извлечена дата, която никой не е проверил, е по-лоша от липсата на дата, защото смисълът на полето е да може да се разчита на него.
Какво се пази в профила на служителя
- Договори
- Документи за самоличност
- Сертификати, разрешителни и лицензи с дата на изтичане
- Всеки друг документ, който трябва да остане свързан с конкретния човек
Вижте изтичащите документи, преди да станат утрешният проблем
Датите на изтичане са цветово обозначени в профила на служителя: червено след изтичане и жълто, когато документът е в предупредителния период. RevoHR предупреждава преди сертификатът да изтече, а не след като някой го забележи на обекта.
Оперативната разлика е малка, но важна: подновяване, започнато навреме, е административна задача; същото подновяване, открито сутринта преди смяна, вече е проблем с персонала.
Трите състояния, показани като илюстрация — не като екранна снимка
Изтекъл
Червено в профила на служителя. Каквото и да е разрешавал документът, вече не е валидно и подновяването вече закъснява.
В предупредителния период
Жълто. Все още е валиден, но е достатъчно близо до изтичане, за да стане подновяването административна задача, а не спешно обаждане сутринта преди смяна.
Валиден
Без маркировка. Датата е в профила и следващото предупреждение ще дойде, без някой да го записва ръчно в календар.
Дръжте документа при служителя, на когото принадлежи
Сертификат в папка с имейли е доказателство, което никой не намира под напрежение. Когато е при профила на служителя, стои до историята на присъствие, отпуските, резултатите от обученията и WhatsApp разговора — точно комбинацията, която обикновено се търси.
Ако политиката за отпуск изисква документ, същият принцип важи и за заявката: медицинският документ остава при заявката за отпуск, която обосновава.
Фирмените политики са в библиотека, а от тази библиотека идват отговорите
Това не е същото като документите на конкретен служител. Наръчници, процедури, указания, формуляри, шаблони и документи за съответствие се качват във фирмена библиотека, всеки с категория и статус, до 50 MB на файл. Нищо в нея не принадлежи на един човек.
Библиотеката служи за намиране на информация. След качване RevoHR индексира документа, за да може асистентът да отговаря от него, а колоната за статус показва напредъка. При актуализация на политика предишната версия се архивира, вместо да се изтрива, така че историята се запазва.
Библиотеката е базата знания зад HR Q&A в WhatsApp. Това не е мястото за договор или сертификат на служител — те са в профила на човека, заедно с датите на изтичане.
Качването на документа е цялата настройка
Да изпратите PDF на 300 души не означава, че политиката е достъпна. Служителят задава въпрос на нормален език в WhatsApp — например колко предварително трябва да заявя отпуск — и асистентът отговаря от вашите документи, на езика на служителя, като посочва документа, от който идва отговорът. Няма отделна база знания, която да се пише и поддържа паралелно с документите на компанията.
Две поведения си струва да се знаят. Документ, споделен със служител, изтича след 60 минути, така че препратен извън компанията линк не остава отворен. Освен това асистентът отговаря според съдържанието на библиотеката, което означава, че остарял наръчник води до уверено остарели отговори.
Обучения, сертификати и присъствие на едно място
Дали един служител може да бъде допуснат на обекта рядко зависи от едно поле. Обикновено има обучение, което трябва да е завършено, сертификат, който трябва да е валиден, и записи за присъствие за съответните дни.
RevoHR ги събира: завършени обучения, статус на сертификатите и доказателства за присъствие на едно място, за един служител или за цялата работна сила на клиент. Нищо не трябва да се сглобява предварително, защото вече е записано към същите хора.
При staffing изискванията са специфични за клиента
Обектът на клиента често има собствено въвеждане, задължителни обучения и изисквания за документи, а един и същ служител може да работи за повече от един клиент в рамките на годината.
Тъй като изискването се проследява спрямо служителя, а профилът му съдържа локация и екип, доказателствата за един клиент могат да се видят в същите записи, вместо да се пазят в отделен файл за всеки клиент.
Кой документ е важен зависи от обекта
Оперативни примери
Производство
Разрешения за машини и оборудване, с дата на изтичане, която показва кой може да работи на линията утре.
Строителство
Инструктажи за обекта и сертификати за оборудване за екипи, които сменят проекта през няколко седмици.
Хотелиерство и ресторантьорство
Здравни и хранителни сертификати, където въпросът е кой остава валиден за утрешната смяна.
Staffing и outsourcing
Разрешителни за работа и специфични за клиента инструктажи, държани при служителя, а не в папка с името на клиента.
Какво заменя това
| Текущ процес | Подходът на RevoHR |
|---|---|
| Дати на изтичане в Excel | Изтичането се проследява върху документа на служителя |
| Сертификати в папка с имейли | Документът е при профила на служителя |
| Политики в PDF, разпръснати по дискове и inbox | Една библиотека, от която асистентът отговаря |
| Доказателство за обучение се проверява отделно от документите | Обучение, сертификати и присъствие на едно място |
| Доказателствата за клиента се събират ръчно при поискване | Записите вече съдържат локация, екип и статус |
Документите са полезни само ако са актуални
Това важи и за наръчника, от който отговаря асистентът, и за разрешително в профила на служител. И двете е по-добре да стоят в системата, която се използва всеки ден, а не в тази, която някой трябва да си спомни да отвори.
Свързани продуктови страници
Често задавани въпроси
- Какви документи на служителите може да проследява RevoHR?
- Договори, документи за самоличност и сертификати, разрешителни или лицензи, плюс всеки друг документ, който трябва да остане свързан с конкретен човек. Всеки документ има тип, а сертификатът има и име и дата на изтичане.
- Може ли RevoHR да проследява датите на изтичане?
- Да. Датата на изтичане е върху документа в профила на служителя и задейства предупрежденията. Датите са цветово обозначени — червено след изтичане и жълто в предупредителния период — а RevoHR предупреждава преди сертификатът да изтече.
- Помага ли RevoHR при попълването на датата на изтичане?
- Да. След качване RevoHR прочита документа и предлага откритата дата на изтичане и името на сертификата. Предложението се показва в панел за преглед и нищо не се записва в профила, докато някой не потвърди.
- Могат ли фирмените политики да се пазят в RevoHR?
- Да. Наръчници, процедури, указания, формуляри, шаблони и документи за съответствие се качват във фирмената библиотека, всеки с категория и статус, до 50 MB на файл. При актуализация на политика предишната версия се архивира, вместо да се изтрива.
- Могат ли тези документи да се използват за многоезични HR въпроси и отговори?
- Да. Качените документи се индексират, за да може асистентът да отговаря от тях. Служителят пита в WhatsApp на своя език и получава отговор на същия език, като се посочва документът, от който идва отговорът.
- Означава ли изгледът за съответствие, че RevoHR гарантира законово съответствие?
- Не. RevoHR събира на едно място завършените обучения, статуса на сертификатите и доказателствата за присъствие, за да може HR да вижда състоянието. Не замества правен съвет и не определя дали компанията спазва всяко приложимо законово изискване.