Как да намалите грешките между отчитането на времето и ТРЗ
Защо възникват разминавания между присъствените форми и ведомостите и как да изградите процес за приключване на периода с валидирани данни.
· 7 минути четене
Най-скъпоструващите грешки в отчитането на работното време са тези, открити след стартиране на обработката на заплатите или, още по-лошо, след като те вече са изплатени.
Причината често е липсата на ясен етап за приключване: суровите данни се подават към счетоводството, преди изключенията, отпуските и корекциите да бъдат отразени правилно.
Разделените системи създават разминавания
График в една система, отпуски в Excel таблица, присъствие през терминал и корекции по имейл означават четири различни източника на информация. ТРЗ отделът получава само крайния резултат, но не и контекста.
Един по-стабилен процес обединява всички изключения в етап на валидация преди финалния експорт на данните.
Дефинирайте краен срок за данни и отговорник
Трябва да съществува дата, след която ръководителите вече не могат да променят свободно данните за предходния месец, както и конкретно лице, отговорно за изчистването на оставащите изключения.
Корекциите след крайния срок трябва да се обработват отделно и с пълна история на промените за проследяемост на действията.
Синхронизирайте типовете отсъствия
Одобрен ден отпуск, който остава в присъствената форма като самоволно отсъствие, е проблем на интеграцията. По същия начин, регистрирано вписване на начало на работа по време на отпуск трябва да се третира като изключение, а не да се приема автоматично.
RevoHR засича конфликтите между работните смени и отпуските, като данните за присъствие и отсъствие съществуват в един и същ контекст.
Не бъркайте графика с реалността
Планираният график е база за сравнение, а не автоматичен източник на отработени часове. Ако липсва отразяване на край на работа или смяната е продължила по-дълго, системата трябва да сигнализира за изключение.
Това разграничаване намалява закъснелите корекции и споровете със служителите относно положения труд.
RevoHR и ТРЗ: правилното разграничение
RevoHR генерира форми за присъствие и оперативни справки. Системата не е ТРЗ софтуер и не следва да се разглежда като инструмент за окончателно изчисляване на нетни суми за изплащане.
Данните трябва да се валидират в RevoHR и след това да се прехвърлят към софтуера за обработка на възнаграждения съгласно фирмения процес.
Чеклист за приключване на периода
- Има ли дефиниран ясен краен срок за подаване на данни?
- Всички изключения ли са разрешени или маркирани?
- Синхронизирани ли са одобрените отпуски с присъствието?
- Одобрени ли са корекциите и имат ли посочена причина?
- Гарантирано ли е, че планираният график не презаписва автоматично реалното време?
- Използват ли се само валидирани данни при експорта към ТРЗ?