Automazione dei processi HR
Tra un turno e l'altro il responsabile finisce per fare anche il lavoro amministrativo
Nel turismo, nella ristorazione, nella logistica e nell'agricoltura, molte richieste dei lavoratori arrivano al responsabile operativo. Durante i picchi stagionali questa attività si somma alla gestione dei turni e delle sostituzioni. Una piattaforma aperta permette di costruire processi che riutilizzano i dati già presenti in azienda.
- Meno lavoro amministrativo ripetuto
- Dati aziendali riutilizzabili
- Sistemi esistenti mantenuti
- Processi tra sedi e turni
Il responsabile di struttura gestisce persone e servizio, poi trova anche il tempo per cercare documenti
È agosto. Un albergo ha personale stagionale, sostituzioni, turni serali e nuovi ingressi.
Tra una modifica dei turni e una richiesta operativa, un lavoratore chiede un documento. Un altro vuole una copia della busta paga. Una terza persona ha una domanda amministrativa che richiede un'informazione dal back office.
Il responsabile diventa il punto di ingresso. Ascolta la richiesta, scrive a qualcuno, cerca il dato e torna dal lavoratore.
La singola attività sembra piccola. Durante un picco stagionale non lo è più.
Nel turismo e nella ristorazione il costo amministrativo cresce proprio quando l'operazione ha meno tempo disponibile. La stessa dinamica esiste in logistica, agricoltura e manifatturiero.
Il manager diventa il collegamento manuale fra la persona e i sistemi aziendali. L'automazione diventa interessante quando questo ruolo di trasporto può essere ridotto.
Il problema non è la digitalizzazione dell'ufficio, ma dove comincia davvero la richiesta
Il cameriere che termina il turno a mezzanotte non organizza il proprio lavoro intorno a un portale HR. Un addetto agricolo si trova sul campo. Un magazziniere sta iniziando la notte.
Quando serve un documento o un'informazione, la persona parla con chi è raggiungibile.
Molto software HR è stato progettato per le persone alla scrivania, non per chi lavora sul ponteggio o nella parte operativa dell'azienda.
La conseguenza è importante. Il back office può essere digitalizzato e il percorso del lavoratore può restare manuale.
Se il responsabile deve sempre ricevere, tradurre e inoltrare la richiesta, la tecnologia ha risolto solo metà del processo.
Una piattaforma aperta rende possibile costruire il resto del percorso utilizzando i dati che l'azienda possiede già.
Un documento richiesto dal lavoratore mostra quanto lavoro può essere tolto dal percorso
Prendiamo come esempio un certificato di lavoro o un'attestazione che l'azienda rilascia nel proprio contesto.
Il lavoratore lo richiede dal telefono. L'azienda ha un proprio modello. I dati necessari esistono già in uno o più sistemi interni.
Su una piattaforma aperta si può costruire un processo che usa quei dati, prepara il documento nel formato previsto dall'azienda e lo porta attraverso il percorso interno stabilito.
Non serve trasformare ogni documento in un modulo software separato.
Serve rendere disponibile l'informazione necessaria al processo.
Il vantaggio è che l'azienda mantiene il proprio modello e le proprie responsabilità interne, mentre il manager non deve più cercare manualmente ogni valore.
- 1
Richiesta del lavoratore
Il lavoratore richiede il documento dal telefono.
- 2
Modello aziendale
Viene utilizzato il modello aziendale.
- 3
Recupero dei dati
I valori richiesti vengono letti dai sistemi che già li detengono.
- 4
Processo interno
Il documento segue il processo interno previsto.
- 5
Consegna del documento
Il risultato torna al lavoratore tramite WhatsApp.
Una richiesta ogni giorno lavorativo è già un'intera giornata al mese se il percorso occupa trenta minuti
La compilazione può essere rapida. Il percorso completo molto meno.
Ricevere la richiesta. Cercare un dato. Attendere la persona che lo conosce. Preparare il documento. Farlo passare nel circuito interno. Riconsegnarlo.
Usiamo 30 minuti come esempio.
Sedici richieste sono meno di una per giorno lavorativo. Nell'esempio occupano otto ore.
Ogni azienda può sostituire il numero con la propria realtà.
Questa è la parte utile. Il calcolo rende visibile un costo che normalmente scompare tra le attività quotidiane dei responsabili.
Gli ingressi stagionali moltiplicano lo stesso problema in altri punti del processo
Il documento non è l'unico esempio.
Durante la stagione, il primo punto è particolarmente importante. Ogni nuovo ingresso aggiunge amministrazione.
Se gli stessi dati vengono trascritti tre o quattro volte, il carico cresce esattamente nel momento in cui l'azienda sta cercando di portare rapidamente le persone nell'operazione.
Nuovo ingresso
La persona viene registrata una volta e le informazioni necessarie possono essere utilizzate dagli altri processi aziendali. Questo riduce la possibilità che data di inizio, sede o ruolo vengano registrati in modo diverso in sistemi differenti.
Uscita
La nuova situazione può riflettersi nei registri che devono conoscere la data di uscita. Il vantaggio operativo è che il cambiamento non dipende da più persone che devono ricordarsi di aggiornare la stessa informazione separatamente.
Presenze e paghe
Le ore verificate e le informazioni sulle assenze possono entrare nel processo paghe come dati. RevoHR fornisce le ore, mentre il sistema paghe mantiene tariffe, regole e calcolo economico.
Documenti e certificazioni
Le informazioni già registrate possono supportare i processi con cui l'azienda tiene sotto controllo ciò che richiede attenzione. Invece di rivedere continuamente un elenco completo, il team può concentrarsi sugli elementi che si avvicinano a una data rilevante.
Le ore pianificate e quelle effettive permettono al management di capire dove l'operazione si sposta
I turni raccontano il piano. Le presenze raccontano il risultato.
Un hotel può pianificare un certo numero di ore e trovarsi a fine settimana con un risultato diverso.
Dove è successo? Quale turno? Quale struttura?
RevoHR mantiene le ore. Il sistema paghe mantiene tariffe e calcolo economico.
Questa lettura può alimentare il reporting già utilizzato dall'azienda senza richiedere un nuovo mondo di dashboard.
Una deviazione singola può essere perfettamente spiegabile. Una deviazione che ritorna ogni fine settimana nella stessa struttura può invece indicare che il piano merita di essere rivisto.
| Domanda | Dati | Vista |
|---|---|---|
| Dove abbiamo lavorato sopra il piano? | turni più presenze | struttura e settimana |
| Quale turno ripete la stessa deviazione? | più settimane | turno e struttura |
| Quali persone spiegano la differenza? | pianificato più effettivo | persona |
Il management può fare domande ai dati senza aprire ogni volta una richiesta a HR
Una volta che i dati sono accessibili, agenti AI esterni come Claude, ChatGPT o Gemini possono essere collegati affinché management e HR possano formulare direttamente domande.
Gli agenti AI interni di RevoHR hanno un ruolo diverso. Lavorano per i dipendenti e rispondono alle loro domande in base alle informazioni aziendali.
Gli agenti esterni lavorano per HR, management e per chi gestisce i sistemi.
Due livelli diversi.
Il vantaggio per il management è che una nuova domanda non richiede necessariamente la costruzione di un nuovo report. Si può partire da una domanda generale, approfondire la struttura che sembra anomala e poi coinvolgere il responsabile quando serve interpretazione.
Una piattaforma aperta lascia che ogni sistema continui a fare ciò che conosce bene
Le paghe possono continuare a calcolare le retribuzioni. Il reporting può restare dove la direzione lo usa già. Gli altri sistemi aziendali possono mantenere il proprio ruolo.
RevoHR porta dati di turni, presenze, ferie, formazione, documenti e persone.
Il valore dell'apertura è permettere a queste informazioni di essere riutilizzate.
Questo evita che il responsabile operativo diventi il metodo con cui i dati passano da una parte all'altra dell'azienda.
Permette anche di procedere per casi d'uso. Un'azienda può iniziare dalla duplicazione dei dati durante l'ingresso stagionale, poi collegare le ore verificate al processo paghe e successivamente portare le informazioni di presenza nel reporting.
La piattaforma rimane aperta proprio per evitare che ogni passo richieda una sostituzione generale.
Il primo processo da affrontare è quello che esplode ogni volta che arriva la stagione
Chiedete ai responsabili di struttura quale richiesta ritorna continuamente. Quale documento richiede sempre dati da due posti? Quale attività aumenta quando entrano venti persone nuove? Quale informazione viene riscritta?
Poi seguite il processo dall'inizio alla fine. Chi lo avvia? Dove esistono già i dati? Quante persone intervengono? Dove si aspetta una risposta? Che cosa significa davvero completare il processo?
Un buon primo caso è abbastanza frequente da essere evidente, utilizza dati che l'azienda già possiede e ha un risultato chiaro. Può essere un documento completato, una persona aggiornata correttamente nei registri necessari o un insieme di ore pronto per il processo successivo.
Partire così rende il progetto misurabile. Invece di un programma astratto di trasformazione HR, l'azienda elimina alcuni passaggi manuali da una situazione che si ripete decine di volte durante la stagione.
Domande frequenti sull’automazione dei processi HR
- Dobbiamo sostituire i sistemi che utilizziamo già?
- Il punto di partenza sono proprio i sistemi e i dati esistenti. RevoHR rende utilizzabili i dati della forza lavoro nei processi che devono proseguire altrove.
- Come entrano le ore nel processo paghe?
- RevoHR fornisce ore pianificate e registrate insieme alle informazioni pertinenti su presenze e assenze. Il sistema paghe aggiunge tariffe, regole e calcolo economico.
- Claude, ChatGPT o Gemini possono lavorare con i dati per il management?
- Agenti AI esterni come Claude, ChatGPT o Gemini possono essere collegati per utilizzi HR e management. Gli agenti interni RevoHR restano uno strato separato per i lavoratori.