График на хартия, Excel или автоматизация: разходи и рискове
Хартия, Excel, терминал или WhatsApp: как се променя реалната цена на отчитането с нарастването на екипа, броя обекти и изключенията.
· 8 минути четене
Всеки метод за отчитане на работното време може да работи в малък екип. Разликата става осезаема, когато компанията разполага с множество локации, различни преки ръководители, нощни смени и стотици изключения месечно.
Реалната цена на процеса не се определя от момента, в който служителят отбелязва начало или край на работа. Тя се крие във времето, изразходвано след това за събиране, проверка, корекции, обединяване и подготовка на присъствените форми за ТРЗ и фактуриране.
Хартия: лесен старт, трудно консолидиране
Предимството на хартията е нейната простота, без специализирани устройства, пароли или обучение. Но присъствените листове трябва да бъдат събирани, разчитани и въвеждани ръчно в система. Неволните грешки, попълването със задна дата и липсата на история на промените стават трудни за контролиране при голям мащаб.
Хартията не елиминира нуждата от дигитализация. Обикновено тя просто прехвърля тежестта на въвеждането на данни към края на отчетния период преди окончателното приключване на месеца.
Excel: гъвкав, докато файлът не се превърне в процес
Excel е отличен инструмент за бързи изчисления и настройки. Той обаче става ненадежден, когато един и същ файл се редактира от няколко отговорници, изпраща се по имейл и циркулира в различни версии.
Проблемът не е във формулите, а в управлението: кой разполага с финалната версия, кой е променил даден час, как се идентифицира грешка и как се уеднаквява структурата между различните обекти.
Терминал: добър за фиксирани работни места
Терминалът намалява ръчното въвеждане и осигурява точно отчитане на времето. В замяна на това той изисква инвестиция в техническо оборудване, инсталация, поддръжка и администриране на всяка локация.
За голяма фабрика с фиксирани входове това може да е добър избор. За десетки строителни обекти, магазини или офиси при клиенти, разходите за всяка точка и гъвкавостта стават по-важни фактори.
Смартфонът и специализираните приложения
Телефонът елиминира нуждата от допълнителни устройства, но може да създаде пречки: инсталиране, създаване на профили, пароли, актуализации и техническа поддръжка. За служителите на първа линия тези детайли често определят реалната степен на приемане на системата.
RevoHR използва WhatsApp като основен интерфейс. Служителят изпраща съобщение за начало и край на работа в канала, който вече използва, а системата автоматично записва часа и може да провери геозоната на обекта чрез GPS.
Правилното сравнение е цената на процеса, а не на лиценза
Изчислете времето, което преките ръководители отделят за събиране и изясняване на данни, времето на HR отдела за обединяване на информацията, разходите за оборудване, грешките в трудовите възнаграждения, споровете и времето, необходимо за одити и проверки.
Система, която на фактура изглежда по-скъпа, може да се окаже значително по-евтина оперативно, ако премахне два или три слоя ръчна работа.
Кога е моментът за автоматизация
- Имате няколко локации или обекти при клиенти.
- Няколко отговорници редактират едни и същи данни.
- HR отделът обединява различни файлове всеки месец.
- Работните смени преминават през полунощ.
- Корекциите и изключенията са ежедневие.
- Нуждаете се от пълна история на промените и отчети по локация или клиент.
Как изглежда работният поток в RevoHR
Работен график, отчитане на присъствието през WhatsApp, проверка на локация, управление на изключенията, одобрение от прекия ръководител, генериране на присъствена форма и експорт. Данните влизат директно в системата, вместо да преминават през хартиени носители и Excel таблици, преди да стигнат до HR екипа.
RevoHR не е софтуер за изчисляване на заплати. Неговата роля е да създаде последователен и проверим набор от оперативни данни за последващите процеси по начисляване на възнагражденията в края на отчетния период.