Колко струва ръчното отчитане на времето за 100, 500 или 1000 служители
Опростен модел за изчисляване на административните разходи при ръчно водене на присъствени форми: събиране, корекции, консолидация, технически средства и време на преките ръководители.
· 7 минути четене
Разходите за ръчно отчитане на работното време рядко са видими като отделен бюджетен ред. Те са разпределени между преките ръководители, HR отдела, ТРЗ специалистите и оперативните екипи.
Ето защо един прецизен калкулатор не започва от цената на софтуера, а от това колко минути отнема всяка стъпка и колко често се повтаря тя в ежедневната работа.
Основна формула
Месечен административен разход = часове на ръководителите за отчет + часове на HR за консолидация + часове за корекции и спорове + разходи за инфраструктура + свързани външни разходи.
За целите на валидацията всяка компания трябва да заложи собствените си нива на възнаграждение и обеми на работа. Ние не използваме универсална икономия, „обещана“ от RevoHR.
Илюстративен пример за 100 служители
Ако всеки ръководител прекарва средно по 4 минути на служител седмично за проверки и уточнения, при 100 служители това са приблизително 6,7 часа седмично. Към тях се добавят консолидацията от HR отдела и финализирането на данните за обработка на възнагражденията в края на месеца.
Примерът представя примерен сценарий, а не индустриален стандарт.
При 500 или 1000 служители изключенията стават водещи
Мащабирането не е напълно линейно. С увеличаването на обектите, отговорните лица и форматите се появяват повече нива на обработка и повече разминавания. Пет файла не означават просто пет пъти повече редове, те често носят пет различни начина на попълване.
Ето защо броят на локациите и администраторите е толкова важен за крайната цена, колкото и общият брой служители.
Включете разходите, които не изглеждат като „отчитане“
Телефонни разговори за уточнения, повторно изготвяне на справки, клиентски проверки, подготовка за одити, пластики за достъп и терминали, техническа поддръжка и загубено време при закъснение на данните.
Един непълен бизнес казус ще надцени или подцени даден софтуер в зависимост от това кои скрити разходи игнорира.
Как RevoHR намалява ръчните стъпки
Данните се улавят директно в момента на събитието чрез WhatsApp, виртуалните зони за сигурност маркират изключенията автоматично, присъствените форми се генерират в реално време, а ръководителите се фокусират само върху разминаванията, изискващи внимание.
Икономическата стойност трябва да се изчислява с данните на конкретната компания. RevoHR не предлага фиксирана гарантирана икономия без предварителен анализ.
Данни, необходими за изчислението
- Брой служители.
- Брой локации или обекти.
- Брой ръководители, които проверяват отчитането.
- Минути седмично на служител за администриране.
- Часове месечно за консолидация в HR отдела.
- Среден брой корекции на месечна база.
- Месечни разходи за технически средства или текущи лицензи.
- Средна часова ставка на включените роли.