Имате HRIS. Защо служителите все още ходят при мениджъра за HR?
Много компании имат HR софтуер, но служителите продължават да зависят от ръководителите си за отпуск, присъствие и въпроси по политики.
· 3 минути четене
Един от най-ясните признаци за HR Access Gap е моделът „мениджърът като интерфейс“. Компанията има HRIS, но служителят продължава да ходи при прекия си ръководител за отпуск, корекции на присъствието, документи или обикновени въпроси по политики.
Защо се случва това
Повечето HR системи са създадени около административната ефективност. Те са добри за регистри, одобрения и отчети, но често предполагат, че служителят има профил, служебен имейл, време да се логне и достатъчно опит с интерфейса, за да завърши процеса сам.
При deskless работа това предположение бързо се разпада. Човекът може да е на строителен обект, в склад, хотел или на различни клиентски локации. Може да работи на ротационни смени и да говори различен основен език от HR екипа. Системата съществува, но маршрутът до нея не.
Какво в крайна сметка прави мениджърът
Прекият ръководител се превръща в преводач, преносител на формуляри и човек, който предава статус. Той обяснява правилото, събира заявката, изпраща я към HR, следи отговора и го връща на служителя. Така мениджърът става по-важен за процеса от самата система.
За известно време това може да изглежда работещо, но натрупва скрити разходи. Мениджърите губят време за административни задачи, служителите получават различни отговори според това кого питат, а HR получава непълна или закъсняла информация. При спор компанията трябва да възстановява историята от съобщения и спомени.
Посредникът невинаги е прекият ръководител
Моделът се нарича manager-service, защото най-често мениджърът е човекът, който пренася информацията. Но ролята идва от позицията, а не от длъжността: посредник става този, който е на разположение и до когото служителят може да стигне, когато има нужда от нещо.
В транспортна компания това често е диспечерът. Той говори всеки ден с хората на път, затова при него стигат и въпроси, които нямат нищо общо с маршрута: остатъкът от отпуск, удостоверение, документ, който скоро изтича. Нито едно от тях не е оперативно решение, но всички прекъсват координацията, а отговорът по телефон не оставя надеждна следа.
В частната охрана и други операции на обекти на клиенти същата роля може да има началникът на обекта или инспекторът. Той често е единственият човек от структурата на работодателя, който физически достига до локацията, затова заявките на хората там минават през него към HR екип, който е другаде.
И в двата случая тестът е един и същ: човекът по средата взема решение или само предава съобщението? Ако само го предава, тази стъпка е посредничество, независимо от длъжността.
Как се променя този модел
Решението не е мениджърът да бъде премахнат от всеки процес. Той продължава да има нужда от видимост и права за одобрение. Промяната е служителите да могат сами да започват и следят обичайните HR задачи през канал, който вече използват, и на език, който разбират.
Когато това стане, мениджърът спира да бъде мост за базов достъп. Той остава там, където има реално решение за вземане, и може да се фокусира върху управлението на екипа вместо върху пренасянето на информация.