Cómo auditar el HR Access Gap en 10 procesos del empleado
Una auditoría práctica para comprobar si los empleados sin portátil ni correo corporativo pueden iniciar, seguir y completar procesos de RR. HH. directamente.
· 3 min de lectura
Una empresa puede tener un HRIS moderno y, al mismo tiempo, gestionar gran parte de la relación con los empleados mediante papel, teléfono y managers que actúan como intermediarios.
Esa diferencia no aparece en un inventario de software. Aparece cuando sigues un proceso real.
HR Access Gap describe la distancia entre los sistemas de RR. HH. que tiene la empresa y los servicios de RR. HH. a los que los empleados pueden acceder de verdad. Es un marco de análisis, no una estadística oficial.
Elige a un empleado sin infraestructura de oficina
No empieces por RR. HH. Elige a una persona cuyo trabajo no requiera portátil ni correo corporativo: un operario de fábrica, trabajador de obra, empleado de almacén, housekeeper o camarero.
Después sigue lo que ocurre cuando esa persona necesita diez servicios habituales de RR. HH.
Los 10 procesos
- Saber qué turno le corresponde la semana siguiente.
- Consultar el saldo y solicitar vacaciones.
- Corregir un problema de asistencia.
- Recibir y completar una formación obligatoria.
- Demostrar que ha comprendido el contenido de la formación.
- Enviar un certificado u otro documento justificativo.
- Saber que un documento está próximo a caducar.
- Preguntar qué dice una política de la empresa sobre una situación concreta.
- Recibir una comunicación urgente de la empresa.
- Consultar el estado de una solicitud ya enviada.
Para cada proceso, dibuja el recorrido
¿Quién lo inicia? ¿Qué canal se utiliza? ¿Cuántas personas intermedian? ¿Dónde se vuelve a introducir la información? ¿Puede el empleado ver el estado? ¿En qué idioma recibe la respuesta? ¿Qué evidencia queda al final?
No busques una puntuación perfecta. Busca los traspasos.
Si el empleado dice a su responsable que quiere vacaciones, el manager escribe a RR. HH., RR. HH. introduce la solicitud en el sistema y la respuesta vuelve a través del manager, el back office puede ser digital mientras el acceso del empleado sigue siendo indirecto.
Cómo aplicar la auditoría en una tienda de una red minorista
Un ejemplo concreto es más fácil de seguir que una descripción general. Úsalo como forma de aplicar la auditoría, no como una descripción de cómo funciona el retail en general: cada red organiza estos procesos de manera distinta y algunas ya resuelven directamente la mayoría.
Toma a una persona que trabaja en una tienda de una red con varias ubicaciones. No tiene portátil ni correo corporativo porque su puesto no los requiere. El sistema de RR. HH. existe y funciona bien, pero está en la sede central. La única persona de la estructura de la empresa que está en la tienda todos los días es el responsable de tienda.
Aplica los cuatro primeros procesos de la lista y dibuja el recorrido de cada uno.
- Turno de la semana siguiente: ¿se publica en la tienda, se envía a un grupo o hay que preguntar al responsable? Si cambia el jueves, ¿quién se entera y por qué canal?
- Saldo y solicitud de vacaciones: ¿puede el empleado consultar el saldo por sí mismo o tiene que preguntar? ¿La solicitud entra directamente en el sistema o alguien la introduce en su nombre?
- Corrección de asistencia: ¿quién la inicia, qué motivo queda registrado y cuánto tarda en llegar al sistema después del hecho?
- Estado de una solicitud ya enviada: ¿puede consultarlo el empleado o tiene que volver a preguntar a la misma persona?
Si la mayoría de estas respuestas pasan por el responsable de tienda, has encontrado el patrón que busca la auditoría. No significa que el proceso funcione mal. Significa que, entre el empleado y el sistema, la calidad del acceso depende de que haya un intermediario disponible.
El mismo ejercicio funciona igual en una fábrica, un almacén o un centro de cliente con personal de seguridad. Solo cambia quién ocupa el papel de intermediario.
La intermediación no siempre es incorrecta
Algunas situaciones requieren realmente un manager, un especialista de RR. HH. o asesoramiento legal. El objetivo de la auditoría no es quitar personas de procesos que necesitan criterio.
El problema aparece cuando una persona se utiliza únicamente para transportar información entre el empleado y el sistema.
Cómo puede ser el acceso directo
El empleado utiliza un canal móvil conocido para turnos, vacaciones, asistencia, formación y preguntas de RR. HH. El sistema identifica a la persona y su idioma preferido y dirige la información al proceso administrativo adecuado.
Managers y RR. HH. siguen participando cuando hacen falta aprobaciones, excepciones o criterio, en lugar de copiar información de un canal a otro.