Cómo auditar el HR Access Gap en 10 procesos del empleado
Una auditoría práctica para comprobar si los empleados sin portátil ni correo corporativo pueden iniciar, seguir y completar procesos de RR. HH. directamente.
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Una empresa puede tener un HRIS moderno y, al mismo tiempo, gestionar gran parte de la relación con los empleados mediante papel, teléfono y managers que actúan como intermediarios.
Esa diferencia no aparece en un inventario de software. Aparece cuando sigues un proceso real.
HR Access Gap describe la distancia entre los sistemas de RR. HH. que tiene la empresa y los servicios de RR. HH. a los que los empleados pueden acceder de verdad. Es un marco de análisis, no una estadística oficial.
Elige a un empleado sin infraestructura de oficina
No empieces por RR. HH. Elige a una persona cuyo trabajo no requiera portátil ni correo corporativo: un operario de fábrica, trabajador de obra, empleado de almacén, housekeeper o camarero.
Después sigue lo que ocurre cuando esa persona necesita diez servicios habituales de RR. HH.
Los 10 procesos
- Saber qué turno le corresponde la semana siguiente.
- Consultar el saldo y solicitar vacaciones.
- Corregir un problema de asistencia.
- Recibir y completar una formación obligatoria.
- Demostrar que ha comprendido el contenido de la formación.
- Enviar un certificado u otro documento justificativo.
- Saber que un documento está próximo a caducar.
- Preguntar qué dice una política de la empresa sobre una situación concreta.
- Recibir una comunicación urgente de la empresa.
- Consultar el estado de una solicitud ya enviada.
Para cada proceso, dibuja el recorrido
¿Quién lo inicia? ¿Qué canal se utiliza? ¿Cuántas personas intermedian? ¿Dónde se vuelve a introducir la información? ¿Puede el empleado ver el estado? ¿En qué idioma recibe la respuesta? ¿Qué evidencia queda al final?
No busques una puntuación perfecta. Busca los traspasos.
Si el empleado dice a su responsable que quiere vacaciones, el manager escribe a RR. HH., RR. HH. introduce la solicitud en el sistema y la respuesta vuelve a través del manager, el back office puede ser digital mientras el acceso del empleado sigue siendo indirecto.
La intermediación no siempre es incorrecta
Algunas situaciones requieren realmente un manager, un especialista de RR. HH. o asesoramiento legal. El objetivo de la auditoría no es quitar personas de procesos que necesitan criterio.
El problema aparece cuando una persona se utiliza únicamente para transportar información entre el empleado y el sistema.
Cómo puede ser el acceso directo
El empleado utiliza un canal móvil conocido para turnos, vacaciones, asistencia, formación y preguntas de RR. HH. El sistema identifica a la persona y su idioma preferido y dirige la información al proceso administrativo adecuado.
Managers y RR. HH. siguen participando cuando hacen falta aprobaciones, excepciones o criterio, en lugar de copiar información de un canal a otro.