Documentos y cumplimiento
Sepa qué sigue vigente, qué caduca y dónde está la evidencia
RevoHR mantiene los documentos, certificaciones y fechas de caducidad vinculados al perfil del trabajador, avisa antes de que una certificación caduque y guarda las políticas de la empresa en una biblioteca desde la que los trabajadores pueden obtener respuestas.
- Documentos y certificaciones del trabajador
- Fechas de caducidad en el perfil
- Biblioteca de políticas y documentos de empresa
- Evidencia de formación, documentos y asistencia en un solo lugar
Una certificación solo sirve si sabe que sigue vigente
El documento y su fecha de caducidad están en el perfil del trabajador, no en una carpeta con su nombre.
Cada perfil de trabajador tiene una sección de documentos. El documento se carga con un tipo y, si es una certificación, incluye también el nombre de la certificación y la fecha de caducidad que activa los avisos.
Después de la carga, RevoHR lee el documento e intenta identificar la fecha de caducidad y el nombre de la certificación. El documento pasa por los estados pending, processing y suggested, y aparece un panel de revisión ya rellenado con lo encontrado. Nada se guarda en el perfil hasta que alguien lo confirma.
Es intencionado. Una fecha extraída automáticamente que nadie ha revisado es peor que no tener fecha, porque el valor de ese campo está en poder confiar en él.
Qué se guarda en el perfil de un trabajador
- Contratos
- Documentos de identidad
- Certificaciones, permisos y licencias con fecha de caducidad
- Cualquier otro documento que deba quedar asociado a la persona
Vea las caducidades antes de que se conviertan en el problema de mañana
Las fechas de caducidad se muestran por color en el perfil: rojo una vez caducado y ámbar dentro del periodo de aviso. RevoHR avisa antes de que una certificación caduque, no después de que alguien lo descubra en el centro de trabajo.
La diferencia operativa es pequeña y relevante: una renovación iniciada con tiempo es una tarea administrativa; la misma renovación descubierta la mañana de un turno es un problema de cobertura.
Los tres estados, mostrados como ilustración — no es una captura de pantalla
Caducado
Rojo en el perfil del trabajador. Lo que autorizaba el documento ya no está cubierto y la renovación llega tarde.
Dentro del periodo de aviso
Ámbar. Sigue vigente, pero está lo bastante cerca de caducar como para que la renovación sea una tarea administrativa y no una llamada urgente antes de un turno.
Vigente
Sin marca. La fecha está registrada, así que el siguiente aviso llegará sin que nadie tenga que anotarlo manualmente.
Mantenga el documento con el trabajador al que pertenece
Un certificado en una carpeta de correo es una evidencia difícil de encontrar bajo presión. Unido al perfil, queda junto al historial de asistencia, las ausencias, los resultados de formación y la conversación de WhatsApp — justo la combinación que suele pedirse.
Cuando una política de ausencia exige documentación, se aplica el mismo principio: el justificante médico queda asociado a la solicitud de ausencia que respalda.
Las políticas de empresa van a una biblioteca, y de esa biblioteca salen las respuestas
No es lo mismo que los documentos de un trabajador. Manuales, procedimientos, guías, formularios, plantillas y documentos de cumplimiento van a una biblioteca de empresa, cada uno con categoría y estado, hasta 50 MB por archivo. Nada de lo que hay allí pertenece a una sola persona.
La biblioteca sirve para encontrar información. Tras la carga, RevoHR indexa el documento para que el asistente pueda responder desde él y la columna de estado muestra el progreso. Al actualizar una política, la versión anterior se archiva en lugar de eliminarse, por lo que se conserva el historial.
La biblioteca es la base de conocimiento detrás de las preguntas y respuestas de RR. HH. en WhatsApp. No es donde vive el contrato o la certificación de un trabajador — esos están en su perfil, con sus fechas de caducidad.
Cargar el documento es toda la configuración
Enviar un PDF por correo a 300 personas no hace que una política sea accesible. El trabajador hace una pregunta en lenguaje normal por WhatsApp — por ejemplo, con cuánta antelación debe pedir vacaciones — y el asistente responde desde sus propios documentos, en el idioma del trabajador y citando el documento del que procede la respuesta. No hay una base de conocimiento separada que redactar y mantener además de los documentos que la empresa ya tiene.
Conviene conocer dos comportamientos. Un documento compartido con un trabajador caduca después de 60 minutos, por lo que un enlace reenviado fuera de la empresa no permanece abierto. Y el asistente responde con lo que hay en la biblioteca, de modo que un manual desactualizado produce respuestas igual de desactualizadas.
Formación, certificaciones y asistencia en un solo lugar
Saber si una persona puede trabajar en un centro rara vez depende de un solo dato. Normalmente implica una formación completada, una certificación vigente y registros de asistencia para los días en cuestión.
RevoHR reúne todo eso: finalización de formación, estado de certificaciones y evidencia de asistencia en un solo lugar, para una persona o para toda la plantilla de un cliente. No hay que preparar nada de antemano porque ya está registrado sobre las mismas personas.
Para las empresas de staffing, los requisitos dependen del cliente
Un centro del cliente suele tener su propia inducción, formación obligatoria y requisitos documentales, y la misma persona puede trabajar para varios clientes a lo largo del año.
Como el requisito se registra sobre el trabajador y el perfil incluye ubicación y equipo, la evidencia de un cliente puede consultarse en los mismos registros en lugar de guardarse en un archivo independiente por cliente.
El documento importante depende del centro
Ejemplos operativos
Producción
Autorizaciones de maquinaria y equipos, con la fecha de caducidad que indica quién puede operar la línea mañana.
Construcción
Inducciones de obra y certificados de equipos para cuadrillas que cambian de proyecto cada pocas semanas.
Hostelería
Certificados sanitarios y de seguridad alimentaria, donde la pregunta es quién sigue vigente para el turno de mañana.
Staffing y outsourcing
Permisos de trabajo e inducciones específicas del cliente, asociados al trabajador en lugar de una carpeta con el nombre del cliente.
Qué sustituye
| Proceso actual | Enfoque de RevoHR |
|---|---|
| Fechas de caducidad en una hoja de cálculo | Caducidad registrada en el documento del trabajador |
| Certificados en una carpeta de correo | Documento asociado al perfil del trabajador |
| PDF de políticas repartidos entre unidades e inbox | Una biblioteca desde la que responde el asistente |
| La evidencia de formación se revisa aparte de los documentos | Formación, certificaciones y asistencia en un solo lugar |
| La evidencia del cliente se reúne manualmente cuando la piden | Los registros ya llevan ubicación, equipo y estado |
Los documentos solo son útiles si están actualizados
Esto vale tanto para un manual desde el que responde el asistente como para un permiso en el perfil del trabajador. Ambos tienen más sentido en el sistema que ya se utiliza cada día que en uno que alguien tiene que acordarse de abrir.
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Preguntas frecuentes
- ¿Qué tipos de documentos de trabajadores puede controlar RevoHR?
- Contratos, documentos de identidad y certificaciones, permisos o licencias, además de cualquier otro documento que deba quedar asociado a una persona. Cada documento tiene un tipo y una certificación incluye también su nombre y fecha de caducidad.
- ¿Puede RevoHR controlar las fechas de caducidad?
- Sí. La fecha de caducidad está en el documento del perfil del trabajador y activa los avisos. Las fechas se muestran por color — rojo una vez caducado y ámbar dentro del periodo de aviso — y RevoHR avisa antes de que caduque una certificación.
- ¿Ayuda RevoHR a completar la fecha de caducidad?
- Sí. Después de cargar el documento, RevoHR lo lee y propone la fecha de caducidad y el nombre de certificación que ha encontrado. La propuesta aparece en un panel de revisión y nada se guarda hasta que alguien lo confirma.
- ¿Pueden almacenarse las políticas de empresa en RevoHR?
- Sí. Manuales, procedimientos, guías, formularios, plantillas y documentos de cumplimiento van a la biblioteca de empresa, cada uno con categoría y estado, hasta 50 MB por archivo. Al actualizar una política, la versión anterior se archiva en lugar de eliminarse.
- ¿Pueden usarse esos documentos para preguntas de RR. HH. en varios idiomas?
- Sí. Los documentos cargados se indexan para que el asistente pueda responder desde ellos. El trabajador pregunta por WhatsApp en su idioma y recibe la respuesta en ese mismo idioma, indicando el documento de origen.
- ¿La vista de cumplimiento significa que RevoHR garantiza el cumplimiento legal?
- No. RevoHR reúne la finalización de formación, el estado de certificaciones y la evidencia de asistencia en un solo lugar para que RR. HH. vea la situación. No sustituye el asesoramiento jurídico ni determina si la empresa cumple todas las leyes aplicables.