Electrónico y obligatorio, sin excepción por plantilla
El certificado de empresa se comunica al Servicio Público de Empleo Estatal a través de la aplicación Certific@2. El envío electrónico es obligatorio para todas las empresas desde 2013, sin excepción según el tamaño de la plantilla. Una empresa de cuatro personas está en la misma situación que una de cuatrocientas.
El plazo máximo es de diez días desde la fecha de extinción del contrato. En la práctica es más corto: si la persona ya había manifestado que solicitaría la prestación, el mismo día del cese; si lo pide expresamente después, el día siguiente a esa petición.
Dentro de Certific@2 hay tres caminos, y conviene saber cuál usa la empresa antes de buscar nada: rellenar los datos en un formulario web, enviar un fichero XML de forma manual, o automatizar el envío mediante servicios web. El XML lo genera la aplicación de nóminas a partir de una estructura publicada, no es un documento que se rellene a mano.
Solo de forma excepcional, cuando el envío telemático no es posible, la empresa entrega el certificado en el modelo oficial disponible en las oficinas de prestaciones. Por eso buscar una plantilla en internet no lleva a ninguna parte: en ninguno de los tres caminos hay un archivo en blanco que descargar.
¿Muchas bajas y personas que no trabajan en una oficina?
El plazo real es de horas, no de días, y los datos vienen de sitios distintos: periodos trabajados, jornada, ausencias, bases de cotización. Cuando esa información se registra sobre la marcha, el envío es un trámite. Cuando llega tarde desde los centros, se convierte en una carrera.
Para qué sirve y quién depende de él
El certificado comunica al SEPE los datos laborales necesarios para reconocer la prestación por desempleo. Sin él, la persona no puede acceder a la prestación, de modo que un retraso administrativo se traduce directamente en un retraso de ingresos para alguien que acaba de quedarse sin trabajo.
La guía para empresas la publica el propio SEPE: Certific@2, guía para las empresas. Conviene consultarla antes de un envío, porque los criterios y las pantallas se actualizan.
No es la vida laboral, ni el certificado de retenciones
La vida laboral es un informe de la Seguridad Social que la persona pide por su cuenta; la empresa no interviene. El certificado de retenciones e ingresos a cuenta lo emite la empresa, pero sirve para la declaración de la renta, no para el desempleo.
El certificado de empresa es el único de los tres que la empresa envía a una administración con un plazo tasado. Conviene no mezclarlos cuando alguien pide simplemente un certificado.
Preguntas frecuentes sobre el certificado de empresa
- ¿Dónde se descarga el modelo de certificado de empresa?
- No se descarga. La comunicación al SEPE se hace por vía electrónica a través de Certific@2, obligatoria para todas las empresas desde 2013 sin excepción por tamaño de plantilla.
- ¿Cuál es el plazo para enviarlo?
- Diez días desde la extinción del contrato como máximo. Si la persona ya había manifestado que solicitaría la prestación, el mismo día del cese; si lo pide después, el día siguiente a esa petición.
- ¿Cuándo se puede entregar en papel?
- Solo de forma excepcional, cuando el envío telemático no es posible. En ese caso se utiliza el modelo oficial disponible en las oficinas de prestaciones.