Cum planifici personalul pentru perioadele de vârf fără să tratezi fiecare săptămână ca excepție
Cum transformi volumele de sezon în necesar de personal, ture și competențe și cum eviți să acoperi vârfurile doar prin overtime.
· 5 minute de citit
Black Friday, sezonul de sărbători, o lansare de produs, sezonul estival sau începutul unui contract mare au ceva în comun: cererea crește mai repede decât se poate schimba structura permanentă a echipei.
Dacă organizația reacționează numai după ce volumul a crescut, soluția implicită devine overtime-ul. Câțiva oameni rămân mai mult, alții sunt chemați în zilele libere, iar managerii încearcă să țină operațiunea în echilibru de la o zi la alta.
O perioadă de vârf previzibilă ar trebui însă tratată ca un scenariu de planificare, nu ca o succesiune de urgențe.
Transformă volumul în ore de muncă
Primul pas este să legi creșterea de volum de munca necesară. Dacă depozitul procesează în mod normal 10.000 de unități cu 1.200 de ore de lucru, nu presupune automat că 20% volum în plus înseamnă exact 20% personal în plus. Unele activități au capacitate fixă, altele cresc aproape liniar.
Folosește istoricul companiei pentru a estima câtă muncă suplimentară apare în recepție, picking, packing, control și expediere.
Când ai orele, poți începe să construiești acoperirea.
Identifică intervalele în care apare vârful
Media zilnică ascunde adesea adevărata problemă. Poate volumul crește doar între 14:00 și 22:00 sau doar în primele trei zile ale săptămânii.
Dacă adaugi personal uniform pe toate turele, vei avea supracapacitate într-un interval și deficit în altul.
Planificarea bună mută oamenii acolo unde se produce volumul, cu respectarea rolurilor și programelor lor.
Verifică rolurile limitative
În perioadele de vârf, blocajul nu este întotdeauna numărul total de oameni. Poate fi numărul de stivuitoriști, șefi de tură sau oameni care cunosc un anumit proces.
Dacă poți angaja rapid 20 de temporari, dar ai doar doi oameni care îi pot coordona, capacitatea nu crește în aceeași proporție.
De aceea scenariul de vârf trebuie să aibă minimum staffing separat pe rolurile cheie.
Decide din timp ce pârghii vei folosi
Există mai multe moduri de a acoperi o perioadă de vârf: ture suplimentare, personal temporar, extinderea unor intervale, redistribuirea între locații, cross-training sau modificarea temporară a structurii echipelor.
Nu toate au același cost sau același timp de pregătire.
Dacă soluția include oameni noi, onboardingul și trainingul trebuie introduse în plan. Un angajat care începe luni nu produce automat capacitatea unui coleg experimentat luni dimineața.
Nu folosi overtime-ul ca singur buffer
Orele suplimentare pot fi o unealtă utilă pentru un vârf scurt. Dar dacă întreaga perioadă este construită pe overtime, ai creat un model în care disponibilitatea depinde de aceeași echipă care lucrează deja la capacitate mare.
NIOSH indică programele extinse și munca de noapte printre factorii asociați cu oboseala profesională. Pentru perioade lungi de vârf, concentrarea orelor suplimentare merită urmărită explicit.
Sursă: https://www.cdc.gov/niosh/fatigue/about/index.html
Construiește scenariul în grafic înainte de sezon
În RevoHR Shift Scheduling, turele și necesarul minim pot fi planificate în avans, inclusiv pentru perioade cu cerințe mai ridicate. Produsul are și conceptul de critical shifts, util pentru intervale cu praguri de staffing mai mari.
Combinat cu Attendance & Time Tracking, poți compara scenariul planificat cu ce se întâmplă efectiv în zilele de vârf.
Învață din perioada de vârf după ce se termină
După sezon, compară trei lucruri: volumul estimat, volumul real și orele de muncă folosite. Uită-te unde ai avut overtime, unde au apărut no-show-uri și ce roluri au devenit blocaje.
Aceste date îți permit să îmbunătățești următorul scenariu. Poate ai avut prea mulți oameni dimineața și prea puțini seara. Poate trainingul temporarilor a început prea târziu. Poate un rol critic a produs jumătate din orele suplimentare.
Vârful previzibil nu ar trebui să pară o surpriză
Nu poți anticipa perfect fiecare comandă. Dar dacă știi că aceeași perioadă produce volum ridicat în fiecare an, nu există motiv ca fiecare manager să o rezolve din nou de la zero.
Planificarea transformă „o săptămână foarte grea” într-un scenariu operațional: cât volum anticipăm, câte ore generează, ce roluri sunt limitative și ce combinație de oameni și ture vrem să folosim. Asta este mult mai controlabil decât să afli în fiecare seară cine poate rămâne încă patru ore.
Pregătește și coborârea după vârf
Planificarea sezonieră nu se termină în ultima zi aglomerată. Dacă ai adăugat oameni temporari, ture suplimentare sau o structură specială de echipe, stabilește dinainte când revii la modelul normal. Altfel, costurile și programul extins pot continua inerțial după ce volumul a scăzut.
Un bun plan de vârf are deci și criterii de ieșire: nivelul de volum, backlog-ul, overtime-ul și capacitatea disponibilă. Când acestea revin într-un interval normal, graficul poate reveni la structura standard fără o nouă rundă de improvizație.