Documente și conformitate
Vezi ce este valabil, ce expiră și unde găsești dovada
RevoHR păstrează documentele, certificările și datele de expirare în profilul angajatului, te avertizează înainte ca o certificare să expire și ține politicile companiei într-o singură bibliotecă, la care angajații pot chiar pune întrebări.
- Documente și certificări pe angajat
- Date de expirare urmărite în evidență
- Bibliotecă de politici și documente
- Dovezile de training, documente și prezență în același loc
O certificare este utilă doar dacă știi că este încă valabilă
Documentul și data lui de expirare stau la angajat, nu într-un folder cu numele lui.
Fiecare profil de angajat are o secțiune de documente. Documentul se încarcă cu un tip, iar dacă este o certificare are și denumirea certificării și data de expirare care declanșează avertizările.
După încărcare, RevoHR citește documentul și încearcă să identifice singur data de expirare și denumirea certificării. Documentul trece prin stările în așteptare, în procesare și propus, iar apoi apare un panou de verificare completat cu ce a găsit. Nimic nu se salvează în evidență până când cineva nu confirmă.
Este intenționat așa. O dată extrasă automat, pe care nu a verificat-o nimeni, este mai rea decât lipsa datei, pentru că tot rostul câmpului este să te poți baza pe el.
Ce se atașează la profilul angajatului
- Contracte
- Documente de identitate
- Certificări, permise și autorizații, cu dată de expirare
- Orice alt document care trebuie să rămână legat de persoană
Vezi ce urmează să expire înainte să devină o problemă
Datele de expirare sunt colorate în profilul angajatului: roșu pentru documentele deja expirate, portocaliu cât timp sunt în intervalul de avertizare. RevoHR te anunță înainte ca o certificare să expire, nu după ce observă cineva pe teren.
Diferența operațională este mică și contează: o reînnoire începută cu trei săptămâni înainte este o sarcină administrativă, iar aceeași reînnoire descoperită în dimineața turei este o problemă de personal.
Cele trei stări, redate ca ilustrație — nu este o captură de ecran
Expirat
Roșu în profilul angajatului. Ce autoriza documentul nu mai este acoperit, iar reînnoirea este deja întârziată.
În intervalul de avertizare
Portocaliu. Încă valabil, dar suficient de aproape ca reînnoirea să fie o sarcină administrativă, nu un telefon în dimineața turei.
Valabil
Fără marcaj. Data este în evidență, deci următoarea avertizare vine fără să o treacă cineva în agendă.
Documentul rămâne legat de angajatul căruia îi aparține
Un certificat aflat într-un folder de email este o dovadă pe care nimeni nu o găsește când se grăbește. Atașat la profilul angajatului, stă lângă istoricul lui de prezență, concediile, rezultatele de training și firul de WhatsApp — adică exact combinația care se cere în realitate.
Când politica de concediu cere document justificativ, principiul este același la nivel de cerere: adeverința medicală rămâne atașată cererii de concediu pe care o justifică.
Politicile companiei intră într-o bibliotecă, iar din ea vin răspunsurile
Nu este același lucru cu documentele unui angajat. Regulamente, proceduri, ghiduri, formulare, modele și documente de conformitate intră într-o bibliotecă a companiei, fiecare cu o categorie și un status, cu până la 50 MB pe fișier. Niciunul dintre ele nu aparține unei singure persoane.
Rostul bibliotecii este regăsirea informației. După încărcare, RevoHR indexează documentul ca să poată răspunde din el, iar coloana de status arată în ce stadiu este. Actualizarea unei politici arhivează versiunea anterioară în loc să o șteargă, deci istoricul se păstrează.
Biblioteca este baza de cunoștințe din spatele suportului HR în WhatsApp. Nu este locul în care stau contractul sau certificarea unui angajat — acelea sunt în profilul lui, cu datele de expirare.
Încărcarea documentului este toată configurarea
Trimiterea unui PDF către 300 de oameni nu este distribuire de politici. Angajatul pune o întrebare în limbaj obișnuit, pe WhatsApp — cu cât timp înainte trebuie să anunț concediul — iar asistentul răspunde din documentele companiei, în limba angajatului, precizând documentul din care provine răspunsul. Nu există o bază de cunoștințe separată, de scris și întreținut pe lângă documentele care există deja.
Două comportamente merită știute. Un document trimis unui angajat expiră după 60 de minute, deci un link redirecționat în afara companiei nu rămâne deschis. Iar asistentul răspunde din ce se află în bibliotecă, adică un regulament neactualizat produce răspunsuri la fel de sigure pe ele și la fel de vechi.
Trainingurile, certificările și prezența în același loc
Dacă un angajat poate fi pe teren nu se decide de obicei dintr-un singur câmp. De regulă înseamnă un training care trebuie finalizat, o certificare care trebuie să fie în termen și evidențe de prezență care trebuie să existe pentru zilele respective.
RevoHR le aduce împreună: situația trainingurilor, statusul certificărilor și evidențele de prezență, într-un singur loc, pentru un angajat sau pentru toți oamenii unui client. Nimic nu trebuie pregătit din timp, pentru că totul este deja înregistrat la aceleași persoane.
Pentru staffing, cerințele trebuie urmărite pe fiecare client
Locația unui client are adesea propria instruire introductivă, propriile traininguri obligatorii și propriile cerințe de documente, iar același angajat poate lucra la mai mulți clienți în decursul unui an.
Pentru că cerința este urmărită la nivel de angajat, iar angajatul are locația și echipa în profil, dovezile pentru locația unui client se pot citi din aceleași evidențe, fără un fișier separat pentru fiecare client.
Ce document contează depinde de locul de muncă
Exemple operaționale
Producție
Autorizații pentru mașini și echipamente, cu data de expirare care decide cine poate lucra mâine pe linie.
Construcții
Instructaje pe șantier și autorizații de echipament, pentru echipe care schimbă proiectul la câteva săptămâni.
Hospitality
Documente de sănătate și de siguranța alimentară, unde întrebarea este cine mai este valabil pentru tura de mâine.
Staffing și outsourcing
Permise de muncă și instructaje specifice fiecărui client, păstrate la angajat, nu într-un folder cu numele clientului.
Ce înlocuiește
| Procesul actual | Abordarea RevoHR |
|---|---|
| Date de expirare ținute într-un fișier Excel | Expirarea urmărită pe documentul angajatului |
| Certificate păstrate în foldere de email | Document atașat la profilul angajatului |
| Politici în PDF răspândite pe drive-uri și în inbox | O bibliotecă indexată, din care răspunde asistentul |
| Dovada de training verificată separat de documente | Training, certificări și prezență în același loc |
| Dovezile pentru client adunate manual la cerere | Evidențe care au deja locația, echipa și statusul |
Documentele sunt utile doar cât sunt actuale
Este valabil și pentru regulamentul din care răspunde asistentul, și pentru un permis din profilul unui angajat. Amândouă merită păstrate în sistemul care se folosește deja zilnic, nu în cel pe care își amintește cineva să îl deschidă.
Pagini de produs conexe
Întrebări frecvente
- Ce tipuri de documente ale angajaților poate urmări RevoHR?
- Contracte, documente de identitate și certificări, permise sau autorizații, plus orice alt document care trebuie să rămână legat de persoană. Fiecare document are un tip, iar o certificare are și denumirea și data de expirare.
- RevoHR urmărește datele de expirare?
- Da. Data de expirare stă pe documentul din profilul angajatului și declanșează avertizările. Datele sunt colorate — roșu pentru cele deja expirate, portocaliu cât timp sunt în intervalul de avertizare — iar RevoHR anunță înainte ca o certificare să expire.
- RevoHR ajută la completarea datei de expirare?
- Da. După încărcare, RevoHR citește documentul și propune data de expirare și denumirea certificării pe care le-a identificat. Propunerea apare într-un panou de verificare și nimic nu se salvează în evidență până când cineva nu confirmă.
- Politicile companiei pot fi păstrate în RevoHR?
- Da. Regulamente, proceduri, ghiduri, formulare, modele și documente de conformitate intră în biblioteca de documente a companiei, fiecare cu o categorie și un status, cu până la 50 MB pe fișier. Actualizarea unei politici arhivează versiunea anterioară în loc să o șteargă.
- Documentele pot fi folosite pentru întrebări HR în mai multe limbi?
- Da. Documentele încărcate sunt indexate, ca asistentul să poată răspunde din ele. Angajatul întreabă pe WhatsApp în limba lui, iar răspunsul vine în aceeași limbă, cu precizarea documentului din care provine.
- Faptul că vezi conformitatea în RevoHR înseamnă că platforma garantează respectarea legii?
- Nu. RevoHR aduce în același loc situația trainingurilor, statusul certificărilor și evidențele de prezență, ca HR-ul să vadă unde se află. Nu înlocuiește consultanța juridică și nu stabilește dacă societatea respectă fiecare prevedere legală aplicabilă.