Одит на HR Access Gap в 10 процеса

Практичен одит, който показва дали служители без лаптоп и служебен имейл могат директно да започват, следят и завършват HR процеси.

Компанията може да има модерен HRIS и едновременно с това да управлява голяма част от връзката със служителите чрез хартия, телефон и мениджъри посредници.

Тази разлика не се вижда в списъка със софтуер. Вижда се, когато проследите реален процес.

HR Access Gap описва разстоянието между HR системите, които компанията има, и HR услугите, до които служителите реално достигат. Това е аналитична рамка, а не официален пазарен показател.

Изберете служител без офис инфраструктура

Не започвайте от HR. Изберете човек, за когото лаптопът и служебният имейл не са част от работата: оператор, строителен работник, служител в склад, housekeeper или сервитьор.

После проследете какво се случва, когато този човек има нужда от десет обичайни HR услуги.

10-те процеса

Да разбере на коя смяна е следващата седмица.
Да провери остатъка си и да поиска отпуск.
Да коригира проблем с присъствието.
Да получи и завърши задължително обучение.
Да докаже, че е разбрал материала от обучението.
Да изпрати сертификат или друг подкрепящ документ.
Да разбере, че документ наближава срок на изтичане.
Да попита какво казва фирмена политика за конкретна ситуация.
Да получи спешно съобщение от компанията.
Да провери статуса на вече изпратена заявка.

За всеки процес начертайте маршрута

Кой го започва? Какъв канал се използва? Колко души посредничат? Къде информацията се въвежда повторно? Вижда ли служителят статуса? На какъв език получава отговор? Каква доказуема следа остава?

Не търсете идеален резултат. Търсете handoff-ите.

Ако служителят казва на мениджъра, че иска отпуск, мениджърът пише на HR, HR въвежда заявката, а отговорът се връща през мениджъра, бекофисът може да е дигитален, но достъпът на служителя остава косвен.

Как изглежда одитът в един магазин от търговска мрежа

Конкретният пример се проследява по-лесно от общото описание. Използвайте го като начин за провеждане на одита, а не като описание на начина, по който работи търговията на дребно: всяка мрежа организира процесите си различно, а някои вече решават повечето от тях директно.

Вземете служител, който работи в магазин от мрежа с няколко локации. Няма лаптоп и служебен имейл, защото ролята му не ги изисква. HR системата на компанията съществува и работи добре, но е в централния офис. Единственият човек от структурата на компанията, който е всеки ден в магазина, е управителят.

Проследете първите четири процеса от списъка и запишете маршрута на всеки.

Смяната за следващата седмица: публикувана ли е в магазина, изпраща ли се в група или служителят трябва да пита управителя? Ако се промени в четвъртък, кой научава и по какъв канал?
Остатък и заявка за отпуск: може ли служителят сам да види остатъка или трябва да попита? Заявката влиза ли директно в системата или някой друг я въвежда вместо него?
Корекция на присъствие: кой я започва, каква причина остава записана и колко време след събитието достига до системата?
Статус на вече изпратена заявка: може ли служителят сам да го провери или трябва отново да пита същия човек?

Ако повечето от тези отговори минават през управителя на магазина, сте открили модела, който одитът търси. Това не означава, че процесът не работи. Означава, че между служителя и системата качеството на достъпа зависи от наличието на посредник.

Същото упражнение работи по същия начин във фабрика, склад или охраняван клиентски обект. Променя се само кой е посредникът.

Посредничеството не винаги е грешно

Някои ситуации наистина изискват мениджър, HR специалист или юридически експерт. Целта на одита не е да премахне хората от процеси, които изискват преценка.

Проблемът е когато човек се използва само като преносител на информация между служителя и системата.

Как може да изглежда директният достъп

Служителят използва познат мобилен канал за график, отпуск, присъствие, обучение и HR въпроси. Системата идентифицира човека и предпочитания език и насочва информацията към правилния административен процес.

Мениджърите и HR остават там, където са нужни одобрение, изключение или преценка, вместо да копират информация между канали.

Как да направите одит на HR Access Gap в 10 процеса на служителя