7 признака, че компанията ви има HR Access Gap
Седем практически сигнала, че HR системите съществуват, но служителите все още не могат да използват HR услугите директно.
· 3 минути четене
Някои компании забелязват HR Access Gap едва след проблем с одит, спор за заплащане или оплакване от ръководител, че прекалено много време отива за администрация. В ежедневната работа обаче предупредителните знаци се появяват много по-рано.
Седемте признака
Всеки от тях се вижда в реалния път на една заявка, а не в презентация за дигитализация.
1. Служителите все още имат нужда от ръководител, за да започнат елементарен HR процес
Ако човек не може сам да поиска отпуск, да зададе HR въпрос или да подаде корекция за присъствие, а трябва първо да намери прекия си ръководител, self-service на практика липсва. Ръководителят се превръща в входна точка към система, до която служителят няма директен достъп.
2. Хартията и Excel все още носят „последната миля“
Компанията може да има модерен HRIS, но на обекта да се използват хартиени формуляри, снимки в WhatsApp и таблици Excel. Това означава, че бекофисът е дигитален, а работният процес на служителя все още е ръчен. Данните се дигитализират едва след като някой ги препише.
3. Служителите не могат сами да видят статуса
Подаването на заявка не е достатъчно. Ако служителят не може да види дали тя е одобрена, отхвърлена, чака решение или липсва документ, започват допълнителни обаждания и съобщения. Всяко запитване за статус е сигнал, че информацията не се връща директно към човека, който я е поискал.
4. Процесът предполага корпоративен имейл или вход в портал
За много deskless роли корпоративният имейл и лаптопът просто не са част от работата. Когато self-service се базира на инструменти, които служителят не използва в ежедневната си работа, формално има достъп, но практическият достъп остава слаб.
5. Многоезичните екипи разчитат на неформален превод
Ако супервайзор или колега трябва устно да превежда правила, инструкции за обучение или отговори от HR, компанията няма надежден директен канал към служителя. Това създава различни версии на едно и също послание и затруднява доказването на това какво е било комуникирано.
6. HR или operations въвеждат едни и същи данни повторно
Когато информацията тръгва от служителя, преминава през мениджър и след това някой я въвежда отново в HR системата, процесът има поне един ненужен handoff. Повторното въвеждане добавя време и създава ново място за грешка.
7. Използването на системата е много по-ниско от очакваното
Ниската употреба често се обяснява с „съпротива към промяната“. Понякога причината е по-проста: системата е удобна за офис служител, но не пасва на работа на смени, на терен или при клиент. Измервайте достъпността на процеса, преди да обвинявате потребителя.
Какво да направите след това
Ако разпознавате три или повече от тези признаци, разгледайте проблема като въпрос на оперативен модел, а не само на софтуер. Проследете конкретни процеси от служителя до системата и обратно. Целта е да премахнете чистото пренасяне на информация, без да премахвате управленските решения, които действително изискват човек.