Comment auditer le HR Access Gap sur 10 processus salariés
Un audit pratique pour vérifier si les salariés sans ordinateur portable ni e-mail professionnel peuvent initier, suivre et terminer directement les processus RH courants.
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Une entreprise peut disposer d’un HRIS moderne tout en gérant une grande partie de la relation avec les salariés par papier, téléphone et managers intermédiaires.
Cette différence n’apparaît pas dans une liste de logiciels. Elle devient visible lorsque vous suivez un processus réel.
HR Access Gap désigne la distance entre les systèmes RH que l’entreprise possède et les services RH auxquels les salariés peuvent réellement accéder. Il s’agit d’un cadre d’analyse, pas d’un indicateur officiel.
Choisissez un salarié sans infrastructure de bureau
Ne commencez pas par les RH. Choisissez une personne dont le travail ne nécessite ni ordinateur portable ni e-mail professionnel: opérateur de production, ouvrier du bâtiment, employé d’entrepôt, housekeeper ou serveur.
Suivez ensuite ce qui se passe lorsque cette personne a besoin de dix services RH ordinaires.
Les 10 processus
- Savoir quel service ou horaire est prévu la semaine suivante.
- Consulter son solde et demander un congé.
- Corriger un problème de présence.
- Recevoir et terminer une formation obligatoire.
- Prouver que le contenu de la formation a été compris.
- Envoyer un certificat ou un autre justificatif.
- Être informé qu’un document approche de son expiration.
- Demander ce qu’une politique interne prévoit dans une situation précise.
- Recevoir une communication urgente de l’entreprise.
- Vérifier le statut d’une demande déjà envoyée.
Pour chaque processus, tracez le parcours
Qui le démarre ? Quel canal est utilisé ? Combien de personnes servent d’intermédiaires ? Où l’information est-elle ressaisie ? Le salarié voit-il le statut ? Dans quelle langue reçoit-il la réponse ? Quelle preuve reste-t-il à la fin ?
Ne cherchez pas une note parfaite. Cherchez les relais.
Si le salarié dit à son manager qu’il veut un congé, que le manager écrit aux RH, que les RH saisissent la demande dans le système et que la réponse revient par le manager, le back-office peut être digital tandis que l’accès du salarié reste indirect.
Comment appliquer l’audit dans un magasin d’un réseau de distribution
Un exemple concret est plus facile à suivre qu’une description générale. Utilisez-le comme méthode pour mener l’audit, pas comme une description du fonctionnement du retail en général : chaque réseau organise ces processus différemment, et certains en gèrent déjà la majorité en accès direct.
Prenez une personne qui travaille dans un magasin d’un réseau multi-sites. Elle n’a ni ordinateur portable ni e-mail professionnel, parce que son poste ne les exige pas. Le système RH de l’entreprise existe et fonctionne, mais il se trouve au siège. La seule personne de la structure de l’entreprise présente chaque jour dans le magasin est le responsable du magasin.
Suivez les quatre premiers processus de la liste et tracez le parcours de chacun.
- Planning de la semaine suivante : est-il affiché dans le magasin, envoyé dans un groupe ou faut-il demander au responsable ? S’il change le jeudi, qui est informé et par quel canal ?
- Solde et demande de congé : le salarié peut-il consulter son solde lui-même ou doit-il demander ? La demande entre-t-elle directement dans le système ou quelqu’un la saisit-il à sa place ?
- Correction de présence : qui l’initie, quel motif reste enregistré et combien de temps après l’événement arrive-t-elle dans le système ?
- Statut d’une demande déjà envoyée : le salarié peut-il le vérifier lui-même ou doit-il à nouveau demander à la même personne ?
Si la plupart de ces réponses passent par le responsable du magasin, vous avez trouvé le schéma recherché par l’audit. Cela ne signifie pas que le processus fonctionne mal. Cela signifie qu’entre le salarié et le système, la qualité de l’accès dépend de la disponibilité d’un intermédiaire.
Le même exercice fonctionne de la même manière dans une usine, un entrepôt ou sur un site client surveillé. Seule l’identité de l’intermédiaire change.
L’intermédiation n’est pas toujours mauvaise
Certaines situations nécessitent réellement un manager, un spécialiste RH ou un expert juridique. Le but de l’audit n’est pas d’enlever les personnes des processus qui demandent du jugement.
Le problème apparaît lorsqu’une personne sert uniquement à transporter l’information entre le salarié et le système.
À quoi peut ressembler un accès direct
Le salarié utilise un canal mobile familier pour les plannings, les congés, la présence, la formation et les questions RH. Le système identifie la personne et sa langue préférée, puis oriente l’information vers le processus administratif pertinent.
Les managers et les RH restent impliqués lorsqu’une validation, une exception ou une décision est nécessaire, au lieu de copier les informations d’un canal à l’autre.