Documents & conformité
Savoir ce qui est valide, ce qui expire et où se trouve la preuve
RevoHR rattache les documents, certifications et dates d'expiration au dossier du collaborateur, avertit avant l'expiration d'une certification et conserve les politiques de l'entreprise dans une bibliothèque depuis laquelle les collaborateurs peuvent obtenir des réponses.
- Documents et certifications du collaborateur
- Dates d'expiration suivies dans le dossier
- Bibliothèque de politiques et documents de l'entreprise
- Preuves de formation, documents et présence au même endroit
Une certification n'est utile que si vous savez qu'elle est encore valide
Le document et sa date d'expiration sont rattachés au collaborateur, pas à un dossier portant son nom.
Chaque dossier collaborateur comporte une section Documents. Un document est chargé avec un type et, lorsqu'il s'agit d'une certification, il contient aussi le nom de la certification et la date d'expiration qui déclenche les alertes.
Après le chargement, RevoHR lit le document et tente d'identifier la date d'expiration et le nom de la certification. Le document passe par les statuts pending, processing puis suggested, et un panneau de vérification prérempli apparaît avec ce qui a été trouvé. Rien n'est enregistré dans le dossier tant qu'une personne ne confirme pas.
C'est volontaire. Une date extraite automatiquement que personne n'a vérifiée est pire qu'une absence de date, car l'intérêt de ce champ est précisément de pouvoir s'y fier.
Ce qui est rattaché au dossier collaborateur
- Contrats
- Pièces d'identité
- Certifications, permis et licences avec date d'expiration
- Tout autre document qui doit rester rattaché à la personne
Voir les expirations avant qu'elles ne deviennent le problème de demain
Les dates d'expiration sont codées par couleur dans le dossier : rouge après expiration, orange pendant la période d'alerte. RevoHR avertit avant l'expiration d'une certification, et non après que quelqu'un l'a découverte sur site.
La différence opérationnelle est faible mais importante : un renouvellement lancé assez tôt est une tâche administrative ; le même renouvellement découvert le matin d'un planning devient un problème de staffing.
Les trois états, présentés comme une illustration — pas une capture d'écran
Expiré
Rouge dans le dossier collaborateur. Ce que le document autorisait n'est plus couvert et le renouvellement est déjà en retard.
Dans la période d'alerte
Orange. Encore valide, mais assez proche de l'expiration pour que le renouvellement reste une tâche administrative au lieu d'un appel urgent le matin d'un planning.
Valide
Aucun indicateur. La date est enregistrée, donc la prochaine alerte arrive sans que quelqu'un doive la noter manuellement.
Conserver le document avec le collaborateur auquel il appartient
Un certificat dans un dossier e-mail est une preuve difficile à retrouver sous pression. Rattaché au dossier du collaborateur, il se trouve à côté de son historique de présence, de ses absences, de ses résultats de formation et de son fil WhatsApp — précisément les éléments que l'on demande ensemble en pratique.
Lorsqu'une politique d'absence exige un justificatif, le même principe s'applique : un certificat médical reste attaché à la demande d'absence qu'il justifie.
Les politiques de l'entreprise vont dans une bibliothèque, et c'est cette bibliothèque qui fournit les réponses
Ce n'est pas la même chose que les documents d'un collaborateur. Manuels, procédures, directives, formulaires, modèles et documents de conformité sont stockés dans une bibliothèque d'entreprise, chacun avec une catégorie et un statut, jusqu'à 50 MB par fichier. Rien dans cette bibliothèque n'appartient à une seule personne.
La bibliothèque sert à retrouver l'information. Après le chargement, RevoHR indexe le document pour que l'assistant puisse répondre à partir de son contenu, et la colonne de statut indique l'avancement. Lorsqu'une politique est mise à jour, la version précédente est archivée plutôt que supprimée, ce qui conserve l'historique.
La bibliothèque est la base de connaissances derrière les questions RH dans WhatsApp. Ce n'est pas l'endroit où se trouvent le contrat ou la certification d'un collaborateur — ceux-ci restent dans son dossier, avec leurs dates d'expiration.
Ajouter le document suffit pour le mettre en service
Envoyer un PDF par e-mail à 300 personnes ne rend pas une politique réellement accessible. Le collaborateur pose une question simple dans WhatsApp — par exemple combien de temps à l'avance faut-il demander un congé — et l'assistant répond à partir de vos propres documents, dans la langue du collaborateur, en nommant le document source. Il n'y a pas de base de connaissances séparée à rédiger et maintenir en parallèle des documents déjà existants.
Deux comportements sont à connaître. Un document partagé avec un collaborateur expire après 60 minutes, de sorte qu'un lien transféré hors de l'entreprise ne reste pas ouvert. Et l'assistant répond à partir du contenu de la bibliothèque, ce qui signifie qu'un manuel obsolète produit des réponses tout aussi obsolètes.
Formation, certifications et présence au même endroit
Savoir si un collaborateur peut travailler sur un site dépend rarement d'un seul champ. Il faut généralement une formation terminée, une certification valide et des données de présence pour les jours concernés.
RevoHR rassemble ces éléments : formation terminée, statut des certifications et preuve de présence au même endroit, pour une personne ou pour toute la main-d'œuvre d'un client. Rien n'a besoin d'être préparé à l'avance, car tout est déjà rattaché aux mêmes personnes.
Pour les sociétés de staffing, les exigences sont propres à chaque client
Un site client a souvent sa propre induction, ses formations obligatoires et ses exigences documentaires, et la même personne peut être affectée à plusieurs clients au cours d'une année.
Comme l'exigence est suivie au niveau du collaborateur et que son dossier contient son site et son équipe, les preuves pour un client peuvent être consultées dans les mêmes enregistrements plutôt que dans un fichier séparé par client.
Le document important dépend du site
Exemples opérationnels
Industrie
Autorisations pour machines et équipements, avec la date d'expiration qui détermine qui peut exploiter la ligne demain.
Construction
Inductions de chantier et certificats d'équipement pour des équipes qui changent de projet toutes les quelques semaines.
Hôtellerie-restauration
Certificats de santé et de sécurité alimentaire, où la question est de savoir qui reste valide pour le planning de demain.
Intérim et outsourcing
Permis de travail et inductions propres au client, rattachés au collaborateur plutôt que conservés dans un dossier au nom du client.
Ce que cela remplace
| Processus actuel | Approche RevoHR |
|---|---|
| Dates d'expiration dans un tableur | Expiration suivie sur le document du collaborateur |
| Certificats dans un dossier e-mail | Document rattaché au dossier collaborateur |
| PDF de politiques dispersés entre lecteurs et boîtes mail | Une bibliothèque depuis laquelle l'assistant répond |
| Preuve de formation vérifiée séparément des documents | Formation, certifications et présence au même endroit |
| Preuves client assemblées manuellement à la demande | Les enregistrements contiennent déjà site, équipe et statut |
Les documents ne sont utiles que s'ils sont à jour
C'est vrai pour un manuel à partir duquel l'assistant répond comme pour un permis dans le dossier d'un collaborateur. Les deux ont leur place dans le système utilisé tous les jours plutôt que dans celui que quelqu'un doit penser à ouvrir.
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Questions fréquentes
- Quels types de documents collaborateurs RevoHR peut-il suivre ?
- Contrats, pièces d'identité et certifications, permis ou licences, ainsi que tout autre document qui doit rester rattaché à une personne. Chaque document a un type et une certification comporte également son nom et sa date d'expiration.
- RevoHR peut-il suivre les dates d'expiration ?
- Oui. La date d'expiration est enregistrée sur le document dans le dossier collaborateur et déclenche les alertes. Les dates sont codées par couleur — rouge après expiration, orange pendant la période d'alerte — et RevoHR avertit avant qu'une certification n'expire.
- RevoHR aide-t-il à renseigner la date d'expiration ?
- Oui. Après le chargement, RevoHR lit le document et propose la date d'expiration et le nom de certification détectés. La proposition apparaît dans un panneau de vérification et rien n'est enregistré tant qu'une personne ne confirme pas.
- Les politiques de l'entreprise peuvent-elles être stockées dans RevoHR ?
- Oui. Manuels, procédures, directives, formulaires, modèles et documents de conformité sont stockés dans la bibliothèque de l'entreprise, chacun avec une catégorie et un statut, jusqu'à 50 MB par fichier. Lorsqu'une politique est mise à jour, la version précédente est archivée au lieu d'être supprimée.
- Ces documents peuvent-ils servir aux questions RH multilingues ?
- Oui. Les documents chargés sont indexés afin que l'assistant puisse répondre à partir de leur contenu. Le collaborateur pose sa question dans WhatsApp dans sa langue et reçoit la réponse dans cette même langue, avec le document source cité.
- La vue de conformité signifie-t-elle que RevoHR garantit la conformité juridique ?
- Non. RevoHR rassemble formation terminée, statut des certifications et preuve de présence au même endroit pour que les RH voient la situation. Il ne remplace pas un conseil juridique et ne détermine pas si votre entreprise respecte toutes les lois applicables.