Quelles informations sont conservées dans le dossier d'un collaborateur ?

Nom, numéro de téléphone, langue préférée, poste, département, équipe, site, manager, rôle et statut, ainsi que des informations facultatives comme la date de naissance, la nationalité, l'identifiant national, l'adresse, le contact d'urgence, les notes, la date d'embauche et une date de départ programmée. Les documents, soldes d'absence, historique de présence et fil WhatsApp sont rattachés au même dossier.

Chaque collaborateur a-t-il besoin d'un compte RevoHR ?

Non. Les collaborateurs n'ont pas de login. Ils interagissent via WhatsApp avec leur propre numéro de téléphone, qui est l'adresse utilisée par RevoHR pour leur envoyer des messages. Il n'y a donc aucune application à installer ni aucun mot de passe à gérer.

Les exigences d'onboarding peuvent-elles dépendre du rôle ou du site client ?

Oui. Les formations obligatoires peuvent être affectées automatiquement selon le rôle ou le site où travaille la personne, afin qu'une nouvelle recrue reçoive ce que son poste exige sans sélection manuelle.

Les sociétés de staffing peuvent-elles séparer les main-d'œuvres de leurs clients ?

Oui. Plusieurs main-d'œuvres clientes peuvent être gérées depuis une seule interface, tout en gardant séparés les collaborateurs, documents et reporting de chaque client. Le site client est un site et l'équipe client une équipe, de sorte que listes, plannings, présence et formations peuvent être filtrés par client.

Gestion des collaborateurs

Un seul dossier derrière chaque planning, absence et échange RH

RevoHR regroupe dans un même dossier les informations opérationnelles dont les RH ont besoin pour chaque collaborateur : rôle, manager, équipe, site, langue préférée, documents, formations et traces créées au fil du travail.

Dossier collaborateur avec rôle, équipe, site et manager
La langue préférée pilote l'expérience du collaborateur
Organigramme et structure hiérarchique
Onboarding lié au rôle et au site client

Liste des employés dans RevoHR avec poste, département, nationalité, site et statut pour chaque personne, filtres sur ces colonnes et recherche par nom, téléphone ou e-mail. — La liste des employés dans la plateforme web RevoHR, filtrable par poste, département, nationalité, site et statut.Données de démonstration.

Le dossier collaborateur est le point de départ du reste du système

Le dossier n'est pas une archive. Les autres modules utilisent ses données.

Le poste renseigné dans le dossier est comparé aux besoins d'effectif d'un planning. Si une plage de travail nécessite deux caristes, ils peuvent être affectés à partir des données enregistrées plutôt que de mémoire. L'équipe permet d'affecter tout un groupe en une seule fois. Le site sert de référence pour la zone géographique utilisée lors du pointage.

Le manager n'est pas non plus un simple champ d'information : il reçoit les demandes d'absence, les demandes de changement de planning et les signalements de retard du collaborateur. Une fois renseigné, le routage suit cette structure.

Quatre informations seulement sont obligatoires pour créer un collaborateur : prénom, nom, numéro de téléphone et langue préférée. Le numéro de téléphone est son adresse WhatsApp, et tout ce qu'il reçoit y est envoyé.

Ce que contient un dossier collaborateur

Informations

Identité, informations professionnelles, contact d'urgence et notes, avec date d'embauche et, si besoin, une date de départ future.

Documents

Contrats, pièces d'identité et certifications, chacun avec un type et une date d'expiration.

Absences

Droits, jours pris et jours restants par année et type d'absence, avec ajustements enregistrés.

Activité

Historique de présence, d'absences et de conversations pour cette personne.

Chat

Le fil WhatsApp entre votre équipe et le collaborateur, avec accès au message original pour chaque échange.

La langue préférée est une donnée opérationnelle, pas une étiquette

La langue préférée est une caractéristique de la personne, pas un réglage d'affichage sur un écran qu'elle n'ouvre jamais. Elle détermine la langue des réponses de l'assistant, la version des formations reçues, les notifications de planning et les messages liés au pointage.

Elle est définie une seule fois lors de la création du dossier et fait partie des quatre champs obligatoires. Le collaborateur n'a pas à chercher un menu de langue, et les RH n'ont pas à se souvenir de qui lit quoi.

C'est ce qui permet de gérer une main-d'œuvre multilingue depuis une seule plateforme : les RH travaillent avec les dossiers dans une langue, et chaque message destiné au collaborateur arrive dans la sienne.

Formulaire RevoHR d'ajout d'un employé avec les champs obligatoires prénom, nom, numéro de téléphone et langue préférée, ainsi que des champs facultatifs pour le rôle, le poste, le statut, le manager, l'équipe et le département. — Création d'un dossier collaborateur. La langue préférée figure parmi les informations de travail, marquée comme obligatoire, avec la précision qu'elle sert aux formations et aux communications.

Placez les personnes dans la structure où elles travaillent réellement

Département, équipe, poste, site et manager sont des champs distincts parce qu'ils servent à des usages opérationnels différents. Le département sert au filtrage et au reporting, le poste est comparé aux besoins d'effectif des plannings, le site contient les coordonnées utilisées pour vérifier la présence et l'équipe est un groupe nommé avec un responsable qui peut être planifié ou notifié en une seule action.

Une équipe peut être créée depuis sa propre page ou depuis le dossier d'un collaborateur ; il s'agit de la même relation vue depuis deux côtés.

Liste des équipes dans RevoHR montrant cinq équipes, leur responsable, leur nombre de membres et leur statut actif. — Les équipes, chacune avec son responsable et ses membres. Sélectionner une équipe lors de la création d'un planning inclut tous ses membres.

L'organigramme est construit à partir des dossiers, pas maintenu séparément

L'organigramme est généré à partir du champ manager de chaque dossier collaborateur. Il reflète donc des données déjà utilisées par les opérations au lieu d'être un second schéma que quelqu'un doit maintenir. S'il paraît trop plat, ce sont les champs manager qu'il faut compléter.

Il existe en trois vues — organigramme, arbre indenté et liste — avec une recherche qui trouve une personne et déplace la vue jusqu'à sa position. L'organigramme s'exporte en PDF, PNG ou CSV, ce qui couvre généralement les besoins d'un dossier d'intégration ou d'une revue avec un client.

Organigramme RevoHR en vue graphique, avec des cartes employé indiquant nom, poste, département et statut, une ligne hiérarchique vers un collaborateur direct, des commandes pour les vues organigramme, arbre et liste et des boutons d'export PDF, PNG et CSV. — L'organigramme, avec ses trois vues et ses options d'export. La structure affichée n'est complète que dans la mesure où les champs manager le sont.

L'onboarding commence dès la création du dossier

Pas avec un kit de bienvenue qu'il faut remettre en main propre.

1
Créer le dossier
Nom, numéro de téléphone et langue préférée. Le numéro est vérifié et le collaborateur existe dans le système à partir de ce moment.
2
Le placer dans la structure
Équipe, site, département, poste et manager. Cela permet de le planifier et d'acheminer ses demandes vers la bonne personne.
3
Envoyer le message de bienvenue
Un message d'introduction sur WhatsApp dans sa langue préférée. Aucune application à installer, aucun compte à créer, aucun mot de passe.
4
La formation obligatoire est affectée automatiquement
Les formations obligatoires pour le rôle ou le site client peuvent être affectées automatiquement, envoyées sur WhatsApp dans la langue du collaborateur et évaluées. Personne n'a à se souvenir de l'induction encore due à une nouvelle recrue.

Séquence illustrative

dossier créééquipe et sitelangue préféréemessage de bienvenueformation affectée automatiquement

Une agence peut gérer séparément plusieurs main-d'œuvres clientes

Plusieurs main-d'œuvres clientes peuvent être gérées depuis une seule interface, tout en gardant séparés les collaborateurs, les documents et le reporting de chaque client. Un seul accès, sans se déconnecter d'un compte pour répondre à une question sur un autre site.

Un site client est un site et une équipe client est une équipe ; ce sont deux champs du dossier collaborateur. La liste des employés peut donc être filtrée jusqu'aux personnes d'un seul client, tout comme les plannings, les données de présence et les affectations de formation qui en découlent.

Filtrer par siteFiltrer par départementFiltrer par posteFiltrer par nationalitéFiltrer par statutRechercher par nom ou téléphone

Le même dossier répond à une question différente selon l'opération

Exemples opérationnels

Industrie

Associer les postes aux besoins d'effectif des plannings pour remplir une ligne selon les rôles requis plutôt que selon ce dont quelqu'un se souvient.

Construction

Conserver l'équipe, le chantier et le manager dans le dossier lorsque les personnes passent d'un projet à l'autre.

Hôtellerie-restauration

Intégrer un saisonnier dans sa propre langue dès le jour où son dossier est créé.

Intérim et outsourcing

Filtrer la main-d'œuvre d'un client par site et équipe, puis garder les plannings et les dossiers associés filtrés de la même façon.

Ce que cela remplace

Processus actuel	Approche RevoHR
Une liste d'employés différente pour chaque processus	Un seul dossier auquel se rattachent les données opérationnelles
La langue du collaborateur dans une note ou dans la mémoire de quelqu'un	Langue préférée enregistrée dans le dossier
Structure de l'organisation tenue dans un schéma séparé	Manager, équipe, département et site dans le dossier
Onboarding suivi via messages et listes de contrôle	Onboarding lié au dossier, au rôle et au site
Collaborateurs de plusieurs clients dans les mêmes fichiers	Site et équipe client comme champs filtrables

Le reste de la plateforme utilise le même dossier

Planning, présence, absences, formations, documents et assistant WhatsApp se rattachent tous au même collaborateur. C'est pourquoi il vaut la peine de renseigner correctement le dossier dès le départ : une correction ne se fait qu'à un seul endroit.

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Questions fréquentes

Quelles informations sont conservées dans le dossier d'un collaborateur ?: Nom, numéro de téléphone, langue préférée, poste, département, équipe, site, manager, rôle et statut, ainsi que des informations facultatives comme la date de naissance, la nationalité, l'identifiant national, l'adresse, le contact d'urgence, les notes, la date d'embauche et une date de départ programmée. Les documents, soldes d'absence, historique de présence et fil WhatsApp sont rattachés au même dossier.
Chaque collaborateur a-t-il besoin d'un compte RevoHR ?: Non. Les collaborateurs n'ont pas de login. Ils interagissent via WhatsApp avec leur propre numéro de téléphone, qui est l'adresse utilisée par RevoHR pour leur envoyer des messages. Il n'y a donc aucune application à installer ni aucun mot de passe à gérer.
RevoHR peut-il enregistrer la langue préférée du collaborateur ?: Oui, et elle fait partie des quatre champs obligatoires du dossier. Elle détermine la langue des réponses de l'assistant, la version des formations, les notifications de planning et les messages liés à la présence.
Les collaborateurs peuvent-ils être affectés à des équipes, managers et sites ?: Oui. Équipe, manager, département, poste et site sont des champs du dossier. Le manager reçoit les demandes d'absence, les demandes de changement de planning et les signalements de retard, et l'organigramme est généré à partir du champ manager.
Les exigences d'onboarding peuvent-elles dépendre du rôle ou du site client ?: Oui. Les formations obligatoires peuvent être affectées automatiquement selon le rôle ou le site où travaille la personne, afin qu'une nouvelle recrue reçoive ce que son poste exige sans sélection manuelle.
Les sociétés de staffing peuvent-elles séparer les main-d'œuvres de leurs clients ?: Oui. Plusieurs main-d'œuvres clientes peuvent être gérées depuis une seule interface, tout en gardant séparés les collaborateurs, documents et reporting de chaque client. Le site client est un site et l'équipe client une équipe, de sorte que listes, plannings, présence et formations peuvent être filtrés par client.