RevoHR
    Înapoi la blogHR Access Gap

    Audit HR Access Gap: 10 procese pe care să le urmărești de la angajat până în sistem

    Un audit practic pentru a vedea dacă angajații fără laptop și email corporate pot iniția, urmări și finaliza procese HR direct.

    · 3 minute de citit

    Acces HR pe telefon și proces administrativ analizat în birou

    O companie poate avea un HRIS modern și, în același timp, să gestioneze o parte mare din relația cu angajații prin hârtie, telefon și manageri intermediari.

    Diferența nu se vede într-o listă de aplicații. Se vede urmărind un proces real.

    RevoHR definește HR Access Gap ca distanța dintre sistemele HR pe care compania le deține și serviciile HR pe care angajații le pot accesa efectiv. Este un framework de analiză, nu o statistică de piață și nu un scor oficial.

    Alege un angajat fără infrastructură de birou

    Nu porni de la HR. Alege o persoană pentru care laptopul și emailul corporate nu fac parte din job: operator într-o fabrică, muncitor pe șantier, lucrător într-un depozit, lucrător într-un magazin, housekeeper sau ospătar.

    Urmărește ce se întâmplă când are nevoie de zece lucruri obișnuite.

    Cele 10 procese

    1. Află ce tură are săptămâna viitoare.
    2. Verifică soldul și cere concediu.
    3. Corectează o problemă de pontaj.
    4. Primește și finalizează un training obligatoriu.
    5. Demonstrează că a înțeles materialul.
    6. Trimite un certificat sau alt document.
    7. Află că un document urmează să expire.
    8. Întreabă ce spune politica firmei despre o situație concretă.
    9. Primește o comunicare urgentă de la companie.
    10. Verifică statusul unei cereri deja trimise.

    Pentru fiecare proces, notează traseul

    Cine îl inițiază? Ce canal este folosit? Câte persoane intermediază? Unde este introdusă din nou informația? Angajatul vede statusul? În ce limbă primește răspunsul? Ce dovadă rămâne la final?

    Nu căuta un scor perfect. Caută handoff-urile.

    Dacă un angajat spune managerului că vrea concediu, managerul scrie pe WhatsApp către HR, HR introduce cererea în sistem, iar răspunsul revine prin manager, procesul este digital la capăt, dar accesul angajatului este indirect.

    Cum arată auditul într-un magazin dintr-o rețea

    Un exemplu concret ajută mai mult decât o descriere generală. Îl folosim aici ca mod de a rula auditul, nu ca descriere a felului în care funcționează retailul: fiecare rețea își organizează altfel procesele, iar unele rezolvă deja direct cele mai multe dintre ele.

    Ia o persoană care lucrează într-un magazin dintr-o rețea cu mai multe locații. Nu are laptop și nu are email corporate, pentru că rolul ei nu le presupune. Sistemul HR al companiei există și este complet funcțional, dar se află la sediul central. Singura persoană din structura companiei prezentă zilnic în magazin este managerul de magazin.

    Rulează primele patru procese din listă și notează traseul fiecăruia.

    • Tura de săptămâna viitoare: este afișată în magazin, trimisă într-un grup sau trebuie întrebat managerul? Dacă se schimbă joi, cine află și pe ce cale?
    • Soldul și cererea de concediu: angajatul își poate vedea singur soldul sau întreabă? Cererea intră în sistem direct sau o introduce altcineva în locul lui?
    • Corecția de pontaj: cine o inițiază, ce motiv rămâne atașat și la cât timp după eveniment ajunge în sistem?
    • Statusul unei cereri deja trimise: poate fi verificat de angajat sau presupune să întrebe din nou aceeași persoană?

    Dacă răspunsul la majoritatea acestor întrebări trece prin managerul de magazin, ai găsit exact tiparul pe care îl caută auditul. Nu înseamnă că procesul funcționează prost. Înseamnă că, între angajat și sistem, calitatea accesului depinde de disponibilitatea unui intermediar.

    Același exercițiu se rulează la fel într-o fabrică, într-un depozit sau la un obiectiv păzit. Se schimbă doar cine este intermediarul.

    Intermedierea nu este întotdeauna greșită

    Unele situații au nevoie de manager, HR sau expert juridic. Scopul auditului nu este să elimine oamenii din procesele care cer judecată.

    Problema apare când un om este folosit numai ca transportator de informație între angajat și sistem.

    Ce arată datele RevoHR Research și ce nu arată

    Rapoartele despre manufacturing, construcții, logistică și ospitalitate descriu sectoare cu sute de mii de salariați și amprente multi-site. Raportul european arată și diferențe importante de program și lucru în weekend.

    Aceste date justifică întrebarea despre acces, dar nu măsoară HR Access Gap într-o companie. Auditul trebuie făcut pe procesele proprii.

    Cum poate arăta un flux cu acces direct

    Angajatul folosește WhatsApp pentru program, concediu, check-in, training și întrebări HR. Platforma identifică persoana și limba preferată, iar informația ajunge direct în procesul administrativ relevant.

    Managerul și HR-ul intervin acolo unde este nevoie de aprobare, excepție sau judecată, nu pentru a copia mesaje dintr-un canal în altul.

    Citește și

    Surse

    Transformă cele 10 procese într-un audit intern

    Poți transforma cele zece procese de mai sus într-un worksheet intern. Pentru fiecare, notează canalul, handoff-urile și reintroducerile manuale. Apoi alege două fluxuri cu cel mai mare număr de pași și urmărește-le într-un demo RevoHR.