Automatizarea proceselor HR
Managerul de șantier nu ar trebui să devină departamentul HR al echipei
În companiile cu oameni pe șantiere, în fabrici, depozite sau pe teren, cererile administrative ajung frecvent la managerul operațional. El caută informația, urmărește documentul și îl dă înapoi angajatului. Când datele HR sunt accesibile, o parte din aceste procese poate fi construită cap la cap fără ca oamenii să mai transporte manual informația între sisteme.
- Datele companiei rămân disponibile
- Mai puțină muncă repetată
- Procese între sisteme existente
- Întrebări directe către date
Managerul de locație ajunge să facă muncă administrativă pe care nimeni nu o numără
Pe un șantier cu mai multe echipe, într-o fabrică sau într-un depozit, managerul este adesea primul om la care ajunge o cerere HR. Un angajat are nevoie de o adeverință de salariat pentru bancă. Altul cere o adeverință de venit. În septembrie apar cereri pentru școală sau grădiniță. Fiecare pare o solicitare mică.
De aici începe o muncă mai mare decât formularul propriu-zis. Managerul află exact ce document trebuie, caută informațiile, scrie către HR, verifică dacă lipsește ceva, urmărește persoana care trebuie să confirme sau să semneze și revine la angajat. Timpul acesta nu apare într-un proiect de HR. Apare în ziua managerului.
Într-o companie cu mai multe șantiere sau puncte de lucru, același model se repetă simultan. Costul real nu este adeverința.
Este timpul operațional consumat pentru a muta informația din locul în care există în locul în care este nevoie de ea.
Software-ul central poate fi digitalizat perfect, iar cererea angajatului să rămână tot manuală
Imaginați-vă un angajat pe un șantier. Are telefonul la el și lucrează într-o echipă care își petrece ziua în teren. Când are nevoie de un document HR, nu se așază la un laptop al companiei ca să caute aplicația potrivită. Îl întreabă pe șeful de echipă.
La fel se întâmplă într-o fabrică în schimbul trei sau într-un depozit la începutul turei de dimineață. Aici apare diferența dintre administrarea digitală și accesul real la HR.
Un sistem HR poate fi foarte bun pentru oamenii de la birouri și, în același timp, să lase constructorul de pe schelă dependent de manager pentru o cerere simplă. Laptopul și emailul corporate nu fac parte din toate rolurile. Nu este o problemă a angajatului.
Este realitatea locului de muncă.
Dacă cererea începe printr-o conversație cu managerul, digitalizarea administrării centrale rezolvă doar o parte din proces. Automatizarea utilă începe atunci când solicitarea poate porni de la persoana care are nevoie de document și poate ajunge la informațiile pe care compania le deține deja.
O adeverință arată cum poate fi construit un proces complet fără retastarea acelorași valori
Să luăm ca exemplu o adeverință de salariat pentru bancă.
Angajatul cere documentul de pe telefon. Compania are deja propriul model, iar datele necesare există deja în organizație. Unele informații țin de profilul angajatului.
Altele pot veni din sistemul de salarizare, din datele despre perioada lucrată sau din evidențele pe care compania le folosește pentru absențe.
Pe o platformă deschisă se poate implementa un flux care adună valorile necesare, le pune în modelul companiei și duce documentul prin circuitul pe care organizația îl folosește. La final, documentul poate reveni la angajat pe WhatsApp.
Importantă nu este adeverința în sine. Important este modelul: cererea pornește de la angajat, datele există deja, iar managerul nu mai trebuie să fie persoana care caută fiecare valoare și o transportă manual dintr-un sistem în altul.
Același principiu poate fi aplicat și altor documente repetitive. Nu este nevoie ca fiecare formular să devină o funcție separată a platformei. Este suficient ca informația necesară să poată fi folosită în procesul construit de companie.
- 1
Cererea angajatului
Angajatul cere documentul de pe telefon.
- 2
Modelul companiei
Se folosește modelul propriu al companiei.
- 3
Preluarea datelor
Valorile cerute de document sunt citite din sistemele care le dețin deja.
- 4
Circuitul intern
Documentul urmează circuitul stabilit de companie.
- 5
Livrarea documentului
Rezultatul ajunge la angajat prin WhatsApp.
Șaisprezece cereri de câte treizeci de minute înseamnă o zi de muncă
O cerere poate părea foarte ieftină dacă măsurați doar cele două minute în care cineva completează câmpurile.
Dar procesul complet include altceva. Cererea trebuie înțeleasă. Informațiile trebuie găsite. Uneori se așteaptă răspuns de la alt departament. Documentul ajunge la persoana potrivită. Angajatul întreabă când este gata.
Folosiți 30 de minute ca ipoteză pentru compania dumneavoastră.
Nu este o economie promisă de RevoHR. Este doar aritmetică.
Dacă procesul dumneavoastră durează 12 minute, folosiți 12. Dacă durează 45, folosiți 45. Mai important, cererile nu vin întotdeauna uniform. Adeverințele pentru școală și grădiniță se pot concentra într-o anumită perioadă, iar cele pentru bancă sau credit apar în alte momente.
Întrebarea utilă pentru un director general este simplă: câte astfel de cereri trec lunar prin managerii companiei și cât timp operațional consumă în total?
Aceeași problemă apare de fiecare dată când aceeași informație trebuie introdusă sau verificată din nou
Documentele sunt doar exemplul cel mai vizibil. Odată ce datele despre oameni sunt accesibile, aceeași logică poate fi aplicată altor procese administrative.
Firul comun este simplu: informația există deja. Costul apare atunci când oamenii trebuie să o copieze, să o compare și să o mute manual între procese care ar putea folosi aceeași sursă.
Angajare
Angajatul este introdus o dată, iar informația necesară poate fi folosită și în celelalte evidențe ale companiei. Consecința practică este că HR nu mai trebuie să mențină manual aceeași persoană în mai multe locuri și să verifice ulterior dacă numele, locația, rolul sau data începerii coincid peste tot.
Plecare
Data plecării este înregistrată, iar evidențele care au nevoie de această informație pot reflecta noua situație. Într-o companie distribuită, asta reduce riscul ca aceeași persoană să rămână activă în procese operaționale doar pentru că o actualizare nu a ajuns la echipa potrivită.
Pontaj și salarizare
Orele, prezența și absențele pot ajunge în procesul de salarizare ca date. Sistemul de salarizare adaugă tarifele și regulile de calcul. RevoHR deține orele, nu salariile. Valoarea este că procesul financiar poate porni de la o bază de timp deja structurată, în loc ca orele să fie reconstruite din fișiere și copii succesive.
Documente cu termen
Datele relevante pot fi folosite într-un proces în care ceea ce necesită atenție ajunge în fața persoanei potrivite. În loc ca HR să verifice periodic o listă întreagă, procesul poate pune accent pe elementele care se apropie de termen și pe următoarea acțiune necesară.
Managementul ar trebui să vadă abaterile, nu să primească încă un dashboard
RevoHR are o informație interesantă pentru management deoarece vede atât graficul, cât și prezența. Asta permite întrebări precum: unde au fost planificate 900 de ore și s-au realizat 1.040? În ce locații există oameni care lucrează în afara graficului? Unde apar frecvent diferențe între oamenii programați și cei care fac efectiv check-in?
RevoHR deține orele. Sistemul de salarizare deține tarifele și calculul financiar. Când informațiile sunt folosite împreună, compania poate construi o imagine mai apropiată de costul operațional fără să ceară RevoHR să devină sistem de payroll.
Pentru management, valoarea este în excepții. Nu este nevoie ca directorul să deschidă patruzeci de grafice dacă întrebarea reală este care trei locații sau ture au ieșit semnificativ din plan.
| Întrebare | Date | Nivel |
|---|---|---|
| Unde avem cele mai mari diferențe între plan și realitate? | grafic plus prezență | locație, tură, persoană |
| Unde se repetă ore peste plan? | ore planificate plus ore realizate | săptămână, locație, tură |
| Ce necesită atenție acum? | traininguri și documente relevante | angajat, locație, termen |
Directorul poate pune întrebarea direct în loc să ceară HR-ului un nou Excel
Să presupunem că directorul întreabă: câți oameni sunt programați mâine în toate locațiile?
Într-un model clasic, cineva deschide mai multe surse, combină datele și pregătește răspunsul. Cinci minute mai târziu vine întrebarea următoare: unde avem cele mai multe abateri față de săptămâna trecută?
Când datele sunt accesibile, agenți AI externi precum Claude, ChatGPT sau Gemini pot fi conectați la platformă, astfel încât managerul să poată formula direct întrebarea.
Agenții interni RevoHR au alt rol. Ei lucrează pentru angajat și răspund la întrebări folosind informația companiei. Agenții externi lucrează pentru management, HR și oamenii care administrează sistemele. Sunt două niveluri diferite.
Pentru director, ideea este simplă: în loc să ceară construirea unui raport nou pentru fiecare întrebare, poate întreba datele care există deja.
Platforma deschisă face posibil ca informația HR să continue în restul companiei
Nu trebuie ca un singur produs să facă tot.
Sistemul de salarizare poate continua să calculeze salariile. Sistemele interne ale companiei pot rămâne acolo unde sunt. Instrumentele de raportare pot continua să fie folosite de management.
RevoHR contribuie cu informația din procesele operaționale ale angajaților: grafic, prezență, pontaj, concedii, training și documente. Angajatul are, în același timp, un punct practic de acces prin telefon.
Când datele pot fi folosite mai departe, compania poate construi procese între aceste componente fără să transforme oamenii în mecanismul de transfer. Asta este diferența dintre simplul export al unui fișier și un proces în care informația poate continua către următorul pas.
Aceasta este și ideea paginii Platformă deschisă: datele companiei rămân utilizabile, iar sistemele care funcționează deja își pot păstra rolul.
Primul proces de automatizat este probabil unul pe care managerii îl fac deja săptămânal
Nu trebuie început cu o transformare mare. De fapt, proiectele cele mai ușor de evaluat sunt adesea procesele mici, repetitive și foarte clare: există o cerere, există câteva surse de informație și există un rezultat pe care cineva îl pregătește manual.
Întrebați managerii de șantier, de fabrică sau de depozit ce fac repetitiv pentru angajați. Ce document caută mereu? Ce informație preiau din alt sistem? Ce tabel refac înainte de salarizare?
Ce întrebare primesc de zece ori într-o lună?
Apoi măsurați drumul complet. Cine pornește cererea? Câte persoane o ating? În câte sisteme trebuie căutată informația? Cât timp trece până la rezultat?
Cât din acest timp este lucru efectiv și cât este așteptare sau follow-up?
Un proces bun pentru automatizare are de obicei trei caracteristici: se repetă suficient de des încât oamenii îl recunosc imediat, informația necesară există deja în companie și rezultatul final este clar.
Asta oferă și un mod pragmatic de a începe. Nu cu „transformarea HR”, ci cu o sarcină despre care managerii pot spune exact: asta facem de douăzeci de ori pe lună și nu ar trebui să mai necesite cinci intervenții umane.
Întrebări frecvente despre automatizarea proceselor HR
- Trebuie să schimbăm sistemele existente pentru a automatiza astfel de procese?
- Punctul de plecare sunt tocmai sistemele și informațiile existente. Procesul se definește în jurul rezultatului dorit și al datelor pe care compania le deține deja.
- Pot managerii să folosească Claude, ChatGPT sau Gemini pentru a analiza datele RevoHR?
- Agenți AI externi precum Claude, ChatGPT sau Gemini pot fi conectați pentru întrebări și analiză. Agenții interni RevoHR rămân un nivel separat orientat către angajați.
- Ce informație oferă RevoHR procesului de salarizare?
- RevoHR oferă orele planificate și înregistrate, împreună cu informațiile relevante despre prezență și absențe. Sistemul de salarizare adaugă tarifele, regulile și calculul financiar.
Ce documente emite compania dumneavoastră cel mai des?
Spuneți-ne care sunt cele două sau trei documente pe care angajații le cer cel mai frecvent și aproximativ câte cereri aveți într-o lună. Putem porni de acolo și analiza ce parte a procesului poate fi construită folosind informația pe care compania o are deja.