Absenteismul: cum îl măsori ca să însemne ceva pentru operațiune
Formula ratei de absenteism, diferența dintre absențele planificate și neplanificate și de ce media lunară poate ascunde problemele de pe ture.
· 5 minute de citit
O companie poate spune că are „3% absenteism” și, în același timp, să aibă două realități complet diferite. Într-o locație, absențele pot fi distribuite relativ uniform și ușor de absorbit. În alta, aproape toate pot apărea luni dimineața, în schimbul de noapte sau într-o echipă care are deja personal la limită.
Același procent. Altă problemă.
De aceea rata de absenteism este utilă numai dacă știm exact ce măsurăm și dacă o coborâm suficient de aproape de operațiunea reală.
Începe cu definiția, nu cu formula
Înainte să calculezi procentul, stabilește ce intră în „absență”.
Concediul de odihnă aprobat cu trei săptămâni înainte nu produce același tip de problemă ca o absență neanunțată la începutul schimbului. Ambele înseamnă că persoana nu este la muncă, dar numai una dintre ele este o surpriză pentru planificare.
De aceea este util să separi cel puțin:
- concediul planificat;
- concediul medical;
- absența neanunțată;
- alte absențe autorizate;
- alte absențe neautorizate.
Organizațiile pot folosi definiții diferite în funcție de scopul raportării. Important este ca formula să fie stabilă în timp și categoriile să fie clare.
Formula de bază pentru absențele neplanificate
Dacă scopul este să vezi cât timp programat ai pierdut din cauza absențelor neplanificate, o formulă simplă este:
Rata absențelor = ore programate pierdute / total ore programate × 100
Să presupunem că într-o lună angajații unei locații aveau programate 16.000 de ore. Din cauza absențelor pe care ai decis să le incluzi în indicator s-au pierdut 320 de ore.
320 / 16.000 × 100 = 2%
Rata este 2%.
Acest 2% nu înseamnă că 2% dintre oameni au lipsit. Înseamnă că 2% din timpul programat, conform definiției tale, nu a fost lucrat.
De ce media lunară poate ascunde problema
Pentru payroll sau raportarea de management, procentul lunar este convenabil. Pentru managerul care trebuie să deschidă o linie la 06:00, poate fi prea târziu și prea agregat.
Imaginează-ți două luni cu exact aceeași rată de 2%.
În prima, absențele sunt distribuite pe 20 de zile și aproape niciodată nu duc echipa sub necesarul minim.
În a doua, jumătate din orele pierdute apar în trei zile de luni și afectează aceeași tură.
Matematic, rezultatul lunar poate fi identic. Operațional, al doilea caz este mult mai dificil.
Asta înseamnă că indicatorul ar trebui analizat și după locație, echipă, schimb, zi a săptămânii și rol.
Durata și frecvența spun lucruri diferite
Doi angajați pot avea fiecare 40 de ore de absență într-un trimestru.
Primul lipsește cinci zile consecutive.
Al doilea lipsește de cinci ori câte o zi.
Numărul de ore pierdute este același. Pentru planificare, comportamentul este diferit. Un bloc lung poate fi înlocuit mai ușor printr-o soluție temporară. Cinci absențe scurte și imprevizibile pot produce cinci probleme distincte de acoperire.
De aceea merită urmărite separat:
- Durata — câte ore sau zile s-au pierdut.
- Frecvența — câte episoade distincte au existat.
Nu este nevoie să forțezi aceste două dimensiuni într-un singur scor.
Cel mai important indicator poate fi altul
Dacă obiectivul este operațional, există o întrebare și mai concretă:
În câte ture am coborât sub necesarul minim de personal din cauza absențelor?
Acest indicator leagă direct lipsa oamenilor de efectul asupra activității.
Poți avea o rată de absență mai mare într-un departament cu mult buffer și să nu afectezi producția. În alt departament, o rată aparent mică poate fi critică dacă lipsește exact rolul de care depinde pornirea operațiunii.
Comparația corectă începe cu propriile date
Întrebarea „care este o rată normală de absenteism?” pare firească, dar un benchmark extern nu îți spune dacă tu ai o problemă luni dimineața pe schimbul I.
Înainte să cauți o medie de industrie, compară:
- aceeași locație în timp;
- schimbul de zi cu schimbul de noapte;
- echipe similare;
- roluri similare;
- perioade comparabile;
- absențele planificate cu cele neplanificate.
Abia după aceea un benchmark extern capătă context.
De la pontaj la un indicator care poate fi folosit
Ca să măsori absențele corect, ai nevoie mai întâi de legătura dintre cine trebuia să fie la muncă și cine a fost efectiv prezent.
Prezența și pontajul conectează prezența de programul publicat și păstrează check-in-ul, check-out-ul, întârzierile și turele ratate. Pentru analiza pe perioade, rapoartele și analizele HR agregă date din prezență, concedii și alte procese. Asta permite ca indicatorul să plece din înregistrările operaționale, nu dintr-un Excel reconstruit la final de lună. Efectul concediilor asupra turelor este tratat separat în gestionarea concediilor.
Un dashboard util nu ar trebui să răspundă doar „cât absenteism avem?”. Ar trebui să te ajute să vezi unde apare, când apare și dacă lasă o tură fără oamenii de care are nevoie.
Acolo începe diferența dintre raportare și management operațional.