Pontajul angajaților în România în 2026: ce trebuie să conțină și ce verifică ITM

Pontajul nu este doar un document folosit la salarizare. În România, evidența timpului de muncă este o obligație distinctă a angajatorului și trebuie să poată fi pusă la dispoziția inspectorilor de muncă atunci când este solicitată.

Din perspectivă operațională, dificultatea apare atunci când programul planificat, prezența reală, concediile și corecțiile sunt ținute în sisteme diferite. RevoHR le aduce în același flux: programul stabilește ce trebuia să se întâmple, check-in-ul și check-out-ul prin WhatsApp arată ce s-a întâmplat, iar excepțiile rămân vizibile pentru manager și HR.

Ce cere explicit art. 119 din Codul muncii

Angajatorul trebuie să țină la locul de muncă evidența orelor prestate zilnic de fiecare salariat, cu evidențierea orelor de începere și de sfârșit ale programului.

Evidența trebuie prezentată inspectorilor de muncă ori de câte ori este solicitată. Pentru salariații mobili și pentru munca la domiciliu, modul de evidență se stabilește prin acord scris, în funcție de activitatea specifică.

REGES precizează separat că legea nu impune o anumită formă a evidenței. Asta înseamnă că problema nu este dacă folosești hârtie, Excel, terminal sau telefon, ci dacă evidența este reală, coerentă, disponibilă și poate explica ziua de lucru a fiecărui salariat.

Ce înseamnă, practic, o evidență utilă

Ca regulă de bună organizare, un pontaj ar trebui să permită identificarea salariatului, datei, orei reale de începere și de sfârșit, locației sau punctului de lucru relevant și a eventualelor corecții. Pentru echipele în ture este util să fie păstrată și legătura cu tura planificată, pentru a putea explica întârzieri, plecări anticipate, ore suplimentare și absențe.

Codul muncii cere explicit începutul și sfârșitul programului. Elemente precum geolocația, motivul unei corecții sau identificarea aprobatorului nu sunt cerute expres de art. 119, dar pot îmbunătăți trasabilitatea procesului intern.

Programul planificat nu este același lucru cu pontajul

Dacă un lucrător era programat 07:00-15:00, iar check-in-ul este la 07:08 și check-out-ul la 15:03, programul și realitatea sunt două seturi de date diferite. Ținute separat, ele permit companiei să vadă excepția. Suprascrise unul peste altul, pot ascunde exact informația pe care un control sau o dispută o cere.

În RevoHR, turele și pontajul sunt conectate. Dashboard-ul de prezență compară expected versus actual, iar timesheet-urile se generează din evenimentele reale de prezență și pot fi corectate de oameni atunci când există o excepție.

Ce se întâmplă la turele care trec peste miezul nopții

O tură 22:00-06:00 aparține operațional aceleiași ture, chiar dacă trece prin două date calendaristice. Un sistem construit doar în jurul zilei calendaristice poate împărți greșit orele, dubla înregistrări sau crea diferențe la rapoarte.

RevoHR are suport nativ pentru ture care trec peste miezul nopții, astfel încât planificarea și prezența pot rămâne legate de aceeași tură.

Ce poate verifica ITM și ce trebuie să poți recupera repede

Inspectorii de muncă au dreptul să solicite documente și informații necesare controlului, iar entitatea controlată are obligația să le pună la dispoziție. Separat, Codul muncii prevede pentru încălcarea obligației de la art. 119 o amendă între 1.500 și 3.000 lei.

Un test practic bun este simplu: dacă inspectorul indică un angajat și o dată, poți reconstrui în câteva minute programul, prezența reală și explicația eventualelor diferențe?

Cum arată fluxul în RevoHR

Angajatul face check-in și check-out prin WhatsApp. Sistemul captează timestamp-ul și, atunci când este folosit pontajul cu locație, verifică punctul față de geofence-ul locației. Verificarea este punctuală, la check-in și check-out, nu urmărire continuă.

Managerul vede check-in-urile lipsă, ieșirile din perimetru și alte excepții. Datele devin timesheet-uri și pot fi exportate pentru procesele ulterioare. RevoHR nu înlocuiește obligația angajatorului de a stabili procedura internă și nici nu este un motor de payroll.

Checklist pentru HR și operațiuni

• Putem vedea ora reală de început și de sfârșit pentru fiecare salariat?
• Putem separa programul planificat de prezența reală?
• Știm cine și de ce a corectat o înregistrare?
• Gestionăm corect turele care trec peste miezul nopții?
• Putem extrage rapid o singură persoană, o singură zi sau o singură locație?
• Avem o procedură clară pentru check-in/check-out lipsă și alte excepții?

Citește și

• Control ITM și pontaj: ce documente trebuie să poți prezenta
• De ce programul planificat și prezența reală trebuie urmărite separat
• Pontaj și prezență GPS pe WhatsApp

Surse și bază factuală externă

• Codul muncii: Legea nr. 53/2003, forma consolidată
• REGES / Inspecția Muncii: FAQ: forma evidenței timpului de muncă
• Legea nr. 108/1999 privind Inspecția Muncii