OUG 32/2026: checklist pentru angajatorii care lucrează cu cetățeni străini

Angajarea unui lucrător străin nu se termină în momentul în care omul ajunge în România și semnează contractul. De acolo încep obligațiile operaționale: plata salariului, documentele de ședere, instruirea SSM, cursurile de limba română, cazarea, notificările către autorități și păstrarea dovezilor.

Cu trei sau patru oameni, multe companii se descurcă în Excel și în foldere partajate. Cu zeci sau sute de lucrători, în mai multe locații și cu mai mulți manageri, riscul real nu este reaua-credință, ci fragmentarea: un document expiră fără ca cineva să observe, o notificare pleacă cu întârziere, instruirea există doar în limba română, dovada plății stă într-un sistem, iar contractul de cazare în altul.

Aici intervine un sistem precum RevoHR: fiecare lucrător are un profil unic în care limba preferată, documentele cu date de expirare, instruirile finalizate și istoricul comunicării sunt urmărite împreună, nu în cinci locuri diferite. Nu înlocuiește responsabilul SSM sau consilierul juridic, dar face ca informația de care aceștia au nevoie să fie găsibilă în câteva minute.

1. De ce a fost introdus noul cadru

Numărul lucrătorilor străini a crescut rapid. Inspectoratul General pentru Imigrări a raportat peste 74.700 de avize de muncă emise de la începutul anului 2026 până la 7 iulie. Principalele țări de origine sunt Nepal, Sri Lanka, Bangladesh, Pakistan, India și Egipt.

Ocupațiile cele mai frecvente sunt cele din prima linie: curieri, manipulanți de mărfuri, muncitori în construcții, lucrători în asamblare și ajutori de bucătar. Sunt posturi cu ture, cu multe locații și cu risc operațional real.

Problemele semnalate public au fost, în esență, aceleași:

• diferențe între oferta prezentată la recrutare și condițiile reale de muncă;
• contracte semnate fără ca lucrătorul să înțeleagă ce conțin;
• costuri de recrutare transferate către lucrător;
• condiții de cazare și transport neclare sau nedocumentate;
• instruiri făcute formal, într-o limbă pe care lucrătorul nu o stăpânea;
• raportări și notificări trimise cu întârziere către autorități.

2. OUG 32/2026 este în vigoare?

Da. Ordonanța de urgență nr. 32/2026 a fost publicată în Monitorul Oficial la 27 aprilie 2026 și produce efecte de la acea dată.

Proiectul legii de aprobare, PL-x nr. 427/2026, se afla la 5 august 2026 în procedură la Camera Deputaților. Asta înseamnă că textul poate fi completat sau modificat pe parcursul dezbaterii parlamentare.

În plus, anumite mecanisme administrative (formulare, proceduri de notificare, norme de aplicare) pot fi etapizate. Recomandarea practică: reverificați periodic textul în Monitorul Oficial și pe Portalul Legislativ înainte de a fixa o procedură internă definitivă.

3. Checklist înainte de recrutare și angajare

Verificați cine face recrutarea

Dacă lucrați cu un intermediar sau cu un partener din țara de origine, cereți în scris ce comisioane sunt percepute și cui. Multe litigii pornesc de la costuri suportate de lucrător înainte de a ajunge în România.

Documentați oferta fermă

Salariul, programul, locația, tipul de cazare și cine suportă transportul trebuie să fie identice în oferta transmisă și în contractul semnat. Păstrați versiunea transmisă la recrutare, nu doar contractul final.

Pregătiți contractul în română și într-o limbă pe care lucrătorul o înțelege

Versiunea în limba română rămâne cea oficială, dar lucrătorul trebuie să poată înțelege ce semnează. Păstrați ambele versiuni în dosarul persoanei.

Cum funcționează în RevoHR: limba preferată este un atribut al profilului, nu o notă informală într-un fișier. Documentele și versiunile lor traduse pot fi asociate direct persoanei, iar istoricul comunicării rămâne legat de același profil. Când cineva întreabă „în ce limbă i-am transmis contractul?”, răspunsul nu depinde de memoria unui coleg.

4. Checklist pentru prima zi

• Documente de ședere și drept de muncă: aviz, permis, valabilitate, date de expirare introduse ca termene urmărite, nu ca text într-un tabel.
• Limba de comunicare: înregistrați limba în care lucrătorul comunică efectiv și limba în care va primi instruirile.
• Instruirea SSM într-o limbă înțeleasă: obligație explicită în OUG 32/2026, cu verificarea înțelegerii, nu doar semnătură pe fișă.
• Echipamentul individual de protecție: predare documentată, cu dată, tip de echipament și confirmarea lucrătorului.

Cum funcționează în RevoHR: instruirile obligatorii pot fi atribuite automat pe post și pe locație. Materialul aprobat devine un modul video cu voce și subtitrări în limba lucrătorului, livrat pe WhatsApp, urmat de întrebări de verificare. Rezultatul, ora și limba rămân înregistrate în profilul persoanei. Detaliile despre cum se verifică efectiv înțelegerea sunt în articolul „Am trimis PDF-ul” nu înseamnă că angajatul a înțeles instruirea.

5. Checklist pentru primele șase luni

Cursuri de limba română și integrare

Textul ordonanței prevede cursuri de limba română și de integrare culturală și socială, pe o perioadă de minimum șase luni, cu minimum șase ore pe săptămână. Stabiliți din start furnizorul, orarul și modul în care participarea este dovedită.

Plata salariului

Salariul se plătește în cont bancar. Păstrați dovezile de plată corelate cu perioada și cu persoana.

Cazarea

Dacă asigurați cazare, condițiile și costurile trebuie să fie clare și documentate. OUG stabilește un plafon pentru chiria reținută, raportat la 25% din remunerația netă, acolo unde această regulă se aplică. Verificați formularea exactă a textului pentru situația dumneavoastră.

Ce face și ce nu face RevoHR: platforma nu este un sistem de payroll și nu organizează cursuri de limba română. Poate însă păstra profilul lucrătorului, documentele aferente, comunicările și instruirile într-un singur loc, astfel încât responsabilul HR să vadă rapid ce lipsește. Îndeplinirea obligațiilor legale rămâne în sarcina angajatorului.

6. Checklist pe durata angajării

• Situații notificabile: stabiliți o procedură scrisă pentru absențe nemotivate mai mari de 3 zile, pentru încetarea contractului individual de muncă și pentru celelalte situații care trebuie comunicate autorităților. Cine observă, cine notifică, în cât timp.
• Canal de reclamații: lucrătorul trebuie să poată semnala o problemă fără să depindă de managerul direct sau de un coleg-traducător.
• Dosar pregătit pentru control: contract, dovezi de plată, documente de ședere, fișe și dovezi de instruire, echipament predat, cazare.

Cum funcționează în RevoHR: comunicarea se face multilingv, pe WhatsApp, iar istoricul interacțiunilor rămâne atașat profilului. Documentele și certificările au date de expirare, iar dashboard-ul de conformitate arată ce urmează să expire pe fiecare locație. Pentru reclamații, lucrătorul poate scrie în limba lui, iar conversația poate fi preluată de HR sau de un manager desemnat, nu tratați acest canal ca pe o escaladare automată completă și păstrați o procedură umană pentru cazurile grave.

7. Cât timp păstrezi documentele

Pentru documentele relevante indicate în ordonanță, termenul de păstrare este de minimum 5 ani de la încetarea raportului de muncă. Practic, arhiva trebuie să funcționeze și după ce omul a plecat din companie, iar responsabilul care a gestionat dosarul nu mai lucrează la dumneavoastră.

8. Sancțiuni

OUG 32/2026 prevede amenzi raportate la fiecare lucrător vizat:

• de la 5.000 la 10.000 de lei pentru anumite obligații prevăzute la art. 7, între care instruirea SSM într-o limbă înțeleasă și furnizarea echipamentului de protecție;
• de la 15.000 la 30.000 de lei pentru anumite obligații de notificare și de documentare.

Încadrarea exactă a faptei și cuantumul se stabilesc conform textului ordonanței și al normelor aplicabile. Înainte de a construi o procedură internă pe baza acestor sume, verificați textul oficial publicat în Monitorul Oficial și, în cazuri sensibile, consultați un jurist.

9. Cum ajută RevoHR

Rezumatul a ceea ce am descris pe parcursul articolului:

• Profil unic pentru fiecare lucrător, cu limba preferată ca dată operațională.
• Documente cu date de expirare și alerte înainte ca permisul sau certificarea să expire.
• Instruiri obligatorii atribuite pe post, client și locație.
• Video multilingv cu voce și subtitrări, plus întrebări de verificare livrate pe WhatsApp.
• Comunicare în limba lucrătorului, fără aplicații suplimentare de instalat.
• Audit trail și exporturi pentru controale, audituri de client și analize interne.

RevoHR nu garantează conformitatea juridică a companiei și nu înlocuiește responsabilul SSM, consilierul juridic sau traducătorul profesionist în situații sensibile. Rolul platformei este să facă procesul urmăribil și dovezile disponibile.

10. Checklist scurt pentru management

1. Știm exact câți lucrători străini avem și în ce locații, la zi?
2. Știm ce limbă preferă fiecare, nu doar ce naționalitate are?
3. Putem arăta în ce limbă a fost făcută instruirea SSM pentru fiecare persoană?
4. Avem dovada că înțelegerea a fost verificată, nu doar că fișa a fost semnată?
5. Știm ce permise și certificări expiră în următoarele 60 de zile?
6. Avem o procedură scrisă pentru notificările obligatorii și un responsabil desemnat?
7. Avem dovada plății salariului în cont pentru fiecare perioadă?
8. Condițiile și costurile de cazare sunt documentate și comunicate în limba lucrătorului?
9. Lucrătorul are un canal prin care poate semnala o problemă fără intermediari informali?
10. Putem recupera dosarul complet al unui lucrător în câteva minute?
11. Vom mai putea face acest lucru la 5 ani după plecarea lui?
12. Dacă persoana care se ocupă azi de acest dosar pleacă mâine, procesul continuă?

Dacă răspunsul la mai mult de două întrebări este „probabil, dar ar dura”, problema nu este atitudinea echipei, ci lipsa unui sistem comun.

Pasul următor

Vezi cum RevoHR centralizează documentele, instruirile și comunicarea pentru lucrătorii străini: programează un demo. Dacă lucrați în construcții, producție sau staffing, sunt relevante și paginile Construcții, Producție și Staffing și outsourcing.

Citește și: Instruirea SSM a lucrătorilor străini în 2026 și Cum gestionezi angajații străini fără un translator permanent.

Surse oficiale

• Inspectoratul General pentru Imigrări, comunicate și statistici privind avizele de muncă (igi.mai.gov.ro).
• Portal Legislativ, textul OUG nr. 32/2026, publicat în Monitorul Oficial la 27 aprilie 2026 (legislatie.just.ro).
• Camera Deputaților, fișa proiectului PL-x nr. 427/2026 (cdep.ro).

Acest articol are caracter informativ și nu constituie consultanță juridică. Pentru situații concrete, verificați textul oficial în vigoare și consultați un specialist SSM sau un consilier juridic.