So auditieren Sie die HR Access Gap in 10 Mitarbeiterprozessen
Ein praktisches Audit, das zeigt, ob Mitarbeitende ohne Laptop oder Firmen-E-Mail HR-Prozesse direkt starten, verfolgen und abschließen können.
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Ein Unternehmen kann ein modernes HRIS haben und gleichzeitig einen großen Teil der Mitarbeiterbeziehung über Papier, Telefon und Führungskräfte als Vermittler abwickeln.
Diese Differenz sehen Sie nicht in einer Softwareliste. Sie sehen sie, wenn Sie einen echten Prozess verfolgen.
HR Access Gap bezeichnet die Distanz zwischen den HR-Systemen eines Unternehmens und den HR-Services, die Mitarbeitende tatsächlich erreichen können. Es ist ein Analysemodell, kein offizieller Marktwert.
Wählen Sie einen Mitarbeitenden ohne Büro-Infrastruktur
Starten Sie nicht bei HR. Wählen Sie eine Person, deren Arbeit keinen Laptop oder keine Firmen-E-Mail erfordert: Produktionsmitarbeiter, Bauarbeiter, Lagerkraft, Housekeeper oder Servicekraft.
Verfolgen Sie anschließend, was passiert, wenn diese Person zehn ganz gewöhnliche HR-Services benötigt.
Die 10 Prozesse
- Herausfinden, welche Schicht nächste Woche ansteht.
- Urlaubssaldo prüfen und Urlaub beantragen.
- Ein Problem in der Anwesenheit korrigieren.
- Eine Pflichtschulung erhalten und abschließen.
- Nachweisen, dass der Schulungsinhalt verstanden wurde.
- Ein Zertifikat oder anderes Nachweisdokument einreichen.
- Erfahren, dass ein Dokument bald abläuft.
- Fragen, was eine Unternehmensrichtlinie zu einer konkreten Situation sagt.
- Eine dringende Mitteilung des Unternehmens erhalten.
- Den Status einer bereits eingereichten Anfrage prüfen.
Für jeden Prozess den Weg aufzeichnen
Wer startet ihn? Welcher Kanal wird genutzt? Wie viele Personen vermitteln? Wo werden Informationen erneut eingegeben? Sieht der Mitarbeitende den Status? In welcher Sprache kommt die Antwort? Welche nachvollziehbare Spur bleibt zurück?
Suchen Sie nicht nach einer perfekten Punktzahl. Suchen Sie nach Übergaben.
Wenn ein Mitarbeitender dem Vorgesetzten sagt, dass er Urlaub möchte, der Vorgesetzte HR schreibt, HR den Antrag im System erfasst und die Antwort wieder über den Vorgesetzten kommt, kann das Backoffice digital sein, während der Zugang für den Mitarbeitenden indirekt bleibt.
Vermittlung ist nicht immer falsch
Einige Situationen brauchen tatsächlich eine Führungskraft, HR-Fachwissen oder juristische Expertise. Das Audit soll Menschen nicht aus Prozessen entfernen, in denen Urteilskraft notwendig ist.
Problematisch wird es, wenn eine Person ausschließlich als Transportweg zwischen Mitarbeitendem und System dient.
Wie direkter Zugang aussehen kann
Der Mitarbeitende nutzt einen vertrauten mobilen Kanal für Dienstplan, Urlaub, Anwesenheit, Schulung und HR-Fragen. Das System erkennt die Person und ihre bevorzugte Sprache und leitet die Information in den richtigen administrativen Prozess.
Führungskräfte und HR bleiben dort eingebunden, wo Freigaben, Ausnahmen oder Entscheidungen nötig sind, statt Informationen zwischen Kanälen zu kopieren.