So auditieren Sie die HR Access Gap in 10 Mitarbeiterprozessen
Ein praktisches Audit, das zeigt, ob Mitarbeitende ohne Laptop oder Firmen-E-Mail HR-Prozesse direkt starten, verfolgen und abschließen können.
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Ein Unternehmen kann ein modernes HRIS haben und gleichzeitig einen großen Teil der Mitarbeiterbeziehung über Papier, Telefon und Führungskräfte als Vermittler abwickeln.
Diese Differenz sehen Sie nicht in einer Softwareliste. Sie sehen sie, wenn Sie einen echten Prozess verfolgen.
HR Access Gap bezeichnet die Distanz zwischen den HR-Systemen eines Unternehmens und den HR-Services, die Mitarbeitende tatsächlich erreichen können. Es ist ein Analysemodell, kein offizieller Marktwert.
Wählen Sie einen Mitarbeitenden ohne Büro-Infrastruktur
Starten Sie nicht bei HR. Wählen Sie eine Person, deren Arbeit keinen Laptop oder keine Firmen-E-Mail erfordert: Produktionsmitarbeiter, Bauarbeiter, Lagerkraft, Housekeeper oder Servicekraft.
Verfolgen Sie anschließend, was passiert, wenn diese Person zehn ganz gewöhnliche HR-Services benötigt.
Die 10 Prozesse
- Herausfinden, welche Schicht nächste Woche ansteht.
- Urlaubssaldo prüfen und Urlaub beantragen.
- Ein Problem in der Anwesenheit korrigieren.
- Eine Pflichtschulung erhalten und abschließen.
- Nachweisen, dass der Schulungsinhalt verstanden wurde.
- Ein Zertifikat oder anderes Nachweisdokument einreichen.
- Erfahren, dass ein Dokument bald abläuft.
- Fragen, was eine Unternehmensrichtlinie zu einer konkreten Situation sagt.
- Eine dringende Mitteilung des Unternehmens erhalten.
- Den Status einer bereits eingereichten Anfrage prüfen.
Für jeden Prozess den Weg aufzeichnen
Wer startet ihn? Welcher Kanal wird genutzt? Wie viele Personen vermitteln? Wo werden Informationen erneut eingegeben? Sieht der Mitarbeitende den Status? In welcher Sprache kommt die Antwort? Welche nachvollziehbare Spur bleibt zurück?
Suchen Sie nicht nach einer perfekten Punktzahl. Suchen Sie nach Übergaben.
Wenn ein Mitarbeitender dem Vorgesetzten sagt, dass er Urlaub möchte, der Vorgesetzte HR schreibt, HR den Antrag im System erfasst und die Antwort wieder über den Vorgesetzten kommt, kann das Backoffice digital sein, während der Zugang für den Mitarbeitenden indirekt bleibt.
So sieht das Audit in einer Filiale eines Handelsnetzes aus
Ein konkretes Beispiel lässt sich leichter verfolgen als eine allgemeine Beschreibung. Nutzen Sie es als Methode für das Audit, nicht als Beschreibung dafür, wie der Einzelhandel generell funktioniert: Jedes Filialnetz organisiert diese Prozesse anders, und manche lösen den Großteil bereits direkt.
Nehmen Sie eine Person, die in einer Filiale eines Unternehmens mit mehreren Standorten arbeitet. Sie hat weder Laptop noch Firmen-E-Mail, weil beides für die Rolle nicht erforderlich ist. Das HR-System des Unternehmens existiert und funktioniert, sitzt aber in der Zentrale. Die einzige Person aus der Unternehmensstruktur, die täglich in der Filiale ist, ist die Filialleitung.
Gehen Sie die ersten vier Prozesse aus der Liste durch und zeichnen Sie für jeden den Weg auf.
- Die Schicht der nächsten Woche: Hängt sie in der Filiale aus, wird sie in einer Gruppe geteilt oder muss die Person die Filialleitung fragen? Wenn sie sich am Donnerstag ändert, wer erfährt davon und über welchen Kanal?
- Urlaubssaldo und Antrag: Kann die Person den Saldo selbst sehen oder muss sie nachfragen? Gelangt der Antrag direkt ins System oder trägt ihn jemand anderes stellvertretend ein?
- Anwesenheitskorrektur: Wer startet sie, welcher Grund bleibt dokumentiert und wie lange nach dem Ereignis erreicht sie das System?
- Status einer bereits eingereichten Anfrage: Kann die Person ihn selbst prüfen oder muss sie wieder dieselbe Person fragen?
Wenn die meisten Antworten über die Filialleitung laufen, haben Sie genau das Muster gefunden, nach dem das Audit sucht. Das bedeutet nicht, dass der Prozess schlecht funktioniert. Es bedeutet, dass die Qualität des Zugangs zwischen Mitarbeitendem und System von der Verfügbarkeit eines Vermittlers abhängt.
Dasselbe Vorgehen funktioniert in einer Fabrik, einem Lager oder an einem bewachten Kundenstandort. Nur die Person in der Vermittlerrolle ändert sich.
Vermittlung ist nicht immer falsch
Einige Situationen brauchen tatsächlich eine Führungskraft, HR-Fachwissen oder juristische Expertise. Das Audit soll Menschen nicht aus Prozessen entfernen, in denen Urteilskraft notwendig ist.
Problematisch wird es, wenn eine Person ausschließlich als Transportweg zwischen Mitarbeitendem und System dient.
Wie direkter Zugang aussehen kann
Der Mitarbeitende nutzt einen vertrauten mobilen Kanal für Dienstplan, Urlaub, Anwesenheit, Schulung und HR-Fragen. Das System erkennt die Person und ihre bevorzugte Sprache und leitet die Information in den richtigen administrativen Prozess.
Führungskräfte und HR bleiben dort eingebunden, wo Freigaben, Ausnahmen oder Entscheidungen nötig sind, statt Informationen zwischen Kanälen zu kopieren.