Mitarbeiterverwaltung
Ein Mitarbeiterprofil hinter jeder Schicht, Urlaubsanfrage und HR-Unterhaltung
RevoHR bündelt die operativen Informationen, die HR zu jeder Person braucht, in einem Profil: Rolle, Führungskraft, Team, Standort, bevorzugte Sprache, Dokumente, Schulungen und die im Arbeitsalltag entstehenden Nachweise.
- Mitarbeiterprofil mit Rolle, Team, Standort und Führungskraft
- Bevorzugte Sprache steuert die Mitarbeiterkommunikation
- Organigramm und Berichtsstruktur
- Onboarding nach Rolle und Kundenstandort
Im Mitarbeiterprofil beginnt der Rest des Systems
Das Profil ist kein Archiv. Die anderen Module arbeiten mit diesen Daten.
Die Stellenbezeichnung im Profil wird mit dem Personalbedarf einer Schicht abgeglichen. Braucht eine Schicht zwei Gabelstaplerfahrer, kann die Besetzung aus den hinterlegten Daten erfolgen statt aus dem Gedächtnis. Über das Team lässt sich eine ganze Gruppe auf einmal zuweisen. Der Standort ist die Grundlage für die Geofence-Prüfung bei der Anwesenheit.
Auch die Führungskraft ist kein reines Informationsfeld: An sie gehen Urlaubsanfragen, Anfragen zu Schichtänderungen und Verspätungsmeldungen. Ist sie im Profil hinterlegt, folgt die Weiterleitung dieser Struktur.
Für die Anlage eines Mitarbeiters sind nur vier Angaben erforderlich: Vorname, Nachname, Telefonnummer und bevorzugte Sprache. Die Telefonnummer ist zugleich die WhatsApp-Adresse, an die alles für den Mitarbeiter gesendet wird.
Was im Mitarbeiterprofil hinterlegt ist
Informationen
Identität, Arbeitsdaten, Notfallkontakt und Notizen, mit Eintrittsdatum und optionalem künftigem Austrittsdatum.
Dokumente
Verträge, Ausweisdokumente und Zertifizierungen, jeweils mit Typ und Ablaufdatum.
Urlaub
Anspruch, genommene und verbleibende Tage pro Jahr und Urlaubsart, einschließlich dokumentierter Anpassungen.
Aktivität
Anwesenheits-, Urlaubs- und Gesprächsverlauf für diese Person.
Chat
Der WhatsApp-Verlauf zwischen Ihrem Team und dem Mitarbeiter, wobei pro Nachricht auch das Original verfügbar ist.
Die bevorzugte Sprache ist ein operatives Feld, kein Etikett
Die bevorzugte Sprache ist eine Eigenschaft der Person und keine Anzeigeeinstellung auf einem Bildschirm, den der Mitarbeiter nie öffnet. Sie bestimmt die Sprache der Antworten des Assistenten, die Version einer Schulung, Schichtbenachrichtigungen und Hinweise zur Anwesenheit.
Sie wird einmal beim Anlegen des Profils festgelegt und gehört zu den vier Pflichtfeldern. Niemand muss ein Sprachmenü suchen, und HR muss nicht im Kopf behalten, wer welche Sprache liest.
So lässt sich eine mehrsprachige Belegschaft aus einer Plattform verwalten: HR arbeitet mit den Datensätzen in einer Sprache, während jede mitarbeiterseitige Nachricht in der Sprache der jeweiligen Person erfolgt.
Ordnen Sie Menschen so ein, wie die Organisation tatsächlich arbeitet
Abteilung, Team, Stellenbezeichnung, Standort und Führungskraft sind getrennte Felder, weil sie operativ unterschiedlich genutzt werden. Die Abteilung dient Filterung und Reporting, die Stellenbezeichnung wird mit dem Personalbedarf von Schichten abgeglichen, der Standort enthält die Koordinaten für die Anwesenheitsprüfung und ein Team ist eine benannte Gruppe mit Leitung, die gemeinsam geplant oder benachrichtigt werden kann.
Ein Team kann auf seiner eigenen Seite oder direkt aus einem Mitarbeiterprofil aufgebaut werden; es ist dieselbe Beziehung aus zwei Blickwinkeln.
Das Organigramm entsteht aus den Datensätzen und wird nicht separat gepflegt
Das Organigramm wird aus dem Feld Führungskraft in jedem Mitarbeiterprofil erstellt. Es ist damit eine Sicht auf Daten, die im Betrieb ohnehin genutzt werden, statt ein zweites Diagramm, das jemand manuell aktuell halten muss. Wirkt es zu flach, müssen die Führungsfelder in den Profilen ergänzt werden.
Es gibt drei Ansichten — Organigramm, eingerückte Baumstruktur und flache Liste — sowie eine Suche, die eine Person findet und zu ihrer Position springt. Das Organigramm lässt sich als PDF, PNG oder CSV exportieren, wie es typischerweise für Einführungsunterlagen oder Kundenreviews gebraucht wird.
Onboarding beginnt mit dem Anlegen des Profils
Nicht mit einem Willkommenspaket, das persönlich übergeben werden muss.
- 1
Profil anlegen
Name, Telefonnummer und bevorzugte Sprache. Die Telefonnummer wird geprüft, und ab diesem Moment ist die Person im System vorhanden.
- 2
In die Struktur einordnen
Team, Standort, Abteilung, Stellenbezeichnung und Führungskraft. Dadurch kann die Person eingeplant werden und Anfragen werden richtig weitergeleitet.
- 3
Willkommensnachricht senden
Eine einführende WhatsApp-Nachricht in der bevorzugten Sprache. Keine App zu installieren, kein Konto anzulegen, kein Passwort.
- 4
Pflichtschulungen werden automatisch zugewiesen
Schulungen, die für die Rolle oder den Kundenstandort verpflichtend sind, können automatisch zugewiesen, über WhatsApp in der Sprache des Mitarbeiters zugestellt und bewertet werden. Niemand muss im Kopf behalten, welche Einweisung einem neuen Mitarbeiter noch fehlt.
Eine Agentur kann getrennte Kundenbelegschaften verwalten
Mehrere Kundenbelegschaften lassen sich über eine Oberfläche verwalten, während Mitarbeiter, Dokumente und Reporting für jeden Kunden getrennt bleiben. Ein Login, ohne sich von einem Konto abmelden zu müssen, um eine Frage zu einem anderen Standort zu beantworten.
Ein Kundenstandort ist ein Standort und eine Kundencrew ist ein Team — beides sind Felder im Mitarbeiterprofil. So lässt sich die Mitarbeiterliste auf die Personen eines Kunden filtern, ebenso wie darauf aufbauende Dienstpläne, Anwesenheitsdaten und Schulungszuweisungen.
Dasselbe Profil beantwortet in jedem operativen Prozess eine andere Frage
Operative Beispiele
Produktion
Stellenbezeichnungen mit dem Personalbedarf von Schichten abgleichen, damit eine Linie nach Rolle besetzt wird und nicht danach, an wen sich jemand erinnert.
Bau
Crew, Baustelle und Führungskraft im Profil behalten, auch wenn Beschäftigte zwischen Projekten wechseln.
Hospitality
Saisonkräfte am Tag der Profilerstellung in ihrer eigenen Sprache onboarden.
Personaldienstleistung & Outsourcing
Die Belegschaft eines Kunden nach Standort und Team aus der Liste filtern und die darauf aufbauenden Dienstpläne und Datensätze genauso getrennt halten.
Was dadurch ersetzt wird
| Heutiger Prozess | RevoHR-Ansatz |
|---|---|
| Eine andere Mitarbeiterliste für jeden Prozess | Ein Profil, an dem die operativen Datensätze hängen |
| Die Sprache des Mitarbeiters steht in einer Notiz oder ist nur bekannt | Bevorzugte Sprache ist im Profil gespeichert |
| Organisationsstruktur wird in einem separaten Diagramm gepflegt | Führungskraft, Team, Abteilung und Standort im Profil |
| Onboarding wird über Nachrichten und Checklisten verfolgt | Onboarding ist mit Profil, Rolle und Standort verknüpft |
| Mitarbeiter mehrerer Kunden liegen in denselben Dateien | Kundenstandort und Crew sind filterbare Felder |
Der Rest der Plattform greift auf denselben Datensatz zu
Dienstplanung, Anwesenheit, Urlaub, Schulungen, Dokumente und der WhatsApp-Assistent beziehen sich alle auf dieselbe Person. Deshalb lohnt es sich, das Profil von Anfang an korrekt zu pflegen: Eine Änderung muss nur an einer Stelle vorgenommen werden.
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Häufig gestellte Fragen
- Welche Informationen werden in einem Mitarbeiterprofil gespeichert?
- Name, Telefonnummer, bevorzugte Sprache, Stellenbezeichnung, Abteilung, Team, Standort, Führungskraft, Rolle und Status sowie optionale Angaben wie Geburtsdatum, Nationalität, nationale ID, Adresse, Notfallkontakt, Notizen, Eintrittsdatum und ein geplantes Austrittsdatum. Dokumente, Urlaubssalden, Anwesenheitsverlauf und der WhatsApp-Chat sind demselben Profil zugeordnet.
- Braucht jeder Mitarbeiter ein RevoHR-Konto?
- Nein. Mitarbeiter haben keinen Login. Sie interagieren über WhatsApp mit ihrer eigenen Telefonnummer, an die RevoHR Nachrichten sendet. Es gibt keine App zu installieren und kein Passwort zu verwalten.
- Kann RevoHR die bevorzugte Sprache eines Mitarbeiters speichern?
- Ja, und sie ist eines der vier Pflichtfelder im Profil. Sie bestimmt die Sprache der Antworten des Assistenten, die Schulungsversion, Schichtbenachrichtigungen und Hinweise zur Anwesenheit.
- Können Mitarbeiter Teams, Führungskräften und Standorten zugeordnet werden?
- Ja. Team, Führungskraft, Abteilung, Stellenbezeichnung und Standort sind Felder im Profil. Die Führungskraft erhält Urlaubsanfragen, Anfragen zu Schichtänderungen und Verspätungsmeldungen; das Organigramm wird aus diesem Feld aufgebaut.
- Können Onboarding-Anforderungen von Rolle oder Kundenstandort abhängen?
- Ja. Pflichtschulungen können automatisch anhand der Rolle oder des Einsatzorts zugewiesen werden, sodass neue Mitarbeiter die für ihre Position erforderlichen Inhalte erhalten, ohne dass jemand sie manuell auswählen muss.
- Können Personaldienstleister Kundenbelegschaften getrennt halten?
- Ja. Mehrere Kundenbelegschaften lassen sich über eine Oberfläche verwalten, während Mitarbeiter, Dokumente und Reporting pro Kunde getrennt bleiben. Kundenstandort und Kundencrew sind zugleich Standort bzw. Team im Profil, sodass Listen, Dienstpläne, Anwesenheit und Schulungen auf einen Kunden gefiltert werden können.