Analysen & Reporting
Sehen, was passiert ist, ohne es am Monatsende neu zusammenzubauen
RevoHR macht aus Anwesenheit, Urlaub, Schulungen und Compliance-Aktivitäten Berichte, die HR prüfen kann, während jeder Datensatz mit dem Mitarbeiter, dem Standort und dem auslösenden Ereignis verbunden bleibt.
- Reporting für Anwesenheit, Urlaub und Schulungen
- Details auf Mitarbeiter- und Standortebene
- Jede Zahl führt zum zugrunde liegenden Datensatz
- CSV-Export der gefilterten Ansicht
Ein Bericht sollte immer zum zugrunde liegenden Datensatz zurückführen
Eine Summe, die niemand öffnen kann, ist eine Zahl, der man einfach vertrauen muss.
Ein wöchentlicher Stundenzettel in RevoHR wird aus Anwesenheitsdatensätzen erzeugt. Jeder Datensatz enthält seine eigene Check-in-Zeit, die Entfernung zum Standort und jede zum damaligen Zeitpunkt gesetzte Ausnahme. Wenn ein Genehmiger eine Zahl hinterfragt, ist der Nachweis einen Klick entfernt statt nachträglich rekonstruiert.
Dasselbe gilt in anderen Bereichen. Eine Urlaubsanfrage enthält Referenznummer, damaligen Saldo, Genehmiger und Grund. Eine Schulungszuweisung enthält Zustellstatus, Fortschritt und Testergebnis. Das Reporting liest diese Datensätze, statt sie zu ersetzen.
Anwesenheitsreporting ist mehr als eine Monatssumme
Anwesenheit wird pro Tag und Mitarbeiter gegen die geplante Schicht geprüft. Die Ansicht zeigt zunächst die Zusammenfassung des Tages und anschließend die Details dahinter — dort werden die eigentlichen Fragen beantwortet: Wer kam zu spät, wer war außerhalb des Geofence, wer hat nie eingecheckt?
Ein Teil davon passiert automatisch. Wer nicht eincheckt, wird etwa zwei Stunden nach Schichtbeginn automatisch als verpasst markiert. Eine offen gebliebene Schicht wird etwa drei Stunden nach ihrem geplanten Ende automatisch geschlossen. Wenn HR später hinschaut, sind die Ausnahmen bereits die kurze Liste.
Was eine Zeile enthält
- Die geplante Schicht mit ihren Zeiten
- Check-in- und Check-out-Zeiten
- Entfernung zum Standort bei beiden Vorgängen und ob sie innerhalb des Geofence lagen
- Arbeitsstunden sowie Verspätung oder vorzeitiges Verlassen
- Status: geplant, läuft, abgeschlossen, verpasst oder Ausnahme
Schulungsreporting zeigt, wer was abgeschlossen hat und mit welchem Ergebnis
Schulungen werden in RevoHR über WhatsApp bereitgestellt und bewertet. Der Bericht ist deshalb kein Versandprotokoll. Für jede Zuweisung ist sichtbar, ob die Nachricht zugestellt wurde, wie weit der Mitarbeiter gekommen ist, ob der Test bestanden wurde und welches Fälligkeitsdatum gilt.
Da die Schulung ihre Erstellungssprache trägt und der Mitarbeiter seine bevorzugte Sprache im Profil hat, ist der Abschluss ein Nachweis dafür, dass die Person in einer Sprache geschult wurde, die sie liest — nicht nur dafür, dass eine Datei verschickt wurde.
Urlaubsreporting hält Nutzung und Salden sichtbar
Urlaubsanfragen lassen sich nach Status, Typ, Abteilung, Mitarbeiter und Zeitraum filtern; genau diese gefilterte Ansicht wird exportiert. Jede Anfrage behält ihre Referenznummer, Daten, Anzahl der Tage, den geprüften Saldo, den Status und die prüfende Person.
Hinter derselben Liste liegt eine Zeitraumansicht für Fragen zu einer Periode statt zu einer einzelnen Anfrage.
Salden bleiben am selben Ort wie die Anfragen
Anspruch, genommene und verbleibende Tage werden pro Mitarbeiter, Jahr und Urlaubsart im selben System geführt, in dem die Anfragen genehmigt wurden. Eine Übertragskorrektur oder andere Anpassung wird am Mitarbeiter vorgenommen und dokumentiert, statt still in einer unversionierten Tabelle geändert zu werden.
Schulung, Zertifizierung und Anwesenheitsnachweis in einer Ansicht
Der Nachweis, dass ein Mitarbeiter geschult, zertifiziert und anwesend war, liegt in drei verschiedenen Modulen — gefragt wird meist die Kombination und oft kurzfristig.
RevoHR zeigt Schulungsabschluss, Zertifizierungsstatus und Anwesenheitsnachweise gemeinsam, pro Mitarbeiter oder Kunde. Die Antwort ist damit das Öffnen einer Ansicht statt einer Sammelaktion.
Live-Aktivität zeigt, was gerade passiert
Nicht jede Frage betrifft den letzten Monat. Eine Live-Ansicht zeigt Check-ins, abgeschlossene Schulungen, genehmigte Urlaube und Assistenten-Unterhaltungen, während sie passieren. So wird eine Ausnahme sichtbar, solange die Schicht noch läuft.
Für Anwesenheit gibt es ein eigenes Live-Bild: erwartete gegen tatsächliche Besetzung, Pünktlichkeit und Check-ins außerhalb des Geofence. Wenn HR hinschaut, ist die Liste mit Handlungsbedarf bereits kurz.
Für Videoschulungen gibt es außerdem eine Ansicht der Mitarbeiter, die menschliche Unterstützung brauchen — diejenigen, die nicht bestanden haben, ein Zeitlimit überschritten haben oder stecken geblieben sind — nach Dringlichkeit sortiert. An einem Dienstagmorgen ist das hilfreicher als eine Abschlussquote.
Exportieren, wenn jemand außerhalb von RevoHR die Daten braucht
Datensätze lassen sich als PDF, CSV und Excel exportieren; das Format kann dem folgen, was ein bestimmter Kunde oder Prüfer verlangt. Die Plattform exportiert die Ansicht, die Sie bereits betrachten, damit der Export mit den zugrunde liegenden Datensätzen abgleichbar bleibt.
Wenn eine Datei nicht die richtige Lösung ist, sind dieselben Datensätze über eine API verfügbar, sodass das benötigende System sie direkt lesen kann, statt auf eine zugesandte Datei zu warten.
Welcher Bericht gefragt ist, hängt davon ab, wer fragt
Operative Beispiele
Produktion
Geplante gegen tatsächliche Anwesenheit, pro Schicht und Linie, für die betreffenden Tage.
Bau
Stunden pro Standort, wobei die Check-in-Entfernung hinter jeder Zahl liegt.
Hospitality
Wer welche Schicht gearbeitet hat in einer Woche, in der sich der Dienstplan zweimal geändert hat.
Personaldienstleistung & Outsourcing
Die Mitarbeiter eines Kunden mit Anwesenheit und Schulungsstatus, ohne die anderen Kunden in derselben Ansicht.
Was dadurch ersetzt wird
| Heutiger Prozess | RevoHR-Ansatz |
|---|---|
| Monatliche Anwesenheit aus mehreren Tabellen zusammengeführt | Anwesenheitsreporting aus strukturierten Datensätzen |
| Schulungsabschluss manuell geprüft | Abschluss und Testergebnis pro Mitarbeiter |
| Urlaubssalden in separater Datei gepflegt | Salden aus denselben Datensätzen wie die Anfragen |
| Compliance-Nachweise erst bei Bedarf gesammelt | Schulung, Zertifizierung und Anwesenheit in einer Ansicht |
| Daten vor dem Teilen in eine andere Datei kopiert | CSV-Export der gefilterten Ansicht |
Reporting ist nur so gut wie die Datensätze darunter
Genau deshalb lohnt es sich, Anwesenheit, Urlaub und Schulungen von Anfang an in einem System zu erfassen. Jeder Bericht auf dieser Seite ist eine Ansicht von Datensätzen, die die operative Arbeit bereits erzeugt hat.
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Häufig gestellte Fragen
- Worüber kann RevoHR berichten?
- Über Anwesenheit und wöchentliche Stundenzettel, Urlaubsanfragen und Salden, Schulungszuweisungen mit Abschluss- und Testergebnissen sowie Dokument- und Zertifizierungsdaten hinter Compliance-Fragen.
- Können Berichte nach Mitarbeiter oder Standort angezeigt werden?
- Ja. Anwesenheit wird pro Tag und Mitarbeiter gegen die geplante Schicht geprüft, und die Mitarbeiterliste lässt sich nach Standort, Abteilung, Stellenbezeichnung und Status filtern. Urlaubsanfragen lassen sich nach Status, Typ, Abteilung, Mitarbeiter und Zeitraum filtern.
- Berichtet RevoHR über Schulungsabschluss und Testergebnisse?
- Ja. Jede Schulungszuweisung zeigt, ob die WhatsApp-Nachricht zugestellt wurde, wie weit der Mitarbeiter gekommen ist, das Testergebnis und das Fälligkeitsdatum.
- Kann HR Ablaufdaten von Dokumenten und Zertifizierungen im Reporting sehen?
- Ja. Der Zertifizierungsstatus steht neben Schulungsabschluss und Anwesenheitsnachweisen, sodass abgelaufene oder bald ablaufende Zertifizierungen zusammen mit dem restlichen Mitarbeiterdatensatz erkennbar sind.
- Können Berichte exportiert werden?
- Ja. Datensätze lassen sich als PDF, CSV und Excel exportieren; das Format kann dem folgen, was ein Kunde oder Prüfer verlangt. Der Export übernimmt die gefilterte Ansicht und bleibt damit mit den zugrunde liegenden Datensätzen abgleichbar. Das Organigramm lässt sich als PDF, PNG oder CSV exportieren.
- Kann ein anderes System diese Datensätze direkt lesen?
- Ja. Wenn eine direkte Integration einer Datei vorzuziehen ist, stehen dieselben Datensätze über eine API zur Verfügung, sodass das andere System nicht auf einen zugesandten Export warten muss.