Urlaubsverwaltung
Urlaubsanträge in WhatsApp, mit sichtbaren Auswirkungen auf die Besetzung vor der Genehmigung
Mitarbeitende beantragen Urlaub direkt in WhatsApp. RevoHR prüft Richtlinie und verfügbaren Anspruch, leitet den Antrag zur Genehmigung weiter und zeigt Konflikte mit Schichten, bevor eine Entscheidung getroffen wird.
- Urlaubsanträge über WhatsApp
- Konfigurierbare Richtlinien und Ansprüche
- Genehmigungs- und Ablehnungsprozess
- Schichtkonflikte und Vorschläge für Ersatz
Der Mitarbeitende muss kein Formular und kein HR-Portal suchen
Der Antrag beginnt in der Unterhaltung, die der Mitarbeitende ohnehin nutzt.
Mitarbeitende können Urlaub in ihrer bevorzugten Sprache über WhatsApp beantragen. RevoHR zeigt den verfügbaren Anspruch, bestätigt Urlaubsart und Zeitraum und sendet den Antrag erst nach ausdrücklicher Bestätigung.
Nach der Bestätigung erscheint der Antrag in der Webplattform mit Referenznummer, Urlaubsart, Zeitraum, Tagen, Restanspruch und Status.
Vor dem Absenden zeigt RevoHR noch einmal Anspruch, Urlaubsart, Zeitraum und Anzahl der Tage an und bittet um eine ausdrückliche Bestätigung.
- 1In WhatsApp fragen
- 2Art und Zeitraum bestätigen
- 3Antrag wird erfasst
- 4Entscheidung kommt zurück
Darstellung des WhatsApp-Ablaufs — Illustration, keine Geräteaufnahme
Regeln für jede Urlaubsart konfigurieren
Urlaubsrichtlinien definieren die Regeln je Urlaubsart: Jahresanspruch, Genehmigungspflicht, erforderliche Dokumente, maximale aufeinanderfolgende Tage, Auswirkung auf den Anspruch und ob Anwesenheitserinnerungen während des Urlaubs pausieren.
Für Rumänien sind gesetzliche Urlaubsarten mit nationalen Codes vorbelegt; das Unternehmen konfiguriert die Namen und Regeln, die es tatsächlich verwendet.
Die Führungskraft sieht Konflikte mit dem Dienstplan vor der Genehmigung
Überschneidet sich der beantragte Urlaub mit bereits veröffentlichten Schichten, ist die Genehmigung blockiert, bis die Konflikte gelöst sind. Die Führungskraft sieht betroffene Schichten und Vorschläge für Ersatz, bevor sie entscheidet.
Nachdem alle Konflikte gelöst sind, kann der Urlaub genehmigt werden und der Mitarbeitende erhält die Entscheidung.
Die Führungskraft kann entscheiden, ohne die Plattform zu öffnen
Die Führungskraft erhält den Antrag in WhatsApp, sieht Urlaubsart, Zeitraum und Anzahl der Tage und kann direkt aus der Nachricht genehmigen oder ablehnen.
In der Webplattform bleiben der vollständige Antrag, mögliche Schichtkonflikte, Anhänge und der Entscheidungsverlauf verfügbar.
Der Urlaubsstand ist für jeden Mitarbeitenden sichtbar
HR sieht je Mitarbeitendem, Jahr und Urlaubsart Gesamtanspruch, genutzte und verbleibende Tage. Korrekturen oder Überträge können mit dokumentiertem Grund angepasst werden.
Nachweise bleiben am Antrag
Wenn eine Urlaubsrichtlinie Nachweise verlangt, können Mitarbeitende Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen direkt an den Antrag anhängen. HR sieht sie im Antragsdetail statt in einem separaten E-Mail-Verlauf oder Ordner.
Urlaub und Personalbedarf werden gemeinsam betrachtet
Operative Beispiele
Produktion
Erkennen, ob eine Genehmigung eine bereits veröffentlichte Schicht gefährden würde.
Bau
Urlaub für Teams an wechselnden Baustellen in einem gemeinsamen Prozess verwalten.
Hospitality
Auswirkungen auf den Personalbedarf vor Genehmigungen in Spitzenzeiten sehen.
Personaldienstleistung und Outsourcing
Richtlinie, Anspruch und Schichtauswirkung für Mitarbeitende an Kundenstandorten zusammen sehen.
Was dies ersetzt
| Bisheriger Prozess | RevoHR-Ansatz |
|---|---|
| Papier- oder E-Mail-Antrag | WhatsApp-Antrag mit Bestätigung |
| Anspruch in separater Tabelle geprüft | Anspruch, genutzt und verbleibend je Mitarbeitendem |
| Genehmigung ohne Blick auf Dienstplan | Schichtkonflikte vor der Genehmigung sichtbar |
| Führungskraft öffnet Portal zur Genehmigung | Direkt aus der Nachricht genehmigen oder ablehnen |
| Ersatz wird erst nach Genehmigung gesucht | Ersatzvorschläge bei der Konfliktlösung |
| Ablehnungsgrund wird manuell mitgeteilt | Dokumentierter Grund wird dem Mitarbeitenden gesendet |
Mitarbeitende nutzen dieselbe WhatsApp-Unterhaltung auch für andere HR-Anliegen
In derselben WhatsApp-Unterhaltung können Mitarbeitende ein- und auschecken, ihren Dienstplan prüfen, Trainings erhalten, HR-Fragen stellen und Urlaub beantragen. Für HR und Führungskräfte bleibt die Urlaubsentscheidung mit Dienstplan und Personalbedarf verbunden.
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Häufig gestellte Fragen
- Können Mitarbeitende Urlaub über WhatsApp beantragen?
- Ja. Sie können den Antrag in natürlicher Sprache stellen, Urlaubsart, Zeitraum und Anspruch prüfen und vor dem Absenden bestätigen.
- Können verschiedene Urlaubsarten unterschiedliche Regeln haben?
- Ja. Richtlinien können Anspruch, Genehmigung, Nachweise, maximale aufeinanderfolgende Tage und weitere Regeln je Urlaubsart definieren.
- Unterstützt RevoHR rumänische Urlaubsarten?
- Ja. Rumänische gesetzliche Urlaubsarten sind vorbelegt; Unternehmen können die verwendeten Bezeichnungen und Regeln konfigurieren.
- Was passiert, wenn Urlaub mit einer veröffentlichten Schicht kollidiert?
- Die Genehmigung ist blockiert, bis die betroffenen Schichten gelöst sind. RevoHR zeigt die Konflikte und kann Ersatzpersonen vorschlagen.
- Kann HR den Urlaubsstand anpassen?
- Ja. HR kann Ansprüche korrigieren oder Tage mit dokumentiertem Grund hinzufügen bzw. abziehen, zum Beispiel für Überträge oder Korrekturen.
- Können Nachweise an einen Urlaubsantrag angehängt werden?
- Ja. Mitarbeitende können Dokumente wie ärztliche Bescheinigungen anhängen; HR kann sie im Antragsdetail sehen.