Was kostet die manuelle Zeiterfassung für 100, 500 oder 1.000 Mitarbeiter?
Ein Modell zur Berechnung administrativer Kosten: Erfassung, Korrekturen, Konsolidierung, Geräte und der Zeitaufwand für Führungskräfte.
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Die Kosten der manuellen Zeiterfassung sind selten als eigene Budgetposition sichtbar. Sie verteilen sich auf Führungskräfte, Personalabteilung, Lohnabrechnung und den operativen Betrieb.
Ein fundierter Kostenrechner setzt daher nicht beim Softwarepreis an, sondern bei der Zeit, die jeder einzelne Schritt beansprucht, und der Häufigkeit seiner Wiederholung.
Die Grundformel
Monatliche Verwaltungskosten = Stunden der Führungskräfte für die Zeiterfassung + HR-Stunden für die Konsolidierung + Aufwand für Korrekturen und Klärungen + Infrastrukturkosten + zugehörige externe Kosten.
Um valide Ergebnisse zu erzielen, muss jedes Unternehmen die eigenen Gehaltsstrukturen und Volumina zugrunde legen. Wir arbeiten nicht mit pauschalen Einsparungsversprechen seitens RevoHR.
Beispielrechnung für 100 Mitarbeiter
Wenn eine Führungskraft pro Mitarbeiter durchschnittlich 4 Minuten wöchentlich für Prüfungen und Rückfragen benötigt, summiert sich dies bei 100 Mitarbeitern auf etwa 6,7 Stunden pro Woche. Hinzu kommen die Konsolidierung durch HR und Korrekturläufe zum Monatsende.
Dieses Beispiel dient als Szenario und nicht als allgemeingültiger Branchen-Benchmark.
Bei 500 oder 1.000 Mitarbeitern dominieren die Ausnahmen
Die Skalierung erfolgt nicht linear. Mit zunehmender Anzahl an Standorten, Verantwortlichen und Formaten steigen die Schnittstellenverluste und Unstimmigkeiten. Fünf verschiedene Dateien bedeuten nicht bloß fünfmal mehr Zeilen, sondern oft auch fünf verschiedene Regelwerke.
Daher ist die Anzahl der Standorte und Administratoren für die Kostenrechnung ebenso entscheidend wie die reine Mitarbeiterzahl.
Versteckte Kosten berücksichtigen
Rückfragen zur Klärung, die Neuerstellung von Berichten, Prüfungen für Kunden, die Vorbereitung von Betriebsprüfungen, Kosten für Ausweise und Endgeräte, technischer Support sowie Zeitverluste durch verspätet eintreffende Daten.
Ein unvollständiger Business Case führt zwangsläufig zu einer Fehlbewertung jeder Softwarelösung, da wesentliche Kostenfaktoren ignoriert werden.
Wie RevoHR manuelle Schritte reduziert
Daten werden direkt beim Ereignis via WhatsApp erfasst, eine GPS-basierte Standorterkennung markiert Abweichungen, Stundenzettel werden automatisch generiert und Führungskräfte bearbeiten nur noch die Ausnahmen, die ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Der wirtschaftliche Nutzwert muss individuell berechnet werden. RevoHR verzichtet bewusst auf die Zusage garantierter Pauschal-Einsparungen.
Benötigte Daten für die Kalkulation
- Anzahl der Mitarbeiter.
- Anzahl der Standorte.
- Anzahl der Führungskräfte, die die Zeiterfassung prüfen.
- Minuten pro Woche und Mitarbeiter für den administrativen Aufwand.
- Monatliche Stunden für die Konsolidierung in der HR-Abteilung.
- Durchschnittliche Anzahl der Korrekturen pro Monat.
- Monatliche Kosten für Geräte oder bestehende Lizenzen.
- Durchschnittliche Stundensätze der beteiligten Rollen.