Wie stempeln Mitarbeitende ohne Terminal oder Ausweis?

Mitarbeitende checken direkt über WhatsApp ein und aus, indem sie ihren Standort teilen. RevoHR erfasst Uhrzeit, Position und Entfernung zum Einsatzort.

Wie prüft RevoHR, ob sich Mitarbeitende am richtigen Standort befinden?

Jeder Standort wird mit Koordinaten und einem Geofence-Radius eingerichtet. Beim Check-in oder Check-out vergleicht RevoHR den geteilten Standort mit diesem Bereich und kann Abweichungen zur Prüfung markieren.

Was passiert anschließend mit den täglichen Anwesenheitsdaten?

Aus den Anwesenheitsdaten werden wöchentliche Stundenzettel erstellt, die HR prüfen und freigeben kann.

Kann HR Ausnahmen vor der Freigabe der Stunden prüfen?

Ja. Wöchentliche Stundenzettel können freigegeben, mit Begründung abgelehnt oder zur Klärung zurückgegeben werden. Die zugrunde liegenden Anwesenheits-, Geofence- und Ausnahmedaten bleiben zur Prüfung verfügbar.

Was passiert, wenn für eine Person keine veröffentlichte Schicht existiert?

Anwesenheitsdatensätze werden aus dem veröffentlichten Dienstplan erzeugt. Gibt es für den Tag keine veröffentlichte Schicht, wird kein entsprechender Anwesenheitseintrag erstellt.

Müssen Mitarbeitende eine weitere App installieren?

Nein. Die Anwesenheitserfassung läuft über WhatsApp, ohne separate Mitarbeiter-App, Ausweis oder Stempelterminal.

Anwesenheits- und Zeiterfassung

Anwesenheit ohne Terminals, Karten oder Papierlisten

Mitarbeitende checken über WhatsApp ein und aus. RevoHR erfasst Zeit und Standort, prüft den Geofence des Einsatzorts und stellt HR und Operations eine aktuelle Anwesenheitsübersicht bereit, ohne an jedem Standort Hardware zu installieren.

Check-in und Check-out über WhatsApp
GPS- und Zeitstempelprüfung
Standortspezifisches Geofencing
Strukturierte Wochenstundenzettel

RevoHR-Dashboard zur täglichen Anwesenheit mit erwarteten Mitarbeitenden, Check-in- und Check-out-Zeiten, Entfernungen, Geofence-Status und Stunden. — Tägliche Anwesenheit in der RevoHR-Webplattform mit erwarteten Mitarbeitenden, Check-in-Status, Geofence-Status, Arbeitsstunden und Ausnahmen.Demodaten dargestellt.

Die Anwesenheitserfassung beginnt dort, wo die Mitarbeitenden bereits sind

Kein Terminal. Keine Karte. Keine zusätzliche Zeiterfassungs-App.

Bei vielen Schicht- und Multi-Site-Teams verbringen Mitarbeitende ihren Arbeitstag weder am Laptop noch in einem HR-Portal. RevoHR verlagert die Anwesenheitserfassung deshalb direkt in WhatsApp.

Beim Check-in erfasst RevoHR einen Zeitstempel und den Standort genau in diesem Moment. Der Standort wird mit dem für den Einsatzort konfigurierten Geofence verglichen. Check-ins außerhalb des zulässigen Radius werden zur Prüfung markiert, statt unbemerkt als normale Anwesenheit zu gelten.

RevoHR greift zwischen Check-in und Check-out nicht auf den Standort zu und läuft nicht im Hintergrund. Welche Daten verarbeitet werden und wie lange sie gespeichert werden, ist in unserer Datenschutzerklärung.

So funktioniert es

1
Der Check-in startet in WhatsApp
Mitarbeitende nutzen dieselbe WhatsApp-Unterhaltung wie für andere RevoHR-Aktionen.
2
RevoHR fragt den aktuellen Standort ab
Der Check-in wird mit Uhrzeit und GPS-Koordinaten erfasst und mit dem Geofence des Standorts abgeglichen.
3
Ausnahmen sind sofort sichtbar
HR und Operations sehen, ob ein Check-in erfolgt ist, ob er pünktlich war und ob er innerhalb des erwarteten Bereichs stattgefunden hat.
4
Aus Anwesenheit wird ein Stundenzettel
Erfasste Anwesenheitsdaten fließen in wöchentliche Stundenzettel ein, die geprüft, bei Bedarf korrigiert und exportiert werden können.

WhatsAppZeit + StandortGeofence-PrüfungAnwesenheitsdatensatzStundenzettel

Was Mitarbeitende in WhatsApp sehen

Mitarbeitende öffnen kein Portal. Schichterinnerung, Check-in, Standortabfrage und Ergebnis finden in einer einzigen Unterhaltung statt.

Sie können direkt auf die Schichterinnerung reagieren. Wenn sie sich verspäten oder nicht kommen können, informieren sie das Team im selben WhatsApp-Ablauf, ohne separate Anrufe oder Nachrichten.

Liegt der geteilte Standort außerhalb des Geofence, wird die Entfernung angezeigt und der Datensatz als Ausnahme für die HR-Prüfung gespeichert.

1Schichterinnerung
2Check-in im Chat
3Standort geteilt
4Bestätigung oder Ausnahme

Darstellung des WhatsApp-Ablaufs — Illustration, keine Bildschirmaufnahme

WhatsApp-Unterhaltung mit einer RevoHR-Schichterinnerung für „Standard Weekday“ und den sichtbaren Antwortoptionen zum Einchecken, Verspäten oder Absagen. — Die Schichterinnerung kommt direkt in WhatsApp, und der Check-in erfolgt dort ebenfalls.Die Schichterinnerung ist mehr als eine Benachrichtigung: Mitarbeitende können sofort melden, wenn sie sich verspäten oder nicht kommen können.

WhatsApp-Unterhaltung, in der der Standort auf einer Karte geteilt wird und RevoHR den Check-in samt Entfernung zum Arbeitsplatz erfasst. — Nach dem Check-in fragt RevoHR den Standort ab und prüft, ob sich die Person am richtigen Einsatzort befindet.

Ein aktueller operativer Datensatz statt einer Excel-Datei am Monatsende

Die Anwesenheitsansicht stellt die geplante Schicht und die tatsächliche Anwesenheit direkt gegenüber.

Was das Team prüfen kann

erwartete Mitarbeitende
Check-in- und Check-out-Zeiten
Entfernungen
Geofence-Status
erfasste Stunden
Verspätungen und frühe Abgänge
fehlende Anwesenheit
Datensätze mit manuellem Prüfbedarf

Vom Check-in zum freigegebenen Stundenzettel

Mitarbeitende checken über WhatsApp ein und aus und teilen dabei ihren Standort. RevoHR erfasst Uhrzeit, Position und Entfernung zum Einsatzort und verknüpft den Datensatz mit der geplanten Schicht. Aus den Anwesenheitsdaten entstehen wöchentliche Stundenzettel, die HR vor dem Export prüfen, freigeben, ablehnen oder zur Klärung zurückgeben kann.

Ausnahmen prüfen, bevor Stunden freigegeben werden

Für jeden wöchentlichen Stundenzettel kann HR erfasste Stunden, Anwesenheit, Verspätungen und verpasste Schichten prüfen. Ein Stundenzettel kann freigegeben, mit Begründung abgelehnt oder ohne Ablehnung zur Klärung zurückgegeben werden. Er bleibt mit den zugrunde liegenden Anwesenheitsdaten sowie Geofence- und Ausnahmemarkierungen verknüpft, sodass die Summe bis zur Quelle nachvollziehbar ist.

RevoHR-Wochenstundenzettel mit Gesamtstunden, Überstunden, Anwesenheitstagen, Verspätungen, Fehltagen und Freigabestatus pro Mitarbeitendem. — Aus Anwesenheitsdaten erzeugte Wochenstundenzettel mit Gesamtstunden, Überstunden, Anwesenheitstagen, Verspätungen und Fehltagen sowie einem Freigabestatus pro Mitarbeitendem.

Was sich operativ ändert

Keine Hardware am Eingang

Keine Terminals, Kartenleser oder standortbezogene App-Wartung.

Eine GPS-Abweichung blockiert niemanden

Ein Check-in außerhalb des Radius wird erfasst und zur Prüfung markiert.

Lücken werden automatisch geschlossen

Fehlender Check-in und fehlender Check-out werden nach den im System vorgesehenen Zeitfenstern automatisch behandelt.

Jede Summe bleibt nachvollziehbar

Wochenwerte lassen sich auf die zugrunde liegenden Anwesenheitsdaten zurückführen.

Für Unternehmen mit mehr als einem Einsatzort

RevoHR unterstützt Geofencing pro Standort für Fabriken, Baustellen, Lager, Hotels und Kundenstandorte.

Bau

Anwesenheit über wechselnde Baustellen hinweg erfassen, ohne überall Terminals zu installieren.

Produktion

Geplante Schichten mit tatsächlicher Anwesenheit vergleichen.

Logistik & Lager

Einen Prozess über mehrere Lager und Depots hinweg nutzen.

Personaldienstleistung & Outsourcing

Strukturierte Anwesenheitsdaten an Kundenstandorten ohne gemeinsame Hardware-Infrastruktur.

Was dadurch ersetzt wird

Aktueller Prozess	Ansatz von RevoHR
Papier-Anwesenheitsliste	WhatsApp-Check-in mit Zeitstempel
Karte oder Terminal	Telefon des Mitarbeitenden
Später zusammengetragene Anwesenheit	Aktueller Anwesenheitsdatensatz
Manuelle Excel-Konsolidierung	Strukturierter Wochenstundenzettel
Standortdiskussionen ohne Kontext	Punktuelle GPS-Erfassung + Standort-Geofence

Anwesenheit ist nur ein Teil der Mitarbeiterinteraktion

In derselben WhatsApp-Erfahrung kann RevoHR auch Urlaubsanträge, Fragen zum Dienstplan, Schulungen und Richtlinienfragen abwickeln. Das ist besonders relevant für Mitarbeitende, bei denen Firmen-E-Mail, Laptop und HR-Portal schlicht nicht zum Arbeitsalltag gehören.

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Häufige Fragen

Wie stempeln Mitarbeitende ohne Terminal oder Ausweis?: Mitarbeitende checken direkt über WhatsApp ein und aus, indem sie ihren Standort teilen. RevoHR erfasst Uhrzeit, Position und Entfernung zum Einsatzort.
Wie prüft RevoHR, ob sich Mitarbeitende am richtigen Standort befinden?: Jeder Standort wird mit Koordinaten und einem Geofence-Radius eingerichtet. Beim Check-in oder Check-out vergleicht RevoHR den geteilten Standort mit diesem Bereich und kann Abweichungen zur Prüfung markieren.
Was passiert anschließend mit den täglichen Anwesenheitsdaten?: Aus den Anwesenheitsdaten werden wöchentliche Stundenzettel erstellt, die HR prüfen und freigeben kann.
Kann HR Ausnahmen vor der Freigabe der Stunden prüfen?: Ja. Wöchentliche Stundenzettel können freigegeben, mit Begründung abgelehnt oder zur Klärung zurückgegeben werden. Die zugrunde liegenden Anwesenheits-, Geofence- und Ausnahmedaten bleiben zur Prüfung verfügbar.
Was passiert, wenn für eine Person keine veröffentlichte Schicht existiert?: Anwesenheitsdatensätze werden aus dem veröffentlichten Dienstplan erzeugt. Gibt es für den Tag keine veröffentlichte Schicht, wird kein entsprechender Anwesenheitseintrag erstellt.
Müssen Mitarbeitende eine weitere App installieren?: Nein. Die Anwesenheitserfassung läuft über WhatsApp, ohne separate Mitarbeiter-App, Ausweis oder Stempelterminal.