Dokumente & Compliance
Sehen, was gültig ist, was abläuft und wo der Nachweis liegt
RevoHR hält Mitarbeiterdokumente, Zertifizierungen und Ablaufdaten am Mitarbeiterprofil zusammen, warnt vor dem Ablauf einer Zertifizierung und bündelt Unternehmensrichtlinien in einer Bibliothek, aus der Beschäftigte Antworten erhalten können.
- Mitarbeiterdokumente und Zertifizierungen
- Ablaufdaten direkt am Datensatz
- Bibliothek für Unternehmensrichtlinien und Dokumente
- Schulungs-, Dokument- und Anwesenheitsnachweise an einem Ort
Eine Zertifizierung ist nur nützlich, wenn Sie wissen, ob sie noch gültig ist
Dokument und Ablaufdatum gehören zum Mitarbeiterprofil, nicht in einen Ordner mit seinem Namen.
Jedes Mitarbeiterprofil hat einen Bereich für Dokumente. Ein Dokument wird mit einem Typ hochgeladen; bei einer Zertifizierung gehören außerdem Zertifizierungsname und Ablaufdatum dazu, das die Warnungen steuert.
Nach dem Upload liest RevoHR das Dokument und versucht, Ablaufdatum und Zertifizierungsname zu erkennen. Das Dokument durchläuft die Status pending, processing und suggested; anschließend erscheint ein vorausgefüllter Prüfbereich. Nichts wird im Datensatz gespeichert, bevor jemand bestätigt.
Das ist bewusst so. Ein automatisch erkanntes Datum, das niemand geprüft hat, ist schlechter als gar kein Datum, denn auf dieses Feld muss man sich verlassen können.
Was am Mitarbeiterprofil hinterlegt wird
- Verträge
- Ausweisdokumente
- Zertifizierungen, Genehmigungen und Lizenzen mit Ablaufdatum
- Alle weiteren Dokumente, die zur Person gehören
Ablaufdaten sehen, bevor sie zum Problem von morgen werden
Ablaufdaten sind im Mitarbeiterprofil farblich markiert: rot nach Ablauf, gelb innerhalb des Warnfensters. RevoHR warnt vor dem Ablauf einer Zertifizierung, statt erst nachdem es jemand vor Ort bemerkt.
Der operative Unterschied ist klein, aber wichtig: Eine rechtzeitig gestartete Verlängerung ist Verwaltungsarbeit; dieselbe Verlängerung, die am Morgen einer Schicht auffällt, wird zum Besetzungsproblem.
Die drei Zustände als Illustration — kein Screenshot
Abgelaufen
Rot im Mitarbeiterprofil. Was das Dokument erlaubt hat, ist nicht mehr gültig, und die Verlängerung ist bereits überfällig.
Im Warnfenster
Gelb. Noch gültig, aber nah genug am Ablauf, damit die Verlängerung eine Verwaltungsaufgabe bleibt statt ein Anruf am Morgen der Schicht.
Gültig
Keine Markierung. Das Datum ist hinterlegt, sodass die nächste Warnung kommt, ohne dass jemand sie manuell im Kalender notieren muss.
Das Dokument bleibt bei der Person, zu der es gehört
Ein Zertifikat in einem E-Mail-Ordner ist ein Nachweis, den unter Zeitdruck niemand findet. Am Mitarbeiterprofil liegt es neben Anwesenheitsverlauf, Urlaub, Schulungsergebnissen und dem WhatsApp-Verlauf — also genau den Informationen, die im Alltag gemeinsam gefragt sind.
Wenn eine Urlaubsrichtlinie einen Nachweis verlangt, gilt dasselbe Prinzip für die Anfrage: Ein ärztliches Attest bleibt an der Urlaubsanfrage, die es belegt.
Unternehmensrichtlinien liegen in einer Bibliothek — und daraus kommen die Antworten
Das ist etwas anderes als die Dokumente eines einzelnen Mitarbeiters. Handbücher, Verfahren, Leitlinien, Formulare, Vorlagen und Compliance-Dokumente gehören in eine Unternehmensbibliothek, jeweils mit Kategorie und Status, bis zu 50 MB pro Datei. Nichts darin gehört zu einer einzelnen Person.
Die Bibliothek dient dazu, Informationen auffindbar zu machen. Nach dem Upload indexiert RevoHR das Dokument, damit der Assistent daraus antworten kann; die Statusspalte zeigt den Fortschritt. Wird eine Richtlinie aktualisiert, wird die vorherige Version archiviert statt gelöscht, sodass die Historie erhalten bleibt.
Die Bibliothek ist die Wissensbasis hinter HR Q&A in WhatsApp. Sie ist nicht der Ort für den Vertrag oder die Zertifizierung eines Mitarbeiters — diese liegen im Mitarbeiterprofil mit ihren Ablaufdaten.
Das Dokument hochzuladen ist die gesamte Einrichtung
Eine PDF an 300 Personen zu mailen ist noch keine zugängliche Richtlinie. Ein Mitarbeiter stellt in WhatsApp eine Frage in normaler Sprache — etwa wie früh Urlaub angekündigt werden muss — und der Assistent antwortet aus Ihren eigenen Dokumenten, in der Sprache des Mitarbeiters und mit Angabe des Quelldokuments. Es gibt keine separate Wissensbasis, die neben den vorhandenen Unternehmensdokumenten aufgebaut und gepflegt werden muss.
Zwei Dinge sollte man wissen. Ein mit einem Mitarbeiter geteiltes Dokument läuft nach 60 Minuten ab, sodass ein außerhalb des Unternehmens weitergeleiteter Link nicht offen bleibt. Außerdem antwortet der Assistent aus dem Inhalt der Bibliothek; ein veraltetes Handbuch führt daher zu ebenso veralteten Antworten.
Schulungen, Zertifizierungen und Anwesenheit an einem Ort
Ob jemand für einen Einsatz vor Ort freigegeben ist, hängt selten von einem einzigen Feld ab. Meist geht es um eine abgeschlossene Schulung, eine gültige Zertifizierung und vorhandene Anwesenheitsdaten für die betreffenden Tage.
RevoHR bringt diese Nachweise zusammen: Schulungsabschluss, Zertifizierungsstatus und Anwesenheit an einem Ort, für eine Person oder für die gesamte Belegschaft eines Kunden. Nichts muss vorab zusammengesucht werden, weil alles bereits denselben Personen zugeordnet ist.
Bei Personaldienstleistern sind Anforderungen kundenspezifisch
Ein Kundenstandort hat oft eigene Einweisungen, Pflichtschulungen und Dokumentanforderungen, und dieselbe Person kann im Laufe eines Jahres an mehreren Standorten eingesetzt werden.
Da Anforderungen am Mitarbeiter erfasst werden und der Datensatz Standort und Team enthält, lässt sich der Nachweis für einen Kunden aus denselben Daten lesen, statt in einer separaten Datei pro Kunde zu liegen.
Welches Dokument zählt, hängt vom Einsatzort ab
Operative Beispiele
Produktion
Maschinen- und Gerätefreigaben mit Ablaufdatum, das darüber entscheidet, wer morgen die Linie bedienen darf.
Bau
Standorteinweisungen und Gerätezertifikate für Teams, die alle paar Wochen das Projekt wechseln.
Hospitality
Gesundheits- und Lebensmittelsicherheitsnachweise, bei denen entscheidend ist, wer für die morgige Schicht noch gültig freigegeben ist.
Personaldienstleistung & Outsourcing
Arbeitserlaubnisse und kundenspezifische Einweisungen am Mitarbeiterprofil statt in einem Ordner mit Kundennamen.
Was dadurch ersetzt wird
| Heutiger Prozess | RevoHR-Ansatz |
|---|---|
| Ablaufdaten in einer Tabelle | Ablaufdatum am Dokument des Mitarbeiters |
| Zertifikate in einem E-Mail-Ordner | Dokument am Mitarbeiterprofil |
| Richtlinien-PDFs über Laufwerke und Postfächer verteilt | Eine Bibliothek, aus der der Assistent antwortet |
| Schulungsnachweise separat von Dokumenten geprüft | Schulung, Zertifizierung und Anwesenheit an einem Ort |
| Kundennachweise bei Bedarf manuell zusammengestellt | Datensätze enthalten Standort, Team und Status bereits |
Dokumente sind nur so nützlich wie ihre Aktualität
Das gilt für ein Handbuch, aus dem der Assistent antwortet, genauso wie für eine Genehmigung im Mitarbeiterprofil. Beides gehört in das System, das täglich genutzt wird, statt in eines, das jemand erst bewusst öffnen muss.
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Häufig gestellte Fragen
- Welche Mitarbeiterdokumente kann RevoHR verfolgen?
- Verträge, Ausweisdokumente und Zertifizierungen, Genehmigungen oder Lizenzen sowie weitere Dokumente, die zu einer Person gehören. Jedes Dokument hat einen Typ; eine Zertifizierung hat zusätzlich Name und Ablaufdatum.
- Kann RevoHR Ablaufdaten verfolgen?
- Ja. Das Ablaufdatum liegt am Dokument im Mitarbeiterprofil und steuert die Warnungen. Die Daten sind farblich markiert — rot nach Ablauf, gelb innerhalb des Warnfensters — und RevoHR warnt vor dem Ablauf einer Zertifizierung.
- Hilft RevoHR beim Ausfüllen des Ablaufdatums?
- Ja. Nach dem Upload liest RevoHR das Dokument und schlägt das erkannte Ablaufdatum und den Zertifizierungsnamen vor. Der Vorschlag erscheint in einem Prüfbereich und nichts wird gespeichert, bevor jemand bestätigt.
- Können Unternehmensrichtlinien in RevoHR gespeichert werden?
- Ja. Handbücher, Verfahren, Leitlinien, Formulare, Vorlagen und Compliance-Dokumente werden in der Unternehmensbibliothek gespeichert, jeweils mit Kategorie und Status, bis zu 50 MB pro Datei. Bei einer Aktualisierung wird die vorherige Version archiviert statt gelöscht.
- Können diese Dokumente für mehrsprachige HR-Fragen genutzt werden?
- Ja. Hochgeladene Dokumente werden indexiert, damit der Assistent daraus antworten kann. Der Mitarbeiter fragt in WhatsApp in seiner Sprache und erhält die Antwort in derselben Sprache, einschließlich Angabe des Quelldokuments.
- Bedeutet die Compliance-Ansicht, dass RevoHR rechtliche Compliance garantiert?
- Nein. RevoHR bringt Schulungsabschluss, Zertifizierungsstatus und Anwesenheitsnachweise an einem Ort zusammen, damit HR den Stand sehen kann. Es ersetzt keine Rechtsberatung und entscheidet nicht, ob Ihr Unternehmen alle anwendbaren Vorschriften erfüllt.