Schichtplanung
Schichtmuster einmal einrichten und den Plan für die nächsten Wochen erzeugen
RevoHR ermöglicht HR- und Operations-Teams, wiederverwendbare Schichtmuster zu definieren, mehrere Wochen im Voraus zu planen, den Personalbedarf zu prüfen und Vertretungen zu organisieren, wenn sich etwas ändert.
- Wiederverwendbare Vorlagen für feste und rotierende Schichten
- Kontinental-, 4-on/4-off-, DuPont- und individuelle Zyklen
- Schichtplanung für Teams an mehreren Standorten
- Personal- und Konfliktprüfung vor der Veröffentlichung
Schicht einmal definieren und wiederverwenden
Die Vorlage beschreibt das Muster, nicht eine einzelne Person an einem einzelnen Tag.
Eine Schichtvorlage beschreibt das Muster einer Schicht: Beginn und Ende, Pausendauer, aktive Tage, Standort und den benötigten Personalbestand.
Nachtschichten werden als zusammenhängende Schichten über Mitternacht behandelt. Eine Schicht von 22:00 bis 06:00 bleibt damit eine einzige Arbeitsperiode. Rotierende Vorlagen können aus Arbeits- und Freischritten bestehen, zum Beispiel Tag/Tag/Nacht/Nacht.
Mehrere Wochen aus einem wiederkehrenden Teamzyklus erzeugen
Ein Plan macht aus dem Muster einen konkreten Dienstplan. HR oder Operations wählt Standort, Startdatum, Schichttypen und Teams und erzeugt dann mehrere Wochen im Voraus, statt jede Woche neu zu planen.
Pläne können als Entwurf erzeugt oder sofort veröffentlicht werden. Entwürfe eignen sich für die Prüfung; nur veröffentlichte Schichten sind für Mitarbeitende sichtbar.
- 1
Standort und Startdatum wählen
Der Plan beginnt mit dem Standort und dem Datum, ab dem der Arbeitszyklus läuft.
- 2
Schichttypen und Einsatztage festlegen
Der Plan legt fest, welcher Schichttyp in welcher Phase des Zyklus und an welchen Tagen gilt.
- 3
Mitarbeitende Teams zuordnen
Jedes Team startet an einem anderen Punkt des Zyklus, sodass beispielsweise ein Team tagsüber und ein anderes nachts arbeitet.
- 4
Erzeugen, prüfen und verlängern
Der Plan erzeugt die gewählte Anzahl an Wochen. Danach kann er geprüft, veröffentlicht und bei Bedarf verlängert werden.
Auch ein erzeugter Plan braucht operative Kontrolle
Nicht jede Schicht gehört zu einem wiederkehrenden Muster. RevoHR erlaubt auch, einzelne Personen oder Teams bestimmten Schichten zuzuordnen und den Tagesplan anzupassen, ohne den gesamten Plan neu aufzubauen.
Die Planungsansicht trennt Entwürfe, veröffentlichte und stornierte Schichten. Durch die Veröffentlichung wird die Schicht für den Mitarbeitenden sichtbar; die Benachrichtigung ist ein separater Schritt, damit der Plan vorher geprüft werden kann.
- 1Plan erzeugen
- 2Tag anpassen
- 3Veröffentlichen
- 4Mitarbeitende benachrichtigen
Konflikte sehen, bevor zum Schichtbeginn Personal fehlt
RevoHR erkennt Doppelbelegungen sowie Konflikte zwischen Urlaub und Schichten. Schichtvorlagen können außerdem Mindestbesetzungen nach Funktion enthalten, sodass die personelle Abdeckung Teil der Planung ist und nicht in einer separaten Tabelle geprüft werden muss.
Für Spitzentage, Feiertage oder einmalige Einsätze können kritische Schichten mit zusätzlichem Personalbedarf angelegt werden.
Während der Planung geprüft
- dieselbe Person ist gleichzeitig zwei Schichten zugeordnet
- genehmigter Urlaub überschneidet sich mit einer veröffentlichten Schicht
- Mindestanzahl an Mitarbeitenden pro Schicht
- Mindestanzahl je Funktion
- zusätzlicher Personalbedarf an kritischen Tagen
- Abdeckung über mehrere Standorte
Vertretungsanfragen bleiben mit der konkreten Schicht verbunden
Kann ein Mitarbeitender eine kommende Schicht nicht übernehmen, kann er eine Vertretung anfragen. HR oder Operations wählt die Person aus, die die Schicht übernimmt, und genehmigt oder lehnt die Anfrage ab. Eine Genehmigung ist erst möglich, wenn eine Vertretung ausgewählt wurde.
Mitarbeitende sehen ihre kommenden Schichten und starten die Anfrage direkt dort. Die Änderung bleibt damit an die konkrete Schicht gebunden und wird nicht zu einer separaten Nachricht, die jemand manuell nachhalten muss.
Für Dienstpläne, die komplizierter sind als Montag bis Freitag
Operative Beispiele
Produktion
Wiederkehrende Teampläne erzeugen und den Mindestpersonalbedarf je Funktion sichtbar halten.
Logistik und Lager
Früh-, Spät-, Nacht- und Wochenendschichten über mehrere Standorte planen.
Hospitality
Wiederkehrende Schichten planen und Veranstaltungen oder Spitzenzeiten separat abdecken.
Personaldienstleistung und Outsourcing
Dienstpläne pro Kundenstandort erstellen und die Zuordnung der Mitarbeitenden mit dem Einsatzort verknüpfen.
Was dies ersetzt
| Bisheriger Prozess | RevoHR-Ansatz |
|---|---|
| Wöchentlicher Dienstplan wird in Excel neu gebaut | Wiederverwendbare Vorlagen und erzeugte Dienstpläne |
| Nachtschichten werden auf zwei Tage aufgeteilt | Schichten über Mitternacht bleiben eine zusammenhängende Schicht |
| Teamzyklen werden manuell berechnet | Automatische Erzeugung auf Basis des Arbeitszyklus |
| Vertretungen werden per Anruf und Nachricht organisiert | Strukturierte Vertretungsanfrage |
| Personalbedarf wird erst nach der Planung geprüft | Personal- und Konfliktprüfung während der Planung |
Der Dienstplan ist der Ausgangspunkt für den restlichen Arbeitstag
Veröffentlichte Schichten sind die Grundlage für den Abgleich mit Anwesenheit, für Konfliktprüfungen bei Urlaubsanträgen und für das, was der Mitarbeitende in derselben WhatsApp-Unterhaltung sieht.
So bleibt der geplante Dienstplan mit dem tatsächlichen Geschehen verbunden: wer zur Arbeit erschienen ist, wer Urlaub hat und welche Schichten noch abgedeckt werden müssen.
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Häufig gestellte Fragen
- Kann RevoHR rotierende Schichtmodelle abbilden?
- Ja. Dienstpläne können wiederkehrende Teamzyklen erzeugen, darunter Kontinental-, 4-on/4-off-, DuPont- und individuelle Zyklen.
- Kann eine Schicht über Mitternacht gehen?
- Ja. Schichtvorlagen unterstützen Schichten über Mitternacht, sodass beispielsweise 22:00-06:00 als eine zusammenhängende Schicht behandelt wird.
- Können wir eine Mindestbesetzung nach Funktion definieren?
- Ja. Eine Schicht kann Anforderungen je Funktion sowie eine Mindestgesamtzahl an Mitarbeitenden enthalten.
- Können Dienstpläne vorbereitet werden, bevor Mitarbeitende sie sehen?
- Ja. Pläne können als Entwurf erzeugt und erst nach der Prüfung veröffentlicht werden.
- Was passiert bei Doppelbelegung oder genehmigtem Urlaub?
- RevoHR erkennt Doppelbelegungen und Konflikte zwischen Urlaub und Schichten, damit sie vor Abschluss des Plans gelöst werden können.
- Können Mitarbeitende eine Vertretung für eine Schicht anfragen?
- Ja. Für künftige Schichten kann eine Vertretungsanfrage gestellt werden. Sie kann erst genehmigt werden, wenn eine Vertretung ausgewählt wurde.