Braucht ein Mitarbeiter eine separate RevoHR-App?

Nein. Der Mitarbeiter nutzt WhatsApp, das bereits auf seinem Telefon vorhanden ist. Es gibt keine separate App zu installieren und kein HR-Portal, in das er sich einloggen muss – jeder Prozess startet im Chat, den er täglich nutzt.

Was kann ein Mitarbeiter in WhatsApp tun?

Zu Schichtbeginn und -ende ein- und auschecken, Urlaub beantragen und die Entscheidung erhalten sowie Fragen zu Unternehmensrichtlinien stellen. HR und Führungskräfte arbeiten in der RevoHR-Webplattform, in der die daraus entstehenden Datensätze gespeichert werden.

Verfolgt RevoHR den Standort des Mitarbeiters kontinuierlich?

Nein. Der Standort wird bei Check-in und Check-out erfasst und mit dem hinterlegten Arbeitsort verglichen. Es handelt sich um eine punktuelle Prüfung des Anwesenheitsereignisses, nicht um GPS-Tracking über den gesamten Tag.

Kann ein Urlaubsantrag in WhatsApp beginnen und abgeschlossen werden?

Ja. Der Mitarbeiter beantragt Urlaub im Chat und sieht den relevanten Anspruch und die Daten vor der Bestätigung. Der Antrag geht an die Führungskraft, und die Entscheidung kommt im selben Chat zurück.

Können Führungskräfte auch über WhatsApp genehmigen?

Ja. Eine Führungskraft kann einen Urlaubsantrag erhalten und direkt aus der Nachricht heraus genehmigen oder ablehnen, ohne die Webplattform zu öffnen.

Woher kommen die Antworten auf Fragen zu Richtlinien?

Aus den Dokumenten, die das Unternehmen in RevoHR hochgeladen hat. Die Antwort fasst den relevanten Teil dieses Materials zusammen und spiegelt damit die Unternehmensrichtlinie wider statt eine allgemeine HR-Wissensbasis.

WhatsApp für Mitarbeitende

HR direkt in dem WhatsApp, das Ihre Mitarbeitenden bereits nutzen

Mitarbeitende nutzen WhatsApp zum Ein- und Auschecken, für Urlaubsanträge, HR-Fragen und Antworten auf Basis der Unternehmensrichtlinien – alles in einem Kanal, den sie ohnehin nutzen. HR verwaltet die zugrunde liegenden Datensätze und Workflows in RevoHR.

Keine separate Mitarbeiter-App und kein eigenes Portal
Anwesenheit und Urlaub starten in WhatsApp
Fragen zu Richtlinien können im selben Chat beantwortet werden
Nachrichten und Antworten können in der Sprache des Mitarbeitenden bereitgestellt werden

Ein Mitarbeiter wird zum Einchecken aufgefordert, sendet den Check-in-Befehl und wird gebeten, seinen Standort zu teilen. — Der Mitarbeiter startet den Anwesenheitsprozess direkt in WhatsApp.

Der Mitarbeiter startet in WhatsApp, nicht in einem separaten HR-Portal

Für viele deskless Rollen muss der Zugang zu HR auf dem Telefon beginnen, das der Mitarbeiter ohnehin nutzt.

RevoHR nutzt WhatsApp als primäre Schnittstelle für Mitarbeitende, nicht als zusätzlichen Benachrichtigungskanal. Ein Prozess kann direkt aus demselben Chat gestartet werden, statt zwischen Papier, Anrufen und getrennten Systemen zu wechseln.

Das ist besonders relevant, wenn Firmen-E-Mail und Laptop nicht zum Arbeitsablauf gehören. HR arbeitet weiterhin in RevoHR, während der Mitarbeiter den Prozess in einem vertrauten Kanal startet.

Die Anwesenheit beginnt mit einer Nachricht und erfasst das Ereignis in diesem Moment

Der Mitarbeiter kann die Check-in-Aktion in WhatsApp antippen oder eingeben. RevoHR fragt anschließend den aktuellen Standort ab und speichert die Check-in-Zeit zusammen mit der Entfernung zum hinterlegten Arbeitsort.

Das ist eine punktuelle Standortprüfung für das Anwesenheitsereignis und keine kontinuierliche GPS-Verfolgung über den Tag.

Ein Mitarbeiter teilt seinen Standort, erhält eine Check-in-Bestätigung und sieht die Entfernung zum Arbeitsort. — Das Anwesenheitsereignis wird in WhatsApp bestätigt, einschließlich erfasster Zeit und Entfernung zum Arbeitsort.

Ein Urlaubsantrag kann im selben Gespräch erstellt werden

Mitarbeitende können Urlaub direkt in WhatsApp beantragen. RevoHR kann die entsprechende Urlaubsart, den verbleibenden Anspruch, den beantragten Zeitraum und den Bestätigungsschritt vor dem Absenden anzeigen.

Der Mitarbeiter erhält also nicht nur eine Nachricht. Er startet im selben Gespräch einen echten HR-Prozess.

Ein Mitarbeiter beantragt Jahresurlaub, und das System bestätigt die beantragten Daten und die Anzahl der Tage vor dem Absenden. — Der Mitarbeiter beantragt Urlaub, sieht die Details und bestätigt den Antrag in WhatsApp.

Das Ergebnis kommt ebenfalls in WhatsApp zum Mitarbeiter zurück

Nach dem Absenden kann der Mitarbeiter die Bestätigung erhalten, dass der Antrag übermittelt wurde, und anschließend den endgültigen Genehmigungsstatus im selben Chat.

So bleibt der Prozess für den Mitarbeiter sichtbar, statt in Anrufen, Papier oder manuellen Nachfragen zu verschwinden.

Bestätigung eines eingereichten Urlaubsantrags, gefolgt von einer Genehmigungsnachricht mit Zeitraum und Gesamtzahl der Tage. — Der Mitarbeiter erhält sowohl die Eingangsbestätigung als auch die endgültige Entscheidung im selben Chat.

Auch Führungskräfte können über WhatsApp handeln

Führungskräfte müssen Genehmigungen nicht ausschließlich außerhalb des Nachrichtenflusses bearbeiten. RevoHR kann die Details eines Urlaubsantrags senden und die Genehmigung oder Ablehnung direkt in WhatsApp ermöglichen.

Das verkürzt den Weg zwischen Antrag und Entscheidung und hält den Vorgang trotzdem strukturiert.

Eine Führungskraft erhält eine Benachrichtigung über einen Urlaubsantrag und genehmigt ihn in WhatsApp. — Eine Führungskraft erhält einen Urlaubsantrag und kann ihn direkt in WhatsApp genehmigen.

Mitarbeitende können HR-Fragen stellen und Antworten auf Basis der Unternehmensrichtlinien erhalten

Derselbe WhatsApp-Chat kann auch für HR-Fragen genutzt werden. Mitarbeitende können praktische Fragen stellen, etwa wie Jahresurlaub beantragt wird oder was die Reiserichtlinie zum Tagegeld sagt, und erhalten eine Antwort auf Basis der Unternehmensdokumente.

Damit geht WhatsApp über Vorgänge wie Anwesenheit und Urlaub hinaus und wird zu einem praktischen Zugangspunkt für HR-Informationen, die Mitarbeitende während des Arbeitstags benötigen.

Ein Mitarbeiter fragt, wie Jahresurlaub beantragt wird und was die Reiserichtlinie zum Tagegeld sagt, und erhält Antworten auf Basis der Unternehmensdokumente. — Fragen und Antworten zu Richtlinien im selben WhatsApp-Chat.

Die Antwort kann praktische Details aus der Richtlinie enthalten, nicht nur Ja oder Nein

Wenn es sinnvoll ist, kann die Antwort die relevanten operativen Details aus der Richtlinie zusammenfassen, statt nur auf ein PDF zu verweisen. So ist die Information im konkreten Moment besser nutzbar.

Die Antwort spiegelt das Dokument wider, aus dem sie stammt. Der Mitarbeiter liest also die unternehmenseigene Richtlinie und keine allgemeine HR-Auskunft. Formulierung und Detailgrad folgen der Quelle, weshalb dieselbe Richtlinie je nach Frage unterschiedlich zusammengefasst werden kann.

Eine ausführliche Antwort zu Tagegeldregeln auf Basis einer Reiserichtlinie. — Eine ausführlichere Antwort aus einer Richtlinie wird in WhatsApp zurückgegeben.

Für den Zugang zu HR gebaut, nicht nur für Nachrichten

Es geht nicht darum, WhatsApp als allgemeinen Kommunikationskanal zu nutzen. Mitarbeitende sollen reale HR-Prozesse in einem bereits genutzten Kanal starten, verfolgen und abschließen können.

RevoHR hält die zugrunde liegenden Datensätze, Genehmigungen und Historien in der Plattform, sodass HR und Operations in einem System arbeiten.

Häufig gestellte Fragen

Braucht ein Mitarbeiter eine separate RevoHR-App?: Nein. Der Mitarbeiter nutzt WhatsApp, das bereits auf seinem Telefon vorhanden ist. Es gibt keine separate App zu installieren und kein HR-Portal, in das er sich einloggen muss – jeder Prozess startet im Chat, den er täglich nutzt.
Was kann ein Mitarbeiter in WhatsApp tun?: Zu Schichtbeginn und -ende ein- und auschecken, Urlaub beantragen und die Entscheidung erhalten sowie Fragen zu Unternehmensrichtlinien stellen. HR und Führungskräfte arbeiten in der RevoHR-Webplattform, in der die daraus entstehenden Datensätze gespeichert werden.
Verfolgt RevoHR den Standort des Mitarbeiters kontinuierlich?: Nein. Der Standort wird bei Check-in und Check-out erfasst und mit dem hinterlegten Arbeitsort verglichen. Es handelt sich um eine punktuelle Prüfung des Anwesenheitsereignisses, nicht um GPS-Tracking über den gesamten Tag.
Kann ein Urlaubsantrag in WhatsApp beginnen und abgeschlossen werden?: Ja. Der Mitarbeiter beantragt Urlaub im Chat und sieht den relevanten Anspruch und die Daten vor der Bestätigung. Der Antrag geht an die Führungskraft, und die Entscheidung kommt im selben Chat zurück.
Können Führungskräfte auch über WhatsApp genehmigen?: Ja. Eine Führungskraft kann einen Urlaubsantrag erhalten und direkt aus der Nachricht heraus genehmigen oder ablehnen, ohne die Webplattform zu öffnen.
Woher kommen die Antworten auf Fragen zu Richtlinien?: Aus den Dokumenten, die das Unternehmen in RevoHR hochgeladen hat. Die Antwort fasst den relevanten Teil dieses Materials zusammen und spiegelt damit die Unternehmensrichtlinie wider statt eine allgemeine HR-Wissensbasis.