Două secțiuni, două responsabilități
Cele mai multe cereri de concediu se blochează dintr-un motiv banal: hârtia amestecă ce spune angajatul cu ce decide compania. Angajatul scrie o perioadă, cineva taie cu pixul două zile, altcineva adaugă o observație pe margine și, peste trei luni, nimeni nu mai știe ce s-a cerut și ce s-a aprobat de fapt. Formularul acesta separă clar cele două părți.
Secțiunea I se completează de salariat și conține numele, funcția, departamentul sau punctul de lucru, perioada solicitată, numărul de zile lucrătoare, un câmp opțional de observații, data cererii și semnătura ori confirmarea. Sunt prevăzute și câmpuri opționale pentru marca sau ID-ul intern și pentru telefon sau email, utile în companiile în care există omonimii sau în care confirmarea se trimite înapoi angajatului.
Secțiunea a II-a se completează de HR sau de manager și conține soldul disponibil la momentul verificării, zilele solicitate, zilele aprobate, perioada aprobată, statusul deciziei (aprobat, perioadă alternativă propusă sau necesită clarificări), numele și funcția aprobatorului, observațiile, data deciziei și semnătura sau aprobarea electronică. Documentul precizează el însuși că este un formular intern orientativ, pe care angajatorul îl poate adapta propriului flux de aprobare și propriilor proceduri.
De ce perioada solicitată nu este același lucru cu perioada aprobată
Un operator cere zece zile în august. Linia pe care lucrează are deja doi oameni plecați în aceeași săptămână, iar al treilea ar însemna o tură descoperită. Managerul aprobă șapte zile și propune restul în septembrie. Dacă formularul ar avea un singur câmp de perioadă, informația reală s-ar pierde: fie apare că angajatul a cerut șapte zile, ceea ce nu este adevărat, fie apare că are zece aprobate, ceea ce e și mai rău pentru planificare.
De aceea cele două perioade stau separat, la fel ca zilele solicitate față de zilele aprobate. Verificarea soldului are același rol practic: se consemnează câte zile erau disponibile în momentul deciziei, nu câte se presupune că ar fi. Este exact informația care lipsește atunci când, în decembrie, cineva descoperă că trei oameni mai au restanțe de concediu.
Traseul complet al unei cereri arată, în practică, așa: angajatul completează formularul, HR verifică soldul, managerul sau aprobatorul decide, planificarea turelor se actualizează pentru acoperirea perioadei, iar documentul semnat ajunge în arhivă și în procesele HR din aval. Fiecare pas are un responsabil, iar formularul este doar suportul pe care circulă informația.
Contextul legal, pe scurt
Codul muncii garantează, la art. 144, dreptul salariaților la concediu de odihnă anual plătit. Art. 145 stabilește o durată minimă a concediului anual de 20 de zile lucrătoare. Art. 148 prevede că efectuarea concediului se face în baza unei programări colective sau individuale, iar alineatul 4 al aceluiași articol conține o regulă de solicitare cu 60 de zile, aplicabilă în contextul programării. Textul oficial poate fi consultat pe Portalul Legislativ.
Această regulă nu înseamnă că orice cerere de concediu trebuie depusă, universal, cu 60 de zile înainte. Ea trebuie citită în contextul mecanismului de programare descris la art. 148, iar modul concret în care se aplică depinde de programarea din companie, de contractul colectiv aplicabil și de regulamentul intern. Pagina de față nu oferă consultanță juridică, iar formularul propus nu este impus de lege.
Word-ul rezolvă formularul. RevoHR rezolvă traseul cererii
Un document editabil rezolvă problema formei: ce se scrie, cine semnează, ce se consemnează. Nu rezolvă însă drumul. Pentru un angajat care lucrează în teren, în depozit sau în producție, fără laptop și fără adresă de email de serviciu, „completează formularul și trimite-l la HR” înseamnă, în realitate, o deplasare la birou, o poză trimisă pe un grup sau o rugăminte adresată șefului de tură.
În RevoHR, cererea pornește din WhatsApp, în limba angajatului. Soldul și statusul cererii pot fi consultate în același fir de conversație, deci angajatul nu mai întreabă HR-ul „câte zile mai am”. Decizia rămâne a managerului, luată explicit și consemnată, nu automatizată: sistemul transportă și înregistrează cererea, nu aprobă în locul nimănui. Iar pentru că planificarea turelor și concediile stau în aceeași platformă, impactul operațional al unei aprobări se vede acolo unde contează, în acoperirea zilelor din grafic.
Ce nu face acest formular
Modelul nu calculează indemnizația de concediu, nu garantează aprobarea cererii și nu înlocuiește politica internă a companiei sau o verificare juridică. Este un suport de lucru pe care îl adaptezi la fluxul tău de aprobare, la programarea concediilor și la modul în care îți arhivezi documentele de personal.
Întrebări frecvente despre modelul de cerere de concediu
- Este acesta un formular oficial obligatoriu?
- Nu. Este un model intern orientativ, editabil, pe care angajatorul îl poate adapta propriului flux de aprobare și propriilor proceduri. Nu este impus de lege și nu înlocuiește politica internă a companiei.
- Ce informații conține?
- O secțiune completată de salariat, cu nume, funcție, departament sau punct de lucru, perioada solicitată, numărul de zile lucrătoare, observații opționale, data cererii și semnătura, plus câmpuri opționale de ID intern și contact. Și o secțiune completată de HR sau manager, cu soldul disponibil la verificare, zilele solicitate, zilele aprobate, perioada aprobată, statusul deciziei, numele și funcția aprobatorului, observații, data deciziei și semnătura sau aprobarea electronică.
- Trebuie orice cerere depusă cu 60 de zile înainte?
- Nu, nu există o astfel de regulă universală. Codul muncii prevede la art. 148 că efectuarea concediului se face în baza unei programări colective sau individuale, iar alineatul 4 conține o regulă de solicitare cu 60 de zile care se citește în contextul acestui mecanism de programare. Modul concret de aplicare depinde de programarea din companie, de contractul colectiv aplicabil și de regulamentul intern.
- Poate fi gestionat electronic fluxul de cereri?
- Compania își poate stabili propriul proces intern de solicitare și aprobare. În RevoHR, cererea pornește din WhatsApp, soldul și statusul pot fi consultate în același flux, iar decizia managerului rămâne explicită și consemnată.
Ai nevoie și de evidența prezenței? Model pontaj angajați 2026 în Excel.