Miért kell külön kezelni a tervezett beosztást és a valós jelenlétet?
A beosztás a tervet, a jelenléti ív a valóságot tükrözi. Bemutatjuk, miért kritikus a két adatsor elkülönítése és összevetése a puszta felülírás helyett.
· 6 perc olvasási idő
A tervezett beosztás és a valós jelenlét két különböző kérdésre ad választ. A beosztás azt rögzíti, hogy kinek, hol és mikor kellett volna dolgoznia, míg a jelenléti adatok azt mutatják meg, ki, hol és mikor végzett ténylegesen munkát.
Amennyiben a rendszer a munkarend alapján automatikusan tölti ki a hiányzó adatokat a jelenléti íven, vagy a valóságot a tervhez igazítva írja felül, pontosan azok az eltérések vesznek el, amelyek operatív szempontból a legértékesebb információkat hordozzák.
Egy egyszerű példa
Tervezett munkarend: 08:00-16:00. Munkakezdés: 08:12. Munkavégzés vége: 16:37. Ezt a különbséget nem szabad elrejteni, hiszen fontos visszajelzést adhat: jelezhet késést, jóváhagyott rendkívüli munkavégzést, adminisztrációs hibát vagy akár a beosztástervezés hiányosságait is.
Az adatok különválasztása minden ilyen lehetőséget nyitva hagy a vezetői tisztázásig.
Láthatóvá váló kivételek
Előfordulhat, hogy van tervezett munkaidő, de hiányzik a be- vagy kijelentkezési adat, ez utalhat távollétre vagy elmaradt rögzítésre. Ugyanígy ellentmondást jelez, ha egy jóváhagyott szabadság alatt érkezik jelenléti adat.
Folyamatos összehasonlítás nélkül ezek a kritikus helyzetek láthatatlanok maradnak a vezetőség számára.
Terv és valóság összevetése vezetőknek
Az operációs vezetőnek nem csupán utólagos havi kimutatásokra van szüksége. Már a munkarend kezdetén látnia kell, hogy a várt létszám megjelent-e a munkaterületen.
A RevoHR tervezett és valós adatokat összevető műszerfala telephelyenként, élőben mutatja a számokat, és azonnal jelzi a tervtől való eltéréseket.
Hosszú távú elemzés
Az ismétlődő eltérések rávilágíthatnak az irreális beosztástervezésre, egy adott telephely elérhetőségi problémáira vagy a nehézkes beléptetési folyamatra. A külön tárolt adatok lehetővé teszik a tervezés finomhangolását, nem csupán a puszta ellenőrzést.
Ez a megkülönböztetés kulcsfontosságú a HR, az operáció és az ügyfélkiszolgálás minősége szempontjából is.
Tervezési alapelvek
- Soha ne alakítsa át a beosztást automatikusan jelenléti ívvé.
- Ne írja felül a valós jelenléti adatokat csak azért, hogy azok megfeleljenek a tervnek.
- Őrizze meg a kivételeket a vezetői jóváhagyásig.
- Minden módosítást kössön felelőshöz és rögzítse annak indokát a visszakövethetőség érdekében.
- Tekintsen az eltérésekre operatív fejlesztési eszközként.