HR-folyamatautomatizálás
A tervezett és tényleges órák közötti különbség sokszor előbb mutatja a problémát, mint a havi riport
Többműszakos gyártásban a HR-adat nem külön adminisztratív világ. A beosztás, jelenlét, szabadság és dolgozói adatok közvetlenül hatnak a napi működésre. Ha ezek az információk tovább használhatók, kevesebb kézi egyeztetés szükséges a HR, a vezetők és a meglévő rendszerek között.
- Tervezett és tényleges órák
- Kevesebb kézi egyeztetés
- Meglévő rendszerek maradhatnak
- Adatok közvetlenül kérdezhetők
Többműszakos gyártásban az órák eltérése gyorsan operatív kérdéssé válik
Egy gyártóvállalat hétfőn megtervezi a hetet. Műszakok, emberek, helyszínek. A hét végén azonban a tényleges jelenlét más képet mutat. Valaki nem jelent meg, másokat átcsoportosítottak, egy műszak több órát használt, mint tervezték, egy másik kevesebbet.
A probléma akkor kezdődik, amikor a tervezett és tényleges adat két külön világban marad. Valakinek össze kell hoznia őket, mielőtt a vezető megérti, mi történt valójában.
A RevoHR a beosztás és jelenlét oldaláról ismeri az órákat. A bérszámfejtési folyamat ismeri a béreket, díjakat és a pénzügyi számítás szabályait. A kettő együtt értelmesebb üzleti képet ad anélkül, hogy bármelyik rendszernek át kellene vennie a másik szerepét.
Az automatizálás első értéke itt az, hogy ugyanazt az információt nem kell újra kézzel összerakni minden héten vagy minden bérszámfejtési időszak előtt.
A vezetőnek azt kell látnia, hol tér el a valóság a tervtől
Nem minden eltérés probléma. Ezért az összes szám helyett a kivételek érdekesek.
Melyik üzem ment rendszeresen a tervezett órák fölé? Melyik műszakban jelenik meg újra ugyanaz az eltérés? Kik azok, akik dolgoztak, de nem szerepeltek az eredeti beosztásban? Hol volt olyan dolgozó a tervben, akinek nincs rögzített jelenléte?
A kivételekre épülő vezetés logikája egyszerű. A vezetőnek nem minden adatot kell néznie. Azt kell látnia, ami eltér.
Egyetlen szokatlan hét mögött lehet teljesen érthető operatív döntés. Ha ugyanaz a műszak hónapról hónapra a terv fölé kerül, az már olyan minta, amelyet érdemes megnézni. Lehet, hogy a tervezett létszám nem tükrözi a tényleges terhelést, lehet, hogy rendszeres helyettesítés történik, vagy egyszerűen másképp működik a műszak, mint ahogy a terv feltételezi.
A rendszer a tényt mutatja. A vezető adja hozzá az okot.
| Kérdés | Adat | Szint |
|---|---|---|
| Hol magasabbak a tényleges órák a tervnél? | beosztás és jelenlét | üzem, műszak |
| Hol ismétlődik az eltérés? | több hét | helyszín, műszak |
| Ki magyarázza a különbséget? | tervezett és tényleges órák | munkavállaló |
A dokumentumkérések ugyanennek a problémának egy másik változatát jelentik
A műszakos dolgozó munkáltatói igazolást vagy jövedelemigazolást kér. Nem feltétlenül ül olyan számítógép előtt, ahonnan a teljes HR-folyamatot eléri. A műszakvezetőhöz fordul. Innen indul a kézi lánc: adatok keresése, HR megkeresése, dokumentum előkészítése, belső ellenőrzés és visszajuttatás.
Sok HR-rendszert az íróasztalnál dolgozókra terveztek, nem az építőiparban vagy gyártásban műszakban dolgozó emberre. A lényeg nem az, hogy a dolgozó milyen rendszert tudna megtanulni.
A munkája egyszerűen más környezetben történik.
Ha a kérés nem tud közvetlenül elindulni, a vezető lesz a közvetítő. Ez nemcsak várakozást okoz a dolgozónak, hanem olyan adminisztratív feladatot is ad a műszakvezetőnek, amelynek kevés köze van a műszak irányításához.
Egy munkáltatói igazolás jól mutatja, hogyan építhető fel a teljes folyamat
A dolgozó telefonról kéri az igazolást. A vállalatnak van saját mintája. A szükséges információ már létezik a vállalat rendszereiben.
Nyitott platformon felépíthető egy olyan folyamat, amely ezeket az értékeket használja, a vállalati dokumentumot előkészíti, majd a szervezet által választott belső úton továbbviszi. Nem a dokumentum típusa az érdekes.
A minta az érdekes.
Ugyanazt az adatot nem kell minden alkalommal kézzel újra összegyűjteni. A vállalat megtarthatja saját sablonját és belső jóváhagyási rendjét, miközben a szükséges információ felhasználhatóvá válik.
Ugyanez a logika más, rendszeresen kiadott dokumentumokra is alkalmazható. Nem minden igazolásból kell külön termékfunkciót készíteni.
Az a fontos, hogy a vállalat által már ismert adatok elérhetők legyenek ahhoz a folyamathoz, amelyiknek szüksége van rájuk.
- 1
Dolgozói kérés
A dolgozó telefonról kéri a dokumentumot.
- 2
Vállalati sablon
A vállalat saját sablonja kerül használatba.
- 3
Adatok átvétele
A szükséges értékek a meglévő információforrásokból származnak.
- 4
Belső folyamat
A dokumentum végigmegy a vállalat folyamatán.
- 5
Dokumentum visszaküldése
Az eredmény WhatsAppon visszajut a dolgozóhoz.
Tizenhat harmincperces adminisztratív ügy már egy teljes munkanap
Egy dokumentum rövidnek tűnik. A teljes ügyintézés hosszabb. A kérést valaki átveszi, adatot keres, másik kollégától vár információt, előkészíti a dokumentumot, követi a belső folyamatot, majd visszajelez a dolgozónak.
Ez nem megtakarítási ígéret. Minden vállalat használhatja a saját idejét.
Ha nálatok egy ilyen kérés 12 perc, használjatok 12 percet. Ha több ember érintett és 45 percet köt le, számoljatok 45 perccel.
A fontos felismerés az, hogy a sok kicsi feladat együtt már látható mennyiségű vezetői vagy HR-időt foglal el.
Ugyanaz az alapelv működik belépésnél, kilépésnél és bérszámfejtésnél
Belépés
A munkavállaló egyszer kerül rögzítésre, majd a szükséges információ használható a további vállalati folyamatokban. Ez nemcsak időt takaríthat meg, hanem csökkenti annak esélyét is, hogy a kezdési dátum, helyszín vagy munkakör több nyilvántartásban eltérően szerepeljen. Egy gyártóvállalatnál különösen gyorsan látszik ennek az értéke, amikor rövid idő alatt több új ember kezd. Ha minden belépőnél ugyanazokat az adatokat több helyen újra be kell írni, az adminisztratív teher pontosan akkor nő meg, amikor a csapat a betanítással és a műszakba állítással is foglalkozik.
Kilépés
A rögzített kilépési dátum megjelenhet azokban a nyilvántartásokban, amelyeknek tükrözniük kell a változást. Így a státuszváltás nem attól függ, hogy több csapat egymástól függetlenül emlékszik-e ugyanarra a frissítésre. A lényeg nem az, hogy minden rendszer ugyanazt csinálja. Az a fontos, hogy a változás ismertté váljon azokban a folyamatokban, amelyeknek reagálniuk kell rá.
Jelenlét és bérszámfejtés
Az ellenőrzött órák és távolléti adatok adatként juthatnak el a bérszámfejtéshez. A RevoHR az órákat adja, a bérszámfejtés pedig a díjakat, szabályokat és pénzügyi számítást. Így a bérszámfejtésnek nem kell kézi táblázatokból újra felépítenie azt, amit a jelenléti folyamat már rögzített.
Dokumentumok
A releváns dátumok olyan folyamat részei lehetnek, amely megmutatja, mire kell figyelmet fordítani. A teljes lista rendszeres átnézése helyett a figyelem azokra a tételekre irányítható, amelyek közelednek egy fontos időponthoz. Mindegyik esetben ugyanaz történik: az adat létezik, az emberi munka pedig abból keletkezik, hogy több helyre kell eljuttatni.
A vezető közvetlenül is kérdezheti a munkaerőadatokat
A nyitott adat további előnye, hogy külső AI-asszisztensek, például Claude, ChatGPT vagy Gemini kapcsolhatók hozzá.
A vezető kérdezhet.
A belső RevoHR AI-ügynökök más szerepet töltenek be. Ők a dolgozóknak válaszolnak a vállalati információ alapján. A külső ügynökök HR, vezetői és rendszeradminisztrációs feladatokat támogatnak. Két külön rétegről van szó.
Ez a vezetői riportolást is megváltoztatja. Egy kérdéshez nem feltétlenül kell új táblázatot készíteni. A vezető először kérdezhet, majd a válasz alapján pontosíthatja, melyik helyszínre, műszakra vagy időszakra kíváncsi.
Például egy általános kérdés után, hogy melyik telephely tért el legjobban a tervtől, rögtön jöhet a következő: melyik három műszak adja ennek az eltérésnek a nagy részét?
A nyitottság lehetővé teszi, hogy a meglévő rendszerek megtartsák a saját szerepüket
A bérszámfejtés továbbra is számolhat bért. A vezetői riportolás maradhat a megszokott helyen. Más vállalati rendszerek is megtarthatják a saját feladatukat.
A RevoHR a műszak, beosztás, jelenlét, szabadság, képzés és dolgozói folyamatok adatait adja hozzá. A nyitott platform lényege, hogy ezek az információk nem állnak meg a HR-folyamat végén.
Használhatók tovább.
Ez teszi lehetővé a valódi folyamat-automatizálást.
Egy vállalat elkezdheti például a bérszámfejtés előtti kézi órabevitellel, majd később hozzáadhatja a vezetői elemzést vagy a dolgozói dokumentumok folyamatát. Nem kell mindent egyetlen projektben megoldani.
A rendszerek szerepe megmarad, miközben a közöttük lévő kézi munka csökken. Ez a különbség aközött, hogy még egy új rendszert vezetünk be, vagy a meglévő rendszereket tesszük jobban együttműködővé.
Az első automatizálás legyen az a folyamat, amelyet a műszakvezető már ma is rendszeresen ismétel
Kérdezd meg a vezetőket. Melyik adatot írják újra? Melyik dokumentum miatt keresik mindig a HR-t? Melyik heti riportot építik kézzel? Melyik eltérést ellenőrzik minden pénteken?
Ezután nézd meg a folyamatot elejétől a végéig. Ki indítja? Hol van már meg az információ? Ki másolja? Hol kell várni? Mi számít kész eredménynek?
A jó első automatizálási eset általában három dolgot tud. Elég gyakran ismétlődik ahhoz, hogy mindenki azonnal felismerje. A szükséges adatok már megvannak valahol a vállalatnál. Az eredmény pedig egyértelmű.
Érdemes azt is megnézni, hány ember érinti a folyamatot. Egy tízperces feladat kevésnek tűnik, de ha három embernek kell hozzá külön-külön megállnia és információt adnia, a teljes szervezeti költség már egészen más.
Így a projekt mérhető marad. Nem általános HR-digitalizációról beszélünk, hanem például egy olyan heti folyamatról, amely ma három ember kézi egyeztetését igényli, pedig az adatok már léteznek.
Gyakori kérdések a HR-folyamatok automatizálásáról
- Le kell cserélni a meglévő bérszámfejtést?
- A folyamat a már meglévő adatokból és rendszerekből indul. A RevoHR a munkaerőadatokat teszi felhasználhatóvá ott, ahol a következő üzleti folyamatnak szüksége van rá.
- Milyen adatot ad a RevoHR a bérszámfejtéshez?
- A RevoHR a tervezett és tényleges órákat, valamint a releváns jelenléti és távolléti információt adja. A bérszámfejtési folyamat kezeli a díjakat és a pénzügyi számítást.
- Használható Claude, ChatGPT vagy Gemini vezetői kérdésekhez?
- Külső AI-asszisztensek, például Claude, ChatGPT vagy Gemini kapcsolhatók vezetői és HR célokra. A belső RevoHR AI-ügynökök külön dolgozói réteget alkotnak.