Dokumentumok és megfelelőség
Lássa, mi érvényes, mi jár le és hol található a bizonyíték
A RevoHR a dolgozói profilhoz kapcsolja a dokumentumokat, tanúsítványokat és lejárati dátumokat, figyelmeztet a lejárat előtt, és egy közös könyvtárban tartja a vállalati szabályzatokat, amelyekből a dolgozók választ kaphatnak kérdéseikre.
- Dolgozói dokumentumok és tanúsítványok
- Lejárati dátumok a dolgozói profilban
- Vállalati szabályzat- és dokumentumtár
- Képzési, dokumentum- és jelenléti bizonyíték egy helyen
Egy tanúsítvány csak akkor hasznos, ha tudja, hogy még érvényes
A dokumentum és a lejárati dátuma a dolgozói profilhoz tartozik, nem egy névre szóló mappába.
Minden dolgozói profilnak van Documents része. A dokumentum típussal kerül feltöltésre; ha tanúsítványról van szó, a tanúsítvány neve és a figyelmeztetéseket vezérlő lejárati dátum is hozzá tartozik.
Feltöltés után a RevoHR elolvassa a dokumentumot, és megpróbálja felismerni a lejárati dátumot és a tanúsítvány nevét. A dokumentum pending, processing, majd suggested állapotokon halad át, ezután egy előre kitöltött ellenőrző panel jelenik meg. Semmi nem kerül a profilba addig, amíg valaki jóvá nem hagyja.
Ez szándékos. Egy automatikusan kinyert, de senki által nem ellenőrzött dátum rosszabb, mint ha nincs dátum, mert ennek a mezőnek éppen az a célja, hogy lehessen rá támaszkodni.
Mi kerül a dolgozói profilhoz
- Szerződések
- Személyazonosító okmányok
- Tanúsítványok, engedélyek és licencek lejárati dátummal
- Minden más dokumentum, amelyet a személyhez kell kapcsolni
Lássa a lejáratokat, mielőtt a holnapi problémává válnak
A lejárati dátumok színnel vannak jelölve a dolgozói profilban: piros a lejárat után, sárga a figyelmeztetési időszakban. A RevoHR a tanúsítvány lejárata előtt jelez, nem akkor, amikor valaki már a helyszínen veszi észre.
Az operatív különbség kicsi, de fontos: egy időben elkezdett megújítás adminisztratív feladat; ugyanez a megújítás, ha csak a műszak reggelén derül ki, már létszámprobléma.
A három állapot szemléltető ábraként — nem képernyőkép
Lejárt
Piros a dolgozói profilban. Amit a dokumentum engedélyezett, az már nem érvényes, a megújítás pedig késésben van.
A figyelmeztetési időszakban
Sárga. Még érvényes, de elég közel a lejárathoz ahhoz, hogy a megújítás adminisztratív feladat legyen, ne sürgős telefon a műszak reggelén.
Érvényes
Nincs jelölés. A dátum rögzítve van, így a következő figyelmeztetés automatikusan megérkezik.
A dokumentum maradjon annál a dolgozónál, akihez tartozik
Egy e-mail mappában lévő tanúsítvány olyan bizonyíték, amelyet nyomás alatt nehéz megtalálni. A dolgozói profilhoz csatolva ott van a jelenléti előzmények, szabadságok, képzési eredmények és a WhatsApp-beszélgetés mellett — vagyis pontosan ott, ahol a kapcsolódó információkat amúgy is keresik.
Ha egy szabadságpolitika igazoló dokumentumot kér, ugyanez az elv érvényes: az orvosi igazolás ahhoz a szabadságkérelemhez marad csatolva, amelyet igazol.
A vállalati szabályzatok egy könyvtárba kerülnek, és ebből a könyvtárból érkeznek a válaszok
Ez nem ugyanaz, mint egy dolgozó saját dokumentumai. Kézikönyvek, eljárások, irányelvek, űrlapok, sablonok és megfelelőségi dokumentumok a vállalati könyvtárba kerülnek, mindegyik kategóriával és státusszal, fájlonként legfeljebb 50 MB méretben. Ezek közül egyik sem tartozik egyetlen személyhez.
A könyvtár célja az információ visszakeresése. Feltöltés után a RevoHR indexeli a dokumentumot, hogy az asszisztens tudjon belőle válaszolni, a státusz oszlop pedig mutatja a folyamatot. Egy szabályzat frissítése a korábbi verziót archiválja, nem törli, így a történet megmarad.
A könyvtár a WhatsAppos HR Q&A tudásbázisa. Nem itt található egy dolgozó szerződése vagy tanúsítványa — azok a dolgozói profilban vannak a lejárati dátumokkal együtt.
A dokumentum feltöltése maga a teljes beállítás
Egy PDF elküldése 300 embernek e-mailben nem jelenti azt, hogy a szabályzat valóban hozzáférhető. A dolgozó egyszerű nyelven kérdez WhatsAppon — például mennyivel előbb kell szabadságot kérnie — az asszisztens pedig a vállalat saját dokumentumaiból válaszol, a dolgozó nyelvén, és megnevezi a forrásdokumentumot. Nincs külön tudásbázis, amelyet a már meglévő dokumentumok mellett külön kellene megírni és karbantartani.
Két működési részletet érdemes tudni. A dolgozóval megosztott dokumentum 60 perc után lejár, így a cégen kívül továbbított link nem marad nyitva. Az asszisztens pedig a könyvtár aktuális tartalmából válaszol, ezért egy elavult kézikönyv elavult válaszokat eredményez.
Képzés, tanúsítványok és jelenlét egy helyen
Az, hogy egy dolgozó bevethető-e egy helyszínen, ritkán múlik egyetlen mezőn. Általában kell egy befejezett képzés, egy érvényes tanúsítvány és jelenléti adatok az érintett napokra.
A RevoHR ezeket egy helyre hozza: képzési státusz, tanúsítványok állapota és jelenléti bizonyíték egy dolgozóra vagy egy teljes ügyfél munkaerejére. Semmit nem kell előre összekészíteni, mert minden ugyanazokhoz az emberekhez van rögzítve.
Staffing esetén az elvárások ügyfelenként eltérnek
Egy ügyfél telephelyének gyakran saját bevezető oktatása, kötelező képzése és dokumentumkövetelménye van, miközben ugyanaz a dolgozó egy év során több ügyfélnél is dolgozhat.
Mivel a követelményt a dolgozóhoz rögzítjük, a profil pedig tartalmazza a helyszínt és a csapatot, egy ügyfél bizonyítékai ugyanabból a nyilvántartásból olvashatók ki, nem kell külön fájl ügyfelenként.
Hogy melyik dokumentum számít, az a helyszíntől függ
Operatív példák
Gyártás
Gép- és berendezésengedélyek lejárati dátummal, amely eldönti, ki dolgozhat holnap a gyártósoron.
Építőipar
Helyszíni oktatások és berendezéstanúsítványok olyan csapatoknak, amelyek néhány hetente más projektre kerülnek.
Vendéglátás
Egészségügyi és élelmiszer-biztonsági tanúsítványok, ahol az a kérdés, ki marad érvényes a holnapi műszakra.
Munkaerő-kölcsönzés és outsourcing
Munkavállalási engedélyek és ügyfélspecifikus oktatások a dolgozói profilhoz kapcsolva, nem egy ügyfélnévre szóló mappában.
Mit vált ki
| Jelenlegi folyamat | RevoHR-megközelítés |
|---|---|
| Lejárati dátumok táblázatban | Lejárat a dolgozó saját dokumentumán követve |
| Tanúsítványok e-mail mappában | Dokumentum a dolgozói profilhoz csatolva |
| Szabályzat-PDF-ek szétszórva meghajtókon és postaládákban | Egy könyvtár, amelyből az asszisztens válaszol |
| Képzési bizonyíték külön ellenőrizve a dokumentumoktól | Képzés, tanúsítvány és jelenlét egy helyen |
| Ügyfélbizonyíték kézzel összerakva kéréskor | A nyilvántartások már tartalmazzák a helyszínt, csapatot és státuszt |
A dokumentum csak akkor hasznos, ha naprakész
Ez igaz arra a kézikönyvre is, amelyből az asszisztens válaszol, és a dolgozói profilban lévő engedélyre is. Mindkettőnek abban a rendszerben van helye, amelyet naponta használnak, nem abban, amelyet valakinek külön észben kell tartania.
Kapcsolódó termékoldalak
Gyakori kérdések
- Milyen dolgozói dokumentumokat tud követni a RevoHR?
- Szerződéseket, személyazonosító okmányokat, tanúsítványokat, engedélyeket vagy licenceket, valamint minden más dokumentumot, amelyet a személyhez kell kapcsolni. Minden dokumentumnak van típusa, a tanúsítvány pedig nevet és lejárati dátumot is tartalmaz.
- Tudja a RevoHR követni a lejárati dátumokat?
- Igen. A lejárati dátum a dolgozói profil dokumentumán szerepel és ez vezérli a figyelmeztetéseket. A dátumok színnel vannak jelölve — piros a lejárat után, sárga a figyelmeztetési időszakban — és a RevoHR a lejárat előtt jelez.
- Segít a RevoHR kitölteni a lejárati dátumot?
- Igen. Feltöltés után a RevoHR elolvassa a dokumentumot és javaslatot tesz a talált lejárati dátumra és tanúsítványnévre. A javaslat egy ellenőrző panelen jelenik meg és semmi nem kerül mentésre, amíg valaki nem erősíti meg.
- Tárolhatók a vállalati szabályzatok a RevoHR-ban?
- Igen. Kézikönyvek, eljárások, irányelvek, űrlapok, sablonok és megfelelőségi dokumentumok a vállalati könyvtárba kerülnek, mindegyik kategóriával és státusszal, fájlonként legfeljebb 50 MB méretben. Frissítéskor a korábbi verzió archiválódik, nem törlődik.
- Használhatók ezek a dokumentumok többnyelvű HR-kérdésekhez?
- Igen. A feltöltött dokumentumokat a rendszer indexeli, hogy az asszisztens tudjon belőlük válaszolni. A dolgozó a saját nyelvén kérdez WhatsAppon és ugyanazon a nyelven kap választ, a forrásdokumentum megnevezésével.
- A megfelelőségi nézet azt jelenti, hogy a RevoHR garantálja a jogi megfelelést?
- Nem. A RevoHR egy helyen mutatja a képzési státuszt, a tanúsítványok állapotát és a jelenléti bizonyítékokat, hogy a HR lássa a helyzetet. Nem helyettesít jogi tanácsadást és nem dönti el, hogy a vállalat megfelel-e minden alkalmazandó jogszabálynak.