Szabadságigénylés többműszakos rendben: a papírtól a WhatsAppig
Hogyan egyszerűsítheti a többműszakos csapatok szabadságolását a keret, a létszámigény, a vezetői jóváhagyás és az eseménynapló pontos követésével.
· 7 perc olvasás
Egy irodai csapatnál a szabadságkérés sokszor csak egy naptárbejegyzés. Egy többműszakos munkarendben viszont ugyanez a kérés kritikus létszámhiányt okozhat egy gyártósoron, a raktárban vagy az ügyfélszolgálaton.
Éppen ezért a hatékony folyamat nemcsak azt vizsgálja, hogy „hány napja maradt a dolgozónak?”, hanem azt is: „mely munkarendi beosztásokat érinti a hiány, és ki tudja átvenni a feladatokat?”.
A manuális folyamat túl sok adminisztrációs lépcsővel jár
A dolgozó kitölti a nyomtatványt, elviszi a feletteséhez, a vezető jóváhagyja, a papír eljut a bérszámfejtésre, a HR rögzíti a rendszerben, a dolgozó pedig vár a visszajelzésre.
Minden egyes átadási pont lassítja a folyamatot, és növeli az adatvesztés vagy a félreértések kockázatát.
Az egyenleget hiteles forrásból kell ellenőrizni
A közvetlen felettesnek nem képernyőfotók vagy becslések alapján kellene döntenie. A rendszernek mutatnia kell az aktuális, típus és év szerinti keretet, beleértve a HR által végzett korrekciókat is.
A RevoHR segítségével a munkavállaló ugyanabban a WhatsApp-beszélgetésben kérdezheti le az egyenlegét, amelyben benyújtja az igényét.
A beosztás érintettsége a jóváhagyás alapja
Egy csütörtök-pénteki szabadság a rotációtól függően érinthet két, de akár öt munkaközi beosztást is. A vezetőnek a tényleges hatást kell látnia, nem csak a naptári napokat.
A RevoHR automatikusan kiszámítja a szabadság és a beosztás közötti ütközéseket, és megmutatja, hogyan változik a lefedettség.
Minden jóváhagyást dokumentálni kell
A státuszváltozás önmagában nem indokolja a döntést. Egy érett munkafolyamat visszakövethető módon, eseménynaplóban rögzíti, ki és mikor hagyta jóvá a kérést, illetve mi volt az elutasítás vagy módosítás indoka.
A dolgozó a saját nyelvén kapja meg a döntést WhatsApp-on, ami jelentősen csökkenti a HR-re érkező telefonhívások és ismétlődő kérdések számát.
A jóváhagyás után jön a létszámtervezési kihívás
A szabadságnak nem szabad „eltűnnie” egy, a beosztástól független naptárban. Ha a kérés konkrét munkavégzési időket érint, a rendszernek jeleznie kell a hiányt, és el kell indítania a pótlási folyamatot.
A RevoHR képes szakképzett helyettesítőket javasolni, és a pótlási igényt közvetlenül az illetékes vezetőhöz irányítani.
A teljes munkafolyamat
A dolgozó beírja: „szabadságot szeretnék csütörtökre és péntekre”, a rendszer azonosítja a távollét típusát és a keretet, ellenőrzi a munkarendet, a vezető látja a hatásokat, majd dönt. A dolgozó azonnal választ kap, a kieső munkaidő kezelése pedig elindul.
Mindezt anélkül, hogy a munkavállalónak külön szoftveres felületre vagy portálra kellene belépnie.