Ile kosztuje ręczna ewidencja czasu pracy dla 100, 500 lub 1000 pracowników
Analiza kosztów administracyjnych ręcznej obsługi czasu pracy: od zbierania danych i korekt, po konsolidację list oraz nakłady pracy kadry zarządzającej.
· 7 minut lektury
Koszt ręcznej ewidencji czasu pracy rzadko widnieje w budżecie jako pojedyncza pozycja. Jest on rozproszony pomiędzy zadania kierowników zespołów oraz działy HR, płac i operacji.
Rzetelna analiza opłacalności nie powinna zatem bazować wyłącznie na cenie oprogramowania, lecz na liczbie minut poświęcanych na każdy etap procesu oraz skali tych operacji w czasie.
Podstawowy wzór kalkulacji
Miesięczny koszt administracyjny to suma czasu kierowników poświęconego na rejestrację, pracy działu HR nad konsolidacją danych, obsługi korekt i sporów, kosztów infrastruktury oraz wydatków na usługi zewnętrzne.
Aby uzyskać wiarygodny wynik, każda organizacja musi podstawić własne dane dotyczące wynagrodzeń i skali działalności. Unikamy stosowania uniwersalnych wskaźników oszczędności, które mogłyby nie oddawać specyfiki danej firmy.
Przykład dla 100 pracowników
Jeśli każdy kierownik poświęca na weryfikację rejestracji i wyjaśnianie nieścisłości średnio 4 minuty tygodniowo na podwładnego, przy 100 osobach oznacza to blisko 6,7 godziny pracy w tygodniu. Należy do tego doliczyć czas specjalistów HR na scalanie danych i nanoszenie poprawek przed zamknięciem okresu rozliczeniowego.
Powyższe wyliczenie stanowi jedynie scenariusz poglądowy, a nie sztywny standard dla całej branży.
Skala 500 i 1000 pracowników: gdy wyjątki stają się regułą
Wzrost kosztów nie jest liniowy. Wraz z przybywaniem lokalizacji, osób zarządzających i formatów danych, rośnie liczba punktów styku oraz ryzyko wystąpienia błędów. Obsługa pięciu różnych zestawień to nie tylko większa liczba wierszy, to często konieczność pogodzenia różnych reguł rozliczania.
Z tego powodu liczba oddziałów i administratorów systemu jest dla rentowności procesu równie istotna, co łączna liczba zatrudnionych osób.
Ukryte koszty obsługi czasu pracy
Warto uwzględnić wydatki, które często umykają uwadze: telefony wyjaśniające nieobecności, poprawianie raportów, weryfikacje dla kontrahentów, przygotowywanie dokumentacji na potrzeby kontroli, utrzymanie czytników i kart dostępu, a także przestoje wynikające z nieterminowego dostarczenia danych.
Nieuwzględnienie tych elementów w analizie biznesowej prowadzi do błędnej oceny wartości oprogramowania, jego znaczenie dla firmy może zostać wówczas niewłaściwie oszacowane.
Jak RevoHR optymalizuje procesy manualne
Dane są rejestrowane w czasie rzeczywistym przez WhatsApp, wirtualne ogrodzenia GPS automatycznie oznaczają nieprawidłowości, a arkusze czasu pracy generują się bez udziału człowieka. Dzięki temu kierownicy skupiają się wyłącznie na zatwierdzaniu wyjątków.
Wartość wdrożenia należy wyliczać na podstawie rzeczywistych danych operacyjnych firmy. RevoHR wspiera optymalizację, ale ostateczny poziom oszczędności zależy od specyfiki procesów u klienta.
Dane niezbędne do przeprowadzenia obliczeń
- Liczba zatrudnionych osób.
- Liczba jednostek organizacyjnych lub lokalizacji.
- Liczba osób zatwierdzających ewidencję czasu pracy.
- Czas poświęcany tygodniowo na administracyjną obsługę jednego pracownika.
- Liczba godzin w miesiącu przeznaczona na scalanie danych w HR.
- Średnia liczba korekt w arkuszach w skali miesiąca.
- Miesięczny koszt utrzymania urządzeń lub dotychczasowych licencji.
- Średni koszt roboczogodziny osób zaangażowanych w procesy rozliczeniowe.