Dokumenty i zgodność
Wiedz, co jest ważne, co wygasa i gdzie znajduje się dowód
RevoHR przechowuje dokumenty, certyfikaty i daty wygaśnięcia przy profilu pracownika, ostrzega przed wygaśnięciem certyfikatu i trzyma polityki firmy w jednej bibliotece, z której pracownicy mogą otrzymywać odpowiedzi.
- Dokumenty i certyfikaty pracownika
- Daty wygaśnięcia w profilu
- Biblioteka polityk i dokumentów firmy
- Dowody szkoleń, dokumenty i obecność w jednym miejscu
Certyfikat ma wartość tylko wtedy, gdy wiesz, że nadal jest ważny
Dokument i jego data wygaśnięcia są przy pracowniku, a nie w folderze nazwanym jego imieniem.
Każdy profil pracownika ma sekcję Documents. Dokument jest wgrywany z typem, a jeśli jest certyfikatem, zawiera również nazwę certyfikatu i datę wygaśnięcia, która uruchamia ostrzeżenia.
Po wgraniu RevoHR odczytuje dokument i próbuje znaleźć datę wygaśnięcia oraz nazwę certyfikatu. Dokument przechodzi przez statusy pending, processing i suggested, po czym pojawia się wstępnie wypełniony panel weryfikacji. Nic nie jest zapisywane w profilu, dopóki ktoś tego nie potwierdzi.
To celowe. Automatycznie odczytana data, której nikt nie sprawdził, jest gorsza niż brak daty, bo sens tego pola polega na tym, że można na nim polegać.
Co trafia do profilu pracownika
- Umowy
- Dokumenty tożsamości
- Certyfikaty, zezwolenia i licencje z datą wygaśnięcia
- Każdy inny dokument, który powinien pozostać powiązany z osobą
Zobacz wygaśnięcia, zanim staną się jutrzejszym problemem
Daty wygaśnięcia są oznaczone kolorami w profilu: czerwonym po wygaśnięciu i bursztynowym w okresie ostrzegawczym. RevoHR ostrzega przed wygaśnięciem certyfikatu, a nie dopiero wtedy, gdy ktoś zauważy problem na miejscu.
Różnica operacyjna jest niewielka, ale ważna: odnowienie rozpoczęte odpowiednio wcześnie jest zadaniem administracyjnym; to samo odnowienie odkryte rano przed zmianą staje się problemem kadrowym.
Trzy stany pokazane jako ilustracja — nie jako zrzut ekranu
Wygasł
Czerwony w profilu pracownika. To, do czego dokument uprawniał, nie jest już ważne, a odnowienie jest spóźnione.
W okresie ostrzegawczym
Bursztynowy. Nadal ważny, ale wystarczająco blisko wygaśnięcia, aby odnowienie pozostało zadaniem administracyjnym zamiast pilnego telefonu rano przed zmianą.
Ważny
Bez oznaczenia. Data jest zapisana, więc kolejne ostrzeżenie pojawi się bez ręcznego wpisywania do kalendarza.
Trzymaj dokument przy pracowniku, do którego należy
Certyfikat w folderze poczty to dowód, który trudno znaleźć pod presją. Dołączony do profilu pracownika znajduje się obok historii obecności, urlopów, wyników szkoleń i wątku WhatsApp — dokładnie tych informacji, które zwykle są potrzebne razem.
Jeśli polityka urlopowa wymaga dokumentu, ten sam mechanizm dotyczy wniosku: zaświadczenie lekarskie pozostaje dołączone do wniosku urlopowego, który uzasadnia.
Polityki firmy trafiają do biblioteki, a z tej biblioteki pochodzą odpowiedzi
To nie to samo co dokumenty konkretnego pracownika. Podręczniki, procedury, wytyczne, formularze, szablony i dokumenty zgodności trafiają do firmowej biblioteki, każdy z kategorią i statusem, do 50 MB na plik. Nic w tej bibliotece nie należy do jednej osoby.
Biblioteka służy do odnajdywania informacji. Po wgraniu RevoHR indeksuje dokument, aby asystent mógł na jego podstawie odpowiadać, a kolumna statusu pokazuje postęp. Aktualizacja polityki archiwizuje poprzednią wersję zamiast ją usuwać, dzięki czemu historia pozostaje dostępna.
Biblioteka jest bazą wiedzy dla pytań HR w WhatsApp. Nie jest miejscem na umowę czy certyfikat pracownika — te znajdują się w jego profilu wraz z datami wygaśnięcia.
Wgranie dokumentu to cała konfiguracja
Wysłanie PDF do 300 osób nie oznacza, że polityka jest dostępna. Pracownik zadaje zwykłe pytanie w WhatsApp — na przykład z jakim wyprzedzeniem trzeba zgłosić urlop — a asystent odpowiada na podstawie dokumentów firmy, w języku pracownika, wskazując dokument źródłowy. Nie ma osobnej bazy wiedzy, którą trzeba pisać i utrzymywać obok już istniejących dokumentów.
Warto znać dwa zachowania. Dokument udostępniony pracownikowi wygasa po 60 minutach, więc link przekazany poza firmę nie pozostaje otwarty. Asystent odpowiada też na podstawie tego, co znajduje się w bibliotece, dlatego nieaktualny podręcznik prowadzi do równie nieaktualnych odpowiedzi.
Szkolenia, certyfikaty i obecność w jednym miejscu
To, czy pracownik może pracować w danej lokalizacji, rzadko zależy od jednego pola. Zwykle potrzebne są ukończone szkolenie, ważny certyfikat i zapis obecności dla odpowiednich dni.
RevoHR łączy te elementy: ukończenie szkolenia, status certyfikacji i dowody obecności w jednym miejscu, dla jednej osoby lub całego personelu klienta. Niczego nie trzeba składać wcześniej, ponieważ wszystko jest już zapisane przy tych samych osobach.
W staffing wymagania zależą od klienta
Lokalizacja klienta często ma własne wdrożenie, obowiązkowe szkolenia i wymagania dokumentowe, a ten sam pracownik może w ciągu roku pracować dla więcej niż jednego klienta.
Ponieważ wymaganie jest śledzone przy pracowniku, a profil zawiera lokalizację i zespół, dowody dla jednego klienta można odczytać z tych samych rekordów zamiast przechowywać osobny plik dla każdego klienta.
Który dokument ma znaczenie, zależy od miejsca pracy
Przykłady operacyjne
Produkcja
Uprawnienia do maszyn i urządzeń z datą wygaśnięcia, która pokazuje, kto może jutro obsługiwać linię.
Budownictwo
Instruktaże na budowie i certyfikaty sprzętowe dla ekip zmieniających projekt co kilka tygodni.
Hotelarstwo i gastronomia
Certyfikaty zdrowotne i bezpieczeństwa żywności, gdzie pytanie brzmi, kto nadal jest ważny na jutrzejszą zmianę.
Staffing i outsourcing
Zezwolenia na pracę i instruktaże specyficzne dla klienta przypisane do pracownika zamiast do folderu z nazwą klienta.
Co to zastępuje
| Obecny proces | Podejście RevoHR |
|---|---|
| Daty wygaśnięcia w arkuszu | Wygaśnięcie śledzone na dokumencie pracownika |
| Certyfikaty w folderze poczty | Dokument dołączony do profilu pracownika |
| PDF-y polityk rozrzucone po dyskach i skrzynkach | Jedna biblioteka, z której odpowiada asystent |
| Dowody szkoleń sprawdzane oddzielnie od dokumentów | Szkolenia, certyfikaty i obecność w jednym miejscu |
| Dowody dla klienta składane ręcznie na żądanie | Rekordy już zawierają lokalizację, zespół i status |
Dokumenty są przydatne tylko wtedy, gdy są aktualne
Dotyczy to zarówno podręcznika, z którego odpowiada asystent, jak i zezwolenia w profilu pracownika. Oba warto trzymać w systemie używanym każdego dnia, a nie w takim, o którym ktoś musi sobie przypominać.
Powiązane strony produktu
Najczęściej zadawane pytania
- Jakie dokumenty pracowników może śledzić RevoHR?
- Umowy, dokumenty tożsamości i certyfikaty, zezwolenia lub licencje, a także każdy inny dokument, który powinien być powiązany z osobą. Każdy dokument ma typ, a certyfikat ma również nazwę i datę wygaśnięcia.
- Czy RevoHR może śledzić daty wygaśnięcia?
- Tak. Data wygaśnięcia znajduje się na dokumencie w profilu pracownika i uruchamia ostrzeżenia. Daty są oznaczane kolorami — czerwonym po wygaśnięciu i bursztynowym w okresie ostrzegawczym — a RevoHR ostrzega przed wygaśnięciem certyfikatu.
- Czy RevoHR pomaga uzupełnić datę wygaśnięcia?
- Tak. Po wgraniu RevoHR odczytuje dokument i proponuje znalezioną datę wygaśnięcia oraz nazwę certyfikatu. Propozycja pojawia się w panelu weryfikacji i nic nie jest zapisywane, dopóki ktoś nie potwierdzi.
- Czy polityki firmy można przechowywać w RevoHR?
- Tak. Podręczniki, procedury, wytyczne, formularze, szablony i dokumenty zgodności trafiają do firmowej biblioteki, każdy z kategorią i statusem, do 50 MB na plik. Aktualizacja polityki archiwizuje poprzednią wersję zamiast ją usuwać.
- Czy te dokumenty mogą służyć do wielojęzycznych pytań HR?
- Tak. Wgrane dokumenty są indeksowane, aby asystent mógł na ich podstawie odpowiadać. Pracownik zadaje pytanie w WhatsApp w swoim języku i otrzymuje odpowiedź w tym samym języku, z podaniem dokumentu źródłowego.
- Czy widok zgodności oznacza, że RevoHR gwarantuje zgodność z prawem?
- Nie. RevoHR łączy ukończenie szkoleń, status certyfikatów i dowody obecności w jednym miejscu, aby HR widział sytuację. Nie zastępuje porady prawnej i nie określa, czy firma spełnia wszystkie obowiązujące przepisy.