Zarządzanie operacyjne dla agencji pracy tymczasowej i outsourcingu pracowniczego

Dla agencji pracy tymczasowej i firm prowadzących outsourcing pracowniczy przydzielenie osoby do klienta jest dopiero początkiem operacji. RevoHR utrzymuje widoczność na poziomie pracownika po rozpoczęciu zlecenia.

Przełożyć potrzeby klienta na grafik i obsadę konkretnych stanowisk

Jedna agencja może obsługiwać magazyn z pracą nocną, zakład produkcyjny z rotacjami oraz klienta usługowego z zupełnie innym układem zmian.

RevoHR obsługuje konfigurowalne rotacje i zmiany przechodzące przez północ. Firma może także ustawić minimalną obsadę według stanowiska. Dzięki temu planowanie nie sprowadza się do łącznej liczby osób. Podczas przypisywania pracowników system może pokazać, że konkretne stanowisko pozostaje poniżej wartości skonfigurowanej dla danego zespołu. Ma to szczególne znaczenie przy szybkich zastępstwach. Utrzymanie liczby osób nie oznacza automatycznie utrzymania tej samej struktury kompetencyjnej i stanowiskowej.

Kierownik może wiedzieć, że zastępca już jedzie, klient zmienił zakres albo nowa osoba rozpoczyna pracę przed daną zmianą.

RevoHR pokazuje znane dane, a decyzja pozostaje po stronie ludzi zarządzających relacją z klientem. Różni klienci mogą też inaczej rozumieć to samo stanowisko. Skonfigurowana obsada pomaga zapisać te różnice zamiast utrzymywać je wyłącznie w ustaleniach prowadzonych mailowo lub telefonicznie.

Przydatne jest również odróżnienie stałego przydziału od jednorazowego wsparcia. Grafik pokazuje wtedy, kto pracuje u klienta regularnie, a kto pojawia się tylko w wybranych dniach.

Szkolić osoby rozpoczynające pracę u różnych klientów w różnym czasie

W pracy tymczasowej przyjęcia są ciągłe. Jedna osoba zaczyna dziś, kolejna za kilka dni, a zastępstwa mogą pojawiać się z bardzo krótkim wyprzedzeniem. RevoHR może tworzyć wielojęzyczne szkolenia wideo z materiałów firmy i dostarczać je przez WhatsApp. Po treści mogą pojawić się krótkie pytania weryfikujące, a status ukończenia pozostaje przypisany do konkretnej osoby.

Agencja może więc sprawdzić, czy osoba wysyłana dziś do klienta zakończyła materiał, który został jej przypisany.

Jeżeli dokumentacja szkoleniowa zostanie zaktualizowana, nową wersję można ponownie przekazać odpowiednim osobom bez konieczności ich fizycznego powrotu do biura.

Dostęp nie zależy od posiadania firmowego komputera czy adresu e-mail. Jeżeli konkretne szkolenie podlega szczególnym wymaganiom, właściwe wymagania należy zweryfikować z kompetentnym specjalistą.

W praktyce liczy się też to, czy materiał dotyczy konkretnego klienta. Osoba kierowana do magazynu potrzebuje innych informacji niż ta sama osoba wysłana później do zakładu produkcyjnego. Jeżeli agencja obsługuje kilku klientów jednocześnie, ten sam pracownik może otrzymywać różne materiały w zależności od miejsca pracy.

Dać pracownikowi bezpośredni kanał także wtedy, gdy cały dzień spędza u klienta

Pracownik tymczasowy może spędzać cały dzień w zakładzie klienta i mieć niewielki bezpośredni kontakt z administracją agencji. Bez prostego kanału proste procesy zaczynają przechodzić przez koordynatora, opiekuna klienta albo kierownika na miejscu. RevoHR wykorzystuje WhatsApp do procesów dostępnych dla pracownika. Może on wykonać check-in i check-out, złożyć wniosek urlopowy, otrzymać szkolenie i zadać pytanie. Agenci AI odpowiadają na podstawie dokumentów przesłanych przez firmę.

Aktualnie dostępne są: angielski, rumuński, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, polski, ukraiński, rosyjski, turecki, arabski, hindi, bengalski, nepalski, syngaleski, tamilski, urdu i chiński. Inne języki mogą zostać dodane na życzenie klienta.

W Polsce agencje pracują między innymi z Ukraińcami, Białorusinami, Gruzinami, Mołdawianami, Hindusami, Nepalczykami, Filipińczykami czy Kolumbijczykami. Potrzeba językowa bywa jednak różna w obrębie tej samej grupy i warto ustalać ją indywidualnie. Tam, gdzie potrzeba dotyczy hindi, urdu, nepalskiego, rumuńskiego, tamilskiego, syngaleskiego lub arabskiego, RevoHR ma takie języki już teraz.

Bezpośredni kanał zmniejsza również liczbę spraw obsługiwanych przez opiekuna klienta poza jego godzinami pracy. Prosty wniosek nie musi czekać na najbliższą wizytę koordynatora w lokalizacji.

Przejść od listy wysłanej klientowi do rzeczywistej obecności

Lista planowanych osób może zmienić się tuż przed rozpoczęciem zmiany. Dla agencji i klienta ważne jest więc zachowanie rozróżnienia między tym, kto był przypisany, a tym, kto faktycznie wykonał check-in.

Pracownik może wykonać check-in i check-out przez WhatsApp. RevoHR zapisuje godzinę i może w tym momencie zweryfikować pozycję względem geofence klienta. Nie prowadzi ciągłego śledzenia. Obecność można porównać z grafikiem i minimalną obsadą według stanowiska. Jeżeli zastępstwo zmienia strukturę funkcjonalną zespołu, różnica staje się widoczna.

RevoHR rejestruje godzinę check-in oraz wynik weryfikacji geofence w momencie działania. Zakres wymagań obowiązujących daną organizację warto ocenić z kompetentnym specjalistą.

Rozdzielenie planu i obecności pomaga również później ustalić, czy problem wynikał z pierwotnego przydziału, nieobecności czy podmiany osoby. Rozdzielenie listy i obecności pomaga też uniknąć sytuacji, w której ostatnia wersja arkusza zastępuje pierwotny plan. Obie informacje są potrzebne, aby ocenić, co wydarzyło się danego dnia.

Rozpatrywać urlop razem z aktywnym przydziałem u klienta

Jeżeli pracownik składa wniosek urlopowy, a jest już przypisany do przyszłych zmian u klienta, wniosek wpływa na planowany zespół. Urlop można zgłosić przez WhatsApp. RevoHR może pokazać kolizję z opublikowanymi zmianami. Jeżeli dla stanowiska istnieje skonfigurowana minimalna obsada, system może również pokazać, że po zatwierdzeniu wniosku planowana obsada spadnie poniżej tej wartości. Agencja może jednak znać zastępstwo, nową osobę albo zmianę po stronie klienta, której jeszcze nie ma w platformie.

Dlatego decyzja pozostaje przy osobie zarządzającej przydziałem, a RevoHR łączy w jednym miejscu urlop, grafik i znaną obsadę.

Przy większej liczbie klientów urlopy zaczynają na siebie wpływać. Ta sama osoba może być zaplanowana u jednego klienta i rozważana jako wsparcie u innego, dlatego kontekst przydziału ma znaczenie przy decyzji.

Zachować status osoby, gdy przechodzi między klientami

Pracownik może realizować jedno zlecenie, potem zostać skierowany do innego klienta, a później wrócić do wcześniejszej lokalizacji.

Jeżeli każda zmiana klienta powoduje utworzenie nowej lokalnej kopii informacji, szybko powstaje kilka wersji tego samego pracownika. RevoHR utrzymuje przy profilu szkolenia i dokumenty zarządzane w platformie. Dokumenty mogą mieć datę ważności. Nie oznacza to, że każde szkolenie automatycznie dotyczy wszystkich klientów. Agencja nadal określa, jakie informacje mają znaczenie w nowym przydziale. Wartość polega na tym, że podstawowe informacje o osobie nie muszą być odtwarzane od zera przy każdym kolejnym zleceniu.

Ciągłość informacji ma też znaczenie przy powrotach. Pracownik, który wcześniej pracował u danego klienta, nie musi być traktowany jak osoba całkowicie nowa w tej lokalizacji.

Odtworzyć zmianę, gdy klient i agencja mają już różne wersje listy

Po zakończeniu zmiany może pojawić się proste pytanie: kto był planowany, a kto faktycznie się pojawił. Kilka podmian i aktualizacji wystarczy, aby ostatnia wersja arkusza nie pokazywała już pierwotnego składu. RevoHR przechowuje oddzielnie grafik i zarejestrowaną obecność. Urlopy, szkolenia i dokumenty pozostają powiązane z konkretną osobą. Agencja i klient mogą więc zacząć od wspólnego zestawu faktów zamiast odtwarzać sytuację z wiadomości i kolejnych plików.

Platforma nie zastępuje rozmowy między stronami, ale ogranicza ilość podstawowych informacji, które trzeba rekonstruować ręcznie.

Wspólna baza faktów skraca również rozmowy o rozliczeniu. Zamiast ustalać najpierw, kto był obecny, obie strony mogą od razu przejść do wniosków operacyjnych.

Osoba odpowiedzialna za klienta zachowuje kontekst

RevoHR pokazuje przydział, obecność, urlopy i minimalną obsadę według stanowiska. Osoba prowadząca klienta decyduje, ponieważ może znać zastępstwo, nową potrzebę klienta albo planowane rozpoczęcie pracy, którego jeszcze nie ma w systemie.

Platforma pokazuje dane, którymi dysponuje, a nie całość ustaleń z klientem.

Operacja zaczyna się po przydzieleniu pracownika, a nie kończy się na nim

Technologia dla agencji pracy tymczasowej często koncentruje się na pozyskaniu kandydata i skierowaniu go do klienta. Po rozpoczęciu pracy pojawia się jednak zupełnie inny zestaw pytań. Czy osoba jest w prawidłowym grafiku? Czy wykonała check-in? Czy ukończyła przypisane szkolenie? Czy jej dokumenty mają aktualny status? Czy może samodzielnie złożyć urlop lub uzyskać odpowiedź bez angażowania opiekuna klienta? Wraz ze wzrostem liczby osób te procesy stają się osobną warstwą operacyjną. Dostarczenie wymaganej liczby pracowników nie oznacza jeszcze, że dalsze zarządzanie zespołem jest proste.

RevoHR działa właśnie po rozpoczęciu przydziału. Łączy grafik, obecność, urlopy, szkolenia, dokumenty i dostęp pracownika.

Dla agencji pracy tymczasowej i firm prowadzących outsourcing pracowniczy oznacza to widoczność na poziomie osoby, również wtedy, gdy skład zespołu klienta często się zmienia.

Warto też ocenić, ile osób po stronie agencji zajmuje się dziś ręcznym przenoszeniem informacji między arkuszami, wiadomościami i systemem klienta. To zwykle najlepszy wskaźnik tego, gdzie narzędzie operacyjne może realnie pomóc. Skala ma tu znaczenie. Proces, który działa przy dwudziestu osobach, przy dwustu zaczyna wymagać osobnej koordynacji, nawet jeśli pojedyncze czynności pozostają takie same.