W magazynie, produkcji lub logistyce firmowy laptop i adres e-mail często nie są częścią stanowiska pracy. Dotyczy to zarówno pracowników własnych, jak i osób z agencji czy pracowników sezonowych, którzy muszą korzystać z procesów HR mimo braku codziennego dostępu do typowego portalu pracowniczego. RevoHR wykorzystuje WhatsApp jako interfejs pracownika, podczas gdy HR i kierownicy zarządzają procesami w platformie webowej.
W centrum logistycznym pracownik może mieć skaner, terminal stanowiskowy i telefon, ale nie firmowy laptop czy skrzynkę e-mail. System HR istnieje, jednak z jego perspektywy wniosek urlopowy nadal może zaczynać się od rozmowy z brygadzistą, a pytanie o firmową procedurę od znalezienia właściwej osoby.
Problem staje się bardziej widoczny przy osobach z agencji i pracownikach sezonowych. Do zespołu dołączają nowe grupy, czasem tylko na okres zwiększonego obciążenia, a firma musi zapewnić im dostęp do konkretnych procesów. Tworzenie kolejnego konta i uczenie osobnej aplikacji tylko po to, aby była używana od czasu do czasu, dodaje następny krok pomiędzy pracownikiem a HR.
W wielojęzycznym zespole ten dystans może być jeszcze większy. Pracownik z Kolumbii, Indii czy Nepalu może potrzebować zarówno dostępu do procesu, jak i informacji w języku, którym może się posługiwać. Jeśli wszystko przechodzi przez kierownika lub koordynatora agencji, ta osoba staje się interfejsem pomiędzy pracownikiem a systemem HR.
RevoHR rozdziela te dwa sposoby pracy. Pracownik korzysta z WhatsApp do dostępnych procesów, takich jak check-in i check-out, wnioski urlopowe, szkolenia czy pytania o dokumenty firmy. HR i kierownicy pracują z kolei w platformie webowej, gdzie widzą i administrują informacje operacyjne.
13:58, tuż przed rozpoczęciem popołudniowej zmiany w magazynie
Pracownik otwiera WhatsApp i wykonuje check-in. RevoHR zapisuje moment działania i może zweryfikować pozycję względem geofence'u przypisanego do miejsca pracy.
Lokalizacja jest sprawdzana podczas check-inu, a nie śledzona w sposób ciągły. Kierownik widzi obecność w platformie webowej i może porównać ją z osobami zaplanowanymi na zmianę.
Niedziela, 20:15, przed kolejnym tygodniem pracy
Wniosek może zostać rozpoczęty przez WhatsApp i trafić do procesu zarządzanego przez firmę. Pracownik nie musi najpierw przekazywać informacji ustnie, aby ktoś inny wpisał ją później do systemu.
Jeżeli wnioskowany okres koliduje z już opublikowaną zmianą, konflikt może być widoczny przed zatwierdzeniem. Decyzja pozostaje po stronie odpowiedzialnej osoby.
Drugi dzień pracy nowej grupy sezonowej, 17:35
Pracownik może zadać pytanie przez WhatsApp w jednym z języków obsługiwanych przez RevoHR. Agent AI korzysta z dokumentów przesłanych przez firmę i na ich podstawie przygotowuje odpowiedź.
Jeżeli pytanie wymaga decyzji człowieka, odpowiedzialność pozostaje po stronie firmy. WhatsApp daje pracownikowi punkt wejścia do istniejącej informacji, zamiast zamieniać kierownika w stałego pośrednika pomiędzy zespołem a HR.
Pracownik nie musi korzystać z tej samej platformy webowej co HR. Dostępne dla niego procesy mogą rozpoczynać się przez WhatsApp. Jest to szczególnie praktyczne dla osób, których stanowisko nie wymaga firmowego laptopa ani adresu e-mail.
WhatsApp nie staje się panelem administracyjnym firmy. HR i kierownicy nadal korzystają z platformy webowej do zarządzania grafikiem, obecnością, urlopami, szkoleniami i informacjami o pracownikach. Kanał pracownika i narzędzie administracyjne służą więc różnym sposobom pracy.
Check-in i check-out mogą odbywać się bezpośrednio przez WhatsApp. RevoHR zapisuje czas działania i może w tym momencie sprawdzić pozycję względem geofence'u miejsca pracy. Weryfikacja lokalizacji nie oznacza ciągłego monitorowania przemieszczania się pracownika.
WhatsApp może służyć nie tylko do ewidencji obecności. Pracownik może również składać wnioski urlopowe, otrzymywać szkolenia i zadawać pytania o informacje znajdujące się w dokumentach firmy. Nie musi uczyć się osobnego punktu dostępu dla każdego z tych procesów.
RevoHR obsługuje 18 języków pracowników: angielski, rumuński, hiszpański, francuski, niemiecki, włoski, polski, ukraiński, rosyjski, turecki, arabski, hindi, bengalski, nepalski, syngaleski, tamilski, urdu i chiński. Ma to znaczenie w polskich operacjach, w których skład zespołu może zmieniać się wraz z pracownikami z agencji i kolejnymi grupami sezonowymi. HR nadal administruje procesami centralnie.
