Masz HRIS. Dlaczego pracownicy nadal chodzą do menedżera w sprawach HR?
Wiele firm ma oprogramowanie HR, ale pracownicy nadal zależą od przełożonych przy urlopach, ewidencji obecności i pytaniach o zasady.
· 3 min czytania
Jednym z najbardziej widocznych objawów HR Access Gap jest model „menedżer jako interfejs”. Firma ma HRIS, ale pracownik nadal idzie do przełożonego w sprawie urlopu, korekty obecności, dokumentu lub prostego pytania o politykę firmy.
Dlaczego tak się dzieje
Większość systemów HR projektowano wokół efektywności administracyjnej. Dobrze radzą sobie z ewidencją, akceptacjami i raportowaniem, ale często zakładają, że pracownik ma konto, służbowy e-mail, czas na logowanie i wystarczającą znajomość interfejsu, aby samodzielnie zakończyć proces.
W środowiskach deskless to założenie szybko się rozpada. Pracownik może być na budowie, w magazynie, hotelu lub przemieszczać się między lokalizacjami klientów. Może pracować zmianowo i posługiwać się innym językiem niż zespół HR. System istnieje, ale nie ma odpowiedniej drogi dostępu.
Co w rezultacie robi menedżer
Przełożony staje się tłumaczem, nośnikiem formularzy i przekazicielem statusu. Wyjaśnia regułę, zbiera wniosek, przesyła go do HR, dopytuje o odpowiedź i przekazuje ją pracownikowi. W efekcie menedżer staje się ważniejszy dla procesu niż sam system.
Przez pewien czas może to wyglądać na działające rozwiązanie, ale generuje ukryte koszty. Menedżerowie tracą czas na możliwą do uniknięcia administrację, pracownicy otrzymują różne odpowiedzi zależnie od osoby, a HR dostaje informacje niepełne lub opóźnione. W sporze firma musi odtwarzać przebieg z wiadomości i pamięci ludzi.
Pośrednikiem nie zawsze jest bezpośredni przełożony
Model nazywamy manager-service, ponieważ najczęściej to menedżer przekazuje informację dalej. Rola wynika jednak z pozycji, a nie z nazwy stanowiska: pośrednikiem staje się osoba obecna i dostępna wtedy, gdy pracownik czegoś potrzebuje.
W firmie transportu drogowego często jest to dyspozytor. Codziennie rozmawia z osobami będącymi w trasie, dlatego trafiają do niego także pytania niezwiązane z trasą: saldo urlopu, zaświadczenie czy dokument, który wkrótce wygaśnie. Żadne z nich nie wymaga decyzji operacyjnej, ale wszystkie przerywają koordynację, a odpowiedź udzielona przez telefon nie pozostawia wiarygodnego śladu.
W ochronie prywatnej i innych operacjach na obiektach klientów podobną rolę może pełnić kierownik obiektu lub inspektor. Często jest jedyną osobą ze struktury pracodawcy, która fizycznie dociera na miejsce, więc prośby pracowników przechodzą przez niego do zespołu HR znajdującego się gdzie indziej.
Test w obu przypadkach pozostaje taki sam: czy osoba pośrodku podejmuje decyzję, czy tylko przekazuje wiadomość? Jeśli wyłącznie ją przekazuje, ten krok jest pośrednictwem niezależnie od nazwy stanowiska.
Co zmienia ten model
Rozwiązaniem nie jest usunięcie menedżera ze wszystkich procesów. Nadal potrzebuje widoczności i uprawnień do akceptacji. Zmiana polega na tym, aby pracownik mógł sam rozpocząć i śledzić typowe zadania HR przez kanał, którego już używa, i w języku, który rozumie.
Wtedy menedżer przestaje być obowiązkowym pomostem do podstawowego dostępu. Pozostaje w procesie tam, gdzie potrzebna jest prawdziwa decyzja, i może ponownie skupić się na prowadzeniu zespołu.