Mi a teendő, ha a munkavállaló elfelejti a munkaidő rögzítését?
Egy hatékony munkaidő-nyilvántartó rendszer nem feltételezi, hogy a munkatársak sosem hibáznak. Így kezelheti a hiányzó adatokat és GPS-hibákat a visszakövethetőség megőrzésével.
· 7 perc olvasnivaló
Az automatizálás nem szünteti meg a kivételeket. Egy munkavállaló elfelejtheti a távozás rögzítését, lemerülhet a telefonja, elmehet a térerő, vagy elkezdhet egy sürgős feladatot anélkül, hogy bejelentkezne a rendszerbe.
A különbséget egy profi és egy rugalmatlan rendszer között az adja, ahogyan a kivételeket kezeli: láthatóvá teszi őket, kontextust kér a felhasználótól, és visszakövethetően naplózza a javításokat.
Ne tippelje meg azt, amit nem tud
Ha hiányzik a távozás időpontja, a rendszernek nem szabadna automatikusan feltételeznie, hogy a dolgozó a beosztás szerinti időpontban végzett. Ezzel ugyanis az információhiányból koholt adat válik.
Sokkal biztonságosabb, ha a szoftver hiányosként jelöli meg a bejegyzést, és utólagos megerősítést kér a munkatárstól vagy a közvetlen felettestől.
Kategorizálja a kivételeket
A hiányzó érkezési adat, az elmaradt távozás, az elérhetetlen helyszín, a virtuális kerítésen kívüli rögzítés, a többszörös bejelentkezés vagy a munkarendek átfedése mind eltérő típusú problémák.
A kategorizálás segít a vezetőknek abban, hogy differenciált szabályokat alkalmazzanak, ahelyett, hogy minden hibát egyetlen séma alapján próbálnának orvosolni.
A javításnak legyen nyoma
Minden korrekció esetén rögzíteni kell, hogy ki, mikor és mire módosította az adatot, valamint a módosítás indokát is. Visszakövethető eseménynapló nélkül a digitális rendszer ugyanolyan nehezen ellenőrizhető, mint egy felülírt Excel-táblázat.
A RevoHR manuálisan korrigálható jelenléti íveket kínál, miközben hiánytalanul megőrzi a műveletek történetét és az operatív környezetet.
Az okot kezelje, ne csak a tünetet
Ha ugyanaz a munkatárs folyamatosan elfelejti rögzíteni a távozását, lehet, hogy a munkazárási folyamatban van a hiba, nem a munkafegyelemmel. Ha egy helyszínen sok a GPS-hiba, a virtuális kerítés beállításaival lehet gond.
A kivételek típusának elemzése segít megelőzni a felesleges, ismétlődő adminisztrációt.
Legyenek egyértelmű szabályok
A dolgozónak tudnia kell, mi a teendő, ha nem tud bejelentkezni: kinek szóljon, mennyi időn belül, és milyen információkat kell megadnia. Egy egyszerű kommunikációs csatorna többet ér, mint egy többoldalas szabályzat.
A WhatsApp-alapú megoldás csökkenti a nehézségeket, hiszen a hiba bejelentése ugyanott történik, ahol maga a munkaidő-nyilvántartás.
Ellenőrzőlista a kivételek kezeléséhez
- Ne pótolja automatikusan a hiányzó órákat fiktív adatokkal.
- Valós időben tegye láthatóvá a kivételeket a vezetők számára.
- Minden javításhoz kérjen indoklást.
- Vezessen eseménynaplót minden módosításról.
- Elemezze az ismétlődő hibákat személy és helyszín szerint.
- Határozza meg pontosan, ki jogosult a korrekciók jóváhagyására.