Hogyan küszöbölhetők ki a jelenléti adatok és a bérszámfejtés közötti hibák?
Miért tér el a munkaidő-nyilvántartás a bérszámfejtéstől, és hogyan építhető fel egy olyan hóvégi zárási folyamat, amelyben az adatok még az átadás előtt validálásra kerülnek.
· 7 perc olvasnivaló
A legköltségesebb munkaidő-nyilvántartási hibák azok, amelyekre a bérszámfejtés megkezdése után, vagy, ami még rosszabb, a bérek kifizetését követően derül fény.
Ennek oka gyakran a világos zárási szakasz hiánya: a nyers adatokat továbbítják anélkül, hogy a kivételeket, szabadságokat és korrekciókat előtte egyeztetnék a felelősökkel.
A különálló rendszerek eltéréseket szülnek
Ha a beosztás egy külön szoftverben, a szabadságok egy táblázatban, a jelenlét egy beléptető terminálon, a módosítások pedig e-mailben érkeznek, az négy különböző adatforrást jelent. A bérszámfejtés így csak a végeredményt kapja meg, a kontextust és az előzményeket nem.
Egy robusztusabb folyamat az összes kivételt egyetlen ellenőrzési lépésbe gyűjti össze az adatexportálás előtt.
Határozzon meg egy adatzárási napot és egy felelőst
Szükség van egy fix leadási határidőre, amely után a vezetők már nem módosíthatják szabadon az előző hónapot, és kell egy kijelölt felelős, aki rendezi a fennmaradó kivételeket.
A határidő utáni korrekciókat külön, visszakövethető eseménynapló mellett kell kezelni.
Egyeztesse a távolléti típusokat
Ha egy jóváhagyott szabadság igazolatlan hiányzásként szerepel a jelenléti íven, az folyamatintegrációs hiba. Ugyanígy, a szabadság alatti bejelentkezést kivételként kell kezelni, nem szabad automatikusan elfogadni munkavégzésnek.
A RevoHR felismeri a munkarendek és szabadságok közötti ütközéseket, mivel a jelenléti adatok és a szabadságkeretek ugyanabban a környezetben találhatók.
Ne kezelje tényként a tervezett beosztást
A tervezett beosztás az összehasonlítás alapja, nem pedig a ledolgozott órák automatikus forrása. Ha hiányzik egy kijelentkezés, vagy a munkavégzés elhúzódott, a rendszernek jeleznie kell a kivételt a jóváhagyó felé.
Ez a különválasztás jelentősen csökkenti az utólagos korrekciók számát és a munkavállalói vitás eseteket.
RevoHR és bérszámfejtés: a helyes elhatárolás
A RevoHR jelenléti íveket és operatív adatexportokat generál. Nem bérszámfejtő szoftver, és nem szabad úgy tekinteni rá, mint ami a végső bérkalkulációt végzi.
Az adatokat a RevoHR-ben kell validálni, majd a vállalati folyamatoknak megfelelően átadni a bérszámfejtő rendszernek a számfejtés elvégzéséhez.
Zárási ellenőrzőlista
- Kijelölték a havi adatzárás pontos dátumát?
- Minden kivételt feloldottak vagy megjelöltek a vezetők?
- A jóváhagyott szabadságok összhangban vannak a jelenléti adatokkal?
- A kézi módosításokat jóváhagyták és megindokolták?
- A beosztási sablon nem írta felül a ténylegesen ledolgozott időt?
- A bérszámfejtési export kizárólag validált adatokat tartalmaz?