Papír, Excel vagy automatizálás: a munkaidő-nyilvántartás költségei és kockázatai
Papír, Excel, terminál vagy WhatsApp: hogyan változik a munkaidő-nyilvántartás valódi költsége a létszám és a telephelyek növekedésével.
· 8 perc olvasási idő
Egy kis csapatnál szinte bármilyen munkaidő-nyilvántartási módszer működhet. A különbség ott jelentkezik, amikor a vállalat már több telephellyel, különböző vezetőkkel, éjszakai munkavégzéssel és havi több száz egyedi kivétellel dolgozik.
A nyilvántartás valódi költségét nem az a pillanat adja, amikor a munkavállaló rögzíti a munkakezdést, hanem az azt követő adatgyűjtés, ellenőrzés, javítás és összesítés, amíg az adatok alkalmassá válnak a bérszámfejtés előkészítésére és a számlázásra.
Papír: könnyű elkezdeni, nehéz összesíteni
A papír előnye az egyszerűség: nincs szükség eszközökre, jelszavakra vagy oktatásra. A lapokat viszont be kell gyűjteni, értelmezni kell, majd manuálisan rögzíteni egy rendszerben. Az íráshibák, az utólagos kitöltések és a módosítási előzmények hiánya nagy létszám esetén már kontrollálhatatlan.
A papír nem váltja ki a digitalizációt, csupán az adatbeviteli feladatokat tolja a folyamat végére, jelentős adminisztrációs terhet róva a központra.
Excel: rugalmas, amíg a fájl nem válik akadállyá
Az Excel kiváló a gyors számításokhoz, de sérülékennyé válik, ha ugyanazt a táblázatot több vezető szerkeszti, e-mailben küldözgetik, és különböző verziók keringenek belőle.
A gond nem a képletekkel van, hanem a felügyelettel: kié a végleges verzió, ki módosított egy munkaórát, hogyan szűrhető ki a hiba, és hogyan egységesíthető a struktúra a különböző telephelyek között?
A terminál: fix pontokhoz jó megoldás
A fizikai terminál csökkenti a manuális adminisztrációt és egységes időbélyeget ad. Cserébe viszont eszközigényes, telepítést, karbantartást és helyszíni üzemeltetést igényel minden egyes telephelyen.
Egy nagy, fix beléptetési pontokkal rendelkező gyár számára jó választás lehet, de több tucat építkezés, üzlet vagy változó ügyfélhelyszín esetén a rugalmasság és a telephelyenkénti költség már fontosabb szemponttá válik.
Telefon és dedikált applikációk
Az okostelefon kiváltja a fizikai eszközigény egy részét, de technikai nehézségeket okozhat: telepítés, fiókkezelés, elfelejtett jelszavak és folyamatos frissítések. A fizikai munkát végző kollégáknál ezek a részletek döntik el, hogy valójában használni fogják-e a rendszert.
A RevoHR a WhatsAppot használja elsődleges felületként. A dolgozó a már megszokott csatornán küld üzenetet a munkakezdéskor és a távozáskor, a rendszer pedig rögzíti az időbélyeget és ellenőrzi a tartózkodási helyet a virtuális kerítés adatai alapján.
A folyamat költségét hasonlítsa össze, ne a licencdíjat
Számoljon a vezetők egyeztetésre fordított idejével, a HR-esek összesítési munkájával, az eszközök költségeivel, a bérszámfejtési hibákkal, a vitás esetekkel és a munkaügyi ellenőrzések időigényével.
Egy papíron drágább szoftver operatív szinten jóval kifizetődőbb lehet, ha több szintnyi manuális munkát spórol meg a szervezetnek.
Mikor jött el az automatizálás ideje?
- Több telephellyel vagy ügyféllel rendelkezik.
- Több vezető módosítja ugyanazokat a jelenléti adatokat.
- A HR havonta különböző forrású fájlokat összesít a bérszámfejtéshez.
- A munkavégzés éjfél utánra is átnyúlik.
- Gyakoriak a javítások és a rendkívüli munkavégzések.
- Szükség van visszakövethető módosítási előzményekre és telephelyi riportokra.
Hogyan néz ki a RevoHR folyamata?
Munkarend-tervezés, munkakezdés és befejezés WhatsAppon, helyszínellenőrzés, vezetői jóváhagyások, jelenléti ív és adatexport. Az adatok közvetlenül a rendszerbe futnak be, ahelyett, hogy papíron vagy Excelben várnának a HR-re.
A RevoHR nem bérszámfejtő szoftver. Feladata egy koherens, ellenőrizhető és hiteles adatbázis létrehozása, amely alapja a pontos bérszámfejtési folyamatoknak.