Mekkora a kézi munkaidő-nyilvántartás költsége 100, 500 vagy 1000 főnél?
Egyszerű módszertan a manuális jelenlét-nyilvántartás adminisztratív terheinek kiszámításához: adatgyűjtés, korrekciók, bérszámfejtési előkészítés és eszközigény.
· 7 perc olvasási idő
A kézi munkaidő-nyilvántartás költsége ritkán jelenik meg önálló tételként a költségvetésben. Ez az összeg szétoszlik a vezetők, a HR, a bérszámfejtés és az operatív területek között.
Éppen ezért egy pontos kalkuláció nem a szoftver árából indul ki, hanem abból, hogy hány percet vesz igénybe az egyes lépések elvégzése, és hányszor kell azokat megismételni a folyamat során.
Az alapképlet
Havi adminisztratív költség = a vezetők jelenléti ívekkel töltött ideje + a HR adategyeztetési ideje + a korrekciókra és vitás esetekre fordított idő + az infrastruktúra költsége + kapcsolódó külső költségek.
A hitelesítéshez minden vállalatnak a saját bérköltségeit és volumenét kell behelyettesítenie. Mi nem a RevoHR által ígért univerzális megtakarításból, hanem a tényadatokból indulunk ki.
Szemléltető példa 100 munkavállalóra
Ha minden közvetlen felettes átlagosan heti 4 percet tölt munkavállalónként ellenőrzéssel és egyeztetéssel, az 100 főnél heti 6,7 órát jelent. Erre rakódik rá a HR adategyeztetési feladata és a hónap végi javítások időigénye.
Ez a példa csupán egy szemléltető forgatókönyv, nem pedig kötelező érvényű iparági mutatószám.
500 vagy 1000 főnél már a kivételek dominálnak
A skálázódás nem teljesen lineáris. Ahogy nő a telephelyek, a vezetők és a formátumok száma, úgy sokszorozódnak meg az adatátadási pontok és az eltérések. Öt fájl nem csupán ötször annyi sort jelent; gyakran öt különböző szabályrendszert is von maga után.
Emiatt a telephelyek és az adminisztrátorok száma legalább annyira meghatározó a költségek szempontjából, mint a teljes állományi létszám.
Számoljon a „rejtett” költségekkel is
Egyeztető hívások, jelentések újragenerálása, ellenőrzések, az auditokra való felkészülés, a belépőkártyák és fizikai terminálok költsége, a technikai támogatás, valamint a bérszámfejtési zárás előtti adatok miatti kieső idő.
Egy hiányos üzleti terv bármilyen szoftvert alul- vagy túlértékelhet, attól függően, hogy milyen közvetett költségeket hagy figyelmen kívül.
Hogyan csökkentheti a RevoHR a manuális lépéseket?
Az adatok rögzítése közvetlenül a munkakezdéskor és a távozáskor történik WhatsApp-on keresztül. A földrajzi alapú korlátozás azonnal jelzi a kivételeket, a munkaidő-nyilvántartások automatikusan elkészülnek, a vezetőknek pedig csak a figyelmet igénylő eltérésekkel kell foglalkozniuk.
A gazdasági előnyt a vállalat saját adataival kell kiszámítani. A RevoHR esetében nem garantálunk előre rögzített, fix megtakarítást, hanem eszközt adunk a hatékonyság növeléséhez.
A kalkulációhoz szükséges adatok
- Munkavállalók száma.
- Telephelyek száma.
- A jelenléti íveket ellenőrző vezetők száma.
- Az adminisztrációra fordított heti percek száma munkavállalónként.
- A HR havi adategyeztetési ideje órában kifejezve.
- A havi korrekciók átlagos száma.
- A jelenlegi eszköz- vagy licencköltségek.
- Az érintett munkakörök átlagos óraköltsége.