Jak przeprowadzić audyt HR Access Gap w 10 procesach pracownika
Praktyczny audyt sprawdzający, czy pracownicy bez laptopa i służbowego e-maila mogą bezpośrednio inicjować, śledzić i kończyć typowe procesy HR.
· 3 min czytania
Firma może mieć nowoczesny HRIS, a jednocześnie zarządzać dużą częścią relacji z pracownikami przez papier, telefon i menedżerów pełniących rolę pośredników.
Tej różnicy nie widać w spisie oprogramowania. Widać ją dopiero wtedy, gdy prześledzimy prawdziwy proces.
HR Access Gap opisuje odległość między systemami HR posiadanymi przez firmę a usługami HR, do których pracownicy mają rzeczywisty dostęp. To rama analityczna, nie oficjalny wskaźnik rynkowy.
Wybierz pracownika bez infrastruktury biurowej
Nie zaczynaj od HR. Wybierz osobę, której praca nie wymaga laptopa ani służbowego e-maila: operatora produkcji, pracownika budowy, magazyniera, housekeepera lub kelnera.
Następnie prześledź, co dzieje się, gdy ta osoba potrzebuje dziesięciu zwykłych usług HR.
10 procesów
- Sprawdzić, na jakiej zmianie pracuje w przyszłym tygodniu.
- Sprawdzić saldo i złożyć wniosek urlopowy.
- Skorygować problem z ewidencją obecności.
- Otrzymać i ukończyć obowiązkowe szkolenie.
- Udowodnić, że zrozumiał materiał szkoleniowy.
- Przesłać certyfikat lub inny dokument potwierdzający.
- Dowiedzieć się, że dokument zbliża się do terminu wygaśnięcia.
- Zapytać, co polityka firmy mówi o konkretnej sytuacji.
- Otrzymać pilną komunikację od firmy.
- Sprawdzić status wcześniej złożonego wniosku.
Dla każdego procesu rozpisz drogę
Kto go inicjuje? Jakiego kanału używa? Ile osób pośredniczy? Gdzie informacja jest wpisywana ponownie? Czy pracownik widzi status? W jakim języku otrzymuje odpowiedź? Jaki dowód pozostaje na końcu?
Nie szukaj idealnego wyniku. Szukaj przekazań.
Jeśli pracownik mówi menedżerowi, że chce urlop, menedżer pisze do HR, HR wprowadza wniosek do systemu, a odpowiedź wraca przez menedżera, back office może być cyfrowy, ale dostęp pracownika nadal pozostaje pośredni.
Jak przeprowadzić audyt w jednym sklepie należącym do sieci handlowej
Konkretny przykład łatwiej prześledzić niż ogólny opis. Traktuj go jako sposób przeprowadzenia audytu, a nie opis tego, jak działa cały handel detaliczny: każda sieć organizuje te procesy inaczej, a część z nich już dziś obsługuje większość bezpośrednio.
Weź osobę pracującą w jednym sklepie sieci wielolokalizacyjnej. Nie ma laptopa ani służbowego e-maila, ponieważ jej rola ich nie wymaga. System HR firmy istnieje i działa, ale znajduje się w centrali. Jedyną osobą ze struktury firmy obecną codziennie w sklepie jest kierownik sklepu.
Przejdź przez pierwsze cztery procesy z listy i rozpisz drogę każdego z nich.
- Zmiana na przyszły tydzień: czy grafik wisi w sklepie, jest wysyłany na grupę, czy trzeba zapytać kierownika? Jeśli zmienia się w czwartek, kto się o tym dowiaduje i jakim kanałem?
- Saldo i wniosek urlopowy: czy pracownik może sam zobaczyć saldo, czy musi zapytać? Czy wniosek trafia bezpośrednio do systemu, czy ktoś wpisuje go w imieniu pracownika?
- Korekta obecności: kto ją inicjuje, jaki powód zostaje zapisany i ile czasu po zdarzeniu trafia do systemu?
- Status już złożonego wniosku: czy pracownik może sprawdzić go sam, czy musi ponownie pytać tę samą osobę?
Jeśli większość odpowiedzi przechodzi przez kierownika sklepu, znaleziono dokładnie wzorzec, którego szuka audyt. Nie oznacza to, że proces działa źle. Oznacza, że między pracownikiem a systemem jakość dostępu zależy od dostępności pośrednika.
To samo ćwiczenie działa identycznie w fabryce, magazynie lub na chronionym obiekcie klienta. Zmienia się tylko osoba pełniąca rolę pośrednika.
Pośrednictwo nie zawsze jest złe
Niektóre sytuacje rzeczywiście wymagają menedżera, specjalisty HR lub eksperta prawnego. Celem audytu nie jest usuwanie ludzi z procesów, które wymagają oceny.
Problem pojawia się wtedy, gdy człowiek służy wyłącznie do transportowania informacji między pracownikiem a systemem.
Jak może wyglądać bezpośredni dostęp
Pracownik korzysta ze znanego kanału mobilnego do grafiku, urlopu, obecności, szkolenia i pytań HR. System identyfikuje osobę i jej preferowany język, a następnie kieruje informację do właściwego procesu administracyjnego.
Menedżerowie i HR pozostają w procesie tam, gdzie potrzebna jest akceptacja, obsługa wyjątku lub decyzja, zamiast kopiować informacje z jednego kanału do drugiego.