Arbeitsbescheinigung: warum es kein Formular mehr zum Ausdrucken gibt
Wer nach einem Vordruck sucht, findet keinen mehr, und das ist kein Versehen. Seit 2023 wird die Arbeitsbescheinigung ausschließlich elektronisch an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt. Hier steht, was das für Arbeitgeber konkret bedeutet.
Papier ist seit Anfang 2023 nicht mehr vorgesehen
Das elektronische Meldeverfahren heißt BEA, also Bescheinigungen elektronisch annehmen. Die Bundesagentur für Arbeit formuliert die Pflicht unmissverständlich: sie gilt für alle Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 beendet werden. Eingeführt wurde sie mit dem Siebten Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch.
Die Pflicht gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße und Branche. Ein Handwerksbetrieb mit zwölf Beschäftigten ist genauso betroffen wie ein Pflegedienst mit vierhundert. Nur für Beschäftigungsverhältnisse, die bis zum 31. Dezember 2022 geendet haben, war der Papierweg noch zulässig.
Deshalb führt die Suche nach einem Vordruck ins Leere. Die Frage ist nicht mehr, welches Formular man ausfüllt, sondern über welchen Weg man meldet und ob die Daten im eigenen Haus vollständig vorliegen.
Fünf Bescheinigungen fallen unter das Verfahren
BEA betrifft nicht nur die Arbeitsbescheinigung. Die Bundesagentur nennt fünf Arten: die Arbeitsbescheinigung nach Paragraf 312 SGB III, die EU-Arbeitsbescheinigung nach Paragraf 312a, die Nebeneinkommensbescheinigung nach Paragraf 313, die Bescheinigung über Versicherungsverhältnisse nach Paragraf 28a und die Bescheinigung zum Teilarbeitslosengeld nach Paragraf 162.
Wer nur an den Austritt denkt, übersieht die übrigen vier. Die Nebeneinkommensbescheinigung etwa betrifft Beschäftigte, die neben dem Bezug von Leistungen weiterarbeiten, und hat mit dem Ende eines Arbeitsverhältnisses nichts zu tun.
Zwei Wege der Übermittlung, und was Beschäftigte erhalten
Übermittelt wird entweder aus einem systemgeprüften Entgeltabrechnungsprogramm oder, wenn kein solches Programm vorhanden ist, über das SV-Meldeportal. Für kleinere Betriebe ohne eigene Abrechnungssoftware ist das Portal der übliche Weg.
Ein Hinweis, der in der Praxis Zeit spart: es ist nicht notwendig, den letzten Abrechnungsmonat abzuwarten, wenn dieser erst nach dem Ausscheiden abgerechnet wird. Wird später korrigiert, erhalten Beschäftigte eine Änderungsmitteilung.
Die verbindlichen Angaben und den aktuellen Stand des Verfahrens veröffentlicht die Bundesagentur für Arbeit selbst: BEA bei der Bundesagentur für Arbeit.
Nicht zu verwechseln mit Arbeitszeugnis und Verdienstbescheinigung
Die Arbeitsbescheinigung geht an die Bundesagentur und dient der Prüfung von Ansprüchen auf Arbeitslosengeld. Das Arbeitszeugnis geht an die beschäftigte Person und bewertet Tätigkeit und Leistung. Beides wird häufig verwechselt, weil beides beim Austritt anfällt.
Die Verdienstbescheinigung ist wieder etwas anderes: sie wird für Anträge nach dem Wohngeldgesetz ausgefüllt und dort gibt es tatsächlich Vordrucke, allerdings je nach Bundesland und teilweise je nach Kommune unterschiedliche. Einen bundesweit einheitlichen Vordruck gibt es dafür nicht.
Häufige Fragen zur Arbeitsbescheinigung
- Wo finde ich den Vordruck der Arbeitsbescheinigung?
- Es gibt keinen mehr zum Ausfüllen und Einreichen. Seit dem 1. Januar 2023 wird die Arbeitsbescheinigung ausschließlich elektronisch über das Meldeverfahren BEA an die Bundesagentur für Arbeit übermittelt.
- Gilt die Pflicht auch für kleine Betriebe?
- Ja. Sie gilt für alle Arbeitgeber, unabhängig von Betriebsgröße und Branche, für Beschäftigungsverhältnisse, die ab dem 1. Januar 2023 enden.
- Wie übermittelt man ohne Abrechnungssoftware?
- Über das SV-Meldeportal. Wer ein systemgeprüftes Entgeltabrechnungsprogramm nutzt, meldet direkt daraus.