Hogyan auditálja a HR Access Gap-et 10 munkavállalói folyamaton
Gyakorlati audit annak ellenőrzésére, hogy a laptop és céges e-mail nélkül dolgozók közvetlenül el tudják-e indítani, követni és lezárni a HR-folyamatokat.
· 2 perc olvasási idő
Egy vállalatnak lehet modern HRIS-e, miközben a munkavállalói kapcsolat nagy része még mindig papíron, telefonon és vezetői közvetítéssel működik.
Ez a különbség nem látszik egy szoftverlistában. Akkor válik láthatóvá, amikor egy valódi folyamatot végigkövetünk.
A HR Access Gap a vállalat HR-rendszerei és a dolgozók által ténylegesen elérhető HR-szolgáltatások közötti távolságot írja le. Ez elemzési keret, nem hivatalos piaci mutató.
Válasszon olyan dolgozót, akinek nincs irodai infrastruktúrája
Ne a HR-ből induljon ki. Válasszon olyan dolgozót, akinek a munkájához nem tartozik laptop vagy céges e-mail: gyári operátort, építőipari munkást, raktári dolgozót, housekeepert vagy felszolgálót.
Ezután nézze meg, mi történik, amikor ennek az embernek tíz hétköznapi HR-szolgáltatásra van szüksége.
A 10 folyamat
- Megtudni, melyik műszakban dolgozik a következő héten.
- Megnézni a szabadságegyenleget és szabadságot kérni.
- Jelenléti problémát korrigálni.
- Kötelező képzést megkapni és elvégezni.
- Bizonyítani, hogy megértette a képzés anyagát.
- Tanúsítványt vagy más igazoló dokumentumot beküldeni.
- Értesülni arról, hogy egy dokumentum hamarosan lejár.
- Megkérdezni, mit mond a vállalati szabályzat egy konkrét helyzetre.
- Sürgős vállalati közleményt kapni.
- Ellenőrizni egy már beküldött kérelem státuszát.
Minden folyamatnál rajzolja fel az útvonalat
Ki indítja? Milyen csatornán? Hány ember közvetít? Hol viszik be újra az információt? Látja a dolgozó a státuszt? Milyen nyelven kap választ? Milyen bizonyítható nyom marad a végén?
Ne tökéletes pontszámot keressen. A handoffokat keresse.
Ha a dolgozó a vezetőnek jelzi, hogy szabadságot szeretne, a vezető ír a HR-nek, a HR rögzíti a kérelmet, majd a válasz a vezetőn keresztül jut vissza, a back office lehet digitális, miközben a dolgozói hozzáférés továbbra is közvetett.
A közvetítés nem mindig probléma
Vannak helyzetek, amelyek valóban vezetőt, HR-szakértőt vagy jogi szakértőt igényelnek. Az audit célja nem az emberek eltávolítása az ítélőképességet igénylő folyamatokból.
A probléma akkor kezdődik, amikor valaki kizárólag információszállító a dolgozó és a rendszer között.
Milyen lehet a közvetlen hozzáférés
A dolgozó egy megszokott mobilcsatornán intézi a beosztást, szabadságot, jelenlétet, képzést és HR-kérdéseket. A rendszer azonosítja a személyt és a preferált nyelvét, majd a megfelelő adminisztratív folyamatba irányítja az információt.
A vezető és a HR ott marad a folyamatban, ahol jóváhagyásra, kivételkezelésre vagy döntésre van szükség, nem pedig azért, hogy egyik csatornából a másikba másoljon adatot.