Van HRIS. Miért fordulnak mégis a dolgozók a vezetőhöz HR-ügyekben?
Sok vállalatnál van HR-szoftver, mégis a dolgozók a vezetőktől függenek szabadság, jelenlét és szabályzati kérdések esetén.
· 3 perc olvasási idő
A HR Access Gap egyik legvilágosabb jele a „vezető mint interfész” minta. A vállalatnak van HRIS-e, de a dolgozó továbbra is a közvetlen vezetőhöz fordul szabadság, jelenléti korrekció, dokumentum vagy egyszerű szabályzati kérdés esetén.
Miért történik ez
A legtöbb HR-rendszert adminisztratív hatékonyságra tervezték. Jól kezelik a nyilvántartásokat, jóváhagyásokat és riportokat, de gyakran feltételezik, hogy a dolgozónak van belépési adata, céges e-mailje, ideje bejelentkezni és elég gyakorlata a felület használatához.
Deskless működésben ez a feltételezés gyorsan szétesik. A dolgozó lehet építkezésen, raktárban, szállodában vagy több ügyfélhelyszín között. Rotációs műszakban dolgozhat, és más lehet az elsődleges nyelve, mint a HR-csapaté. A rendszer megvan, de a hozzáférési út hiányzik.
Mit csinál végül a vezető
A közvetlen vezető fordítóvá, űrlapközvetítővé és státuszhírvivővé válik. Elmagyarázza a szabályt, átveszi a kérést, továbbítja a HR-nek, utánajár a válasznak, majd visszajelzi a dolgozónak. A vezető így fontosabb lesz a folyamatban, mint maga a rendszer.
Ez egy ideig működőképesnek tűnhet, de rejtett költségeket teremt. A vezetők elkerülhető adminisztrációval foglalkoznak, a dolgozók eltérő választ kapnak attól függően, kit kérdeznek, a HR pedig hiányos vagy késői információt kap. Vita esetén az egész folyamatot üzenetekből és emlékezetből kell újra felépíteni.
A közvetítő nem mindig a közvetlen vezető
A mintát azért hívjuk manager-service-nek, mert legtöbbször a vezető viszi tovább az információt. A szerep azonban nem a munkakörből, hanem a helyzetből ered: az lesz közvetítő, aki elérhető, amikor a dolgozónak szüksége van valamire.
Egy közúti fuvarozó cégnél ez gyakran a diszpécser. Naponta beszél az úton lévő dolgozókkal, ezért hozzá érkeznek azok a kérdések is, amelyeknek nincs közük az útvonalhoz: szabadságegyenleg, igazolás vagy hamarosan lejáró dokumentum. Ezek egyike sem operatív döntés, mégis megszakítják a koordinációt, és egy telefonon adott válasznak nem marad megbízható nyoma.
Magánbiztonsági és más ügyfélhelyszíni működésben ugyanezt a szerepet az objektumvezető vagy az ellenőr töltheti be. Gyakran ő az egyetlen személy a munkáltató szervezetéből, aki fizikailag eljut a helyszínre, ezért az ott dolgozók kérései rajta keresztül jutnak el a máshol működő HR-csapathoz.
A teszt mindkét esetben ugyanaz: a középen álló személy döntést hoz, vagy csak továbbítja az üzenetet? Ha csak továbbítja, az a lépés közvetítés, függetlenül a munkakör megnevezésétől.
Mi változtatja meg ezt a mintát
A megoldás nem az, hogy minden folyamatból kivesszük a vezetőt. Továbbra is szüksége van rálátásra és jóváhagyási jogra. A változás az, hogy a dolgozó közvetlenül tudja elindítani és követni a gyakori HR-feladatokat egy már használt csatornán és egy számára érthető nyelven.
Ekkor a vezető többé nem a hozzáférés kötelező hídja. Ott marad a folyamatban, ahol valódi döntésre van szükség, és újra a csapat vezetésére koncentrálhat.